每到黑色星期三，无论是行政菜鸟还是总监大神，各个级别的行政宝宝们都可能处于随时要炸的状态：
“今天待发的快递要把前台淹没了，赶紧处理一下喂”
“李总下周三飞香港的机票确认改签，不要忘了噢”
“今天上午11点的销售部会议随同记录，准备一下”
“Mary啊，打印机卡纸，你快去看看哦”
……
你会发现同样在办公室里疾步行走，有的行政是无头苍蝇一样乱窜，哪里需要去哪里，而另一种行政，则在游刃有余的处理着每一件事情，散发着女神的光芒。
如果你希望对行政工作的实质以及落实的时机作出恰如其分的判断和决策，那么划重点的时间又到啦！！！
通过下面几步，结合简单的小工具就能大幅的提升你的工作效率哦。
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梳理并分类工作内容
盲目的忙碌是无用的，想要提高工作效率，你先问自己一个问题：“我到底在忙些什么？”
1.随手记录
无论你是创业公司的一把手，还是大公司的专业新星，都要结合你的工作范围，随手记录你的所有工作内容，这样你才会了解你的工作边界以及工作所有细分内容。
在随手记录这个环节，除了你的备忘录和笔记本，作为职场老司机，还要向你墙裂推荐一个在线文档表格工具：石墨。
它在很大程度上能够完爆word，不如试试看。
2.分类整理
将你的工作内容进行标记分类，会让你对工作有整体到细节的概念，尝试标签化管理你的工作内容。
“确定事务的分类标签”主要聚焦于你的工作目标和计划安排上。按照你的工作范围，标记你的所有工作内容。经过这一轮的标记，你可以知道你的工作进度以及工作计划执行情况。
举个栗子：
从时间维度标记分类
按时间周期性标记：每周一的例会、每周五的周报；为期三个月办公室装修规划；年度工作计划……
按时间时效性标记：2017年4月24日上午10点，发布行政部法定假日放假通知。
从内容维度标记分类
按行政内部工作标记：行政部团建组织、办公易耗品采购等等；
按部门间合作标记：年会现场的技术部门支持、销售合同盖章、财务对接报销等等；
按个人独立对接第三方标记：联系合作下午茶供应商、对接绿植养护公司等等。
分类完毕就可以开始创建你的第一次to do list啦
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创建你的to do list
一份可执行的to do list，最重要的一定是设定合理的时间节点。
1.明确合理的时间节点
领导在布置任务时一定会给出任务的deadline，但你的个人能力，经验，工作状态都是影响工作效率的因素。
例如：领导要求你半小时后拿出公司家庭日活动策划方案。但你在能力、经验不足的情况下，需要半天甚至一天才能给出方案，此时的时间节点在没有工作人员替换的情况下，所以，你要么和领导商量重新设定任务的deadline，要么硬着头皮冲锋，挑战极限？
2.选用合适的 to do list 工具
试试看，通过新工具开启你对工作的专注，选择自己能够快速掌握的工具，而不是需要你消耗大量精力的工具。
滴答清单、Evernote都是简单好用，容易上手的工具。
▲EverNote操作界面
当然，你还可以打开你最熟悉的日历新建行程事件，设置提醒就好，或是善用OA系统里的商务日志、邮箱里的待办事项、自行设计的简单日程表格、甚至于每一天的to do list，手写便签贴在电脑边都OK。
3.预留处理突发事件的时间，并合理安排事件优先级
在没有突发事件的情况下，事件的优先级比较容易安排，但行政的日常工作场景中，经常会有各种突发事件来打断你的工作流程。
比如：你在整理上个月的报销单据，准备核算汇总明天上午上交时，空调坏了，同事们大汗淋漓，怨声载道，但维修也是你的工作内容，却是突发事件，你是优先处理手上的报销还是优先联系修理空调？
当遇到这种突发情况时，你可以采用“轻重缓急四象限工作法”合理的安排时间消耗，让工作更加有序，而不影响效率。
▲轻重缓急四象限工作法
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定期复盘，建立小系统
几乎所有的行政工作内容都涉及到流程，通过思维导图整理工作流程有利于将看似凌乱的工作内容最终系统化。
学会用思维导图的形式复盘工作，建立小系统，梳理流程。
思维导图方面只推荐一个工具：xmind，如果你不想下载，百度脑图就行。当然，你觉得用一张A4纸更容易散发思维，拿张白纸就好。
举个栗子：
怎样整理行政年会策划思维导图？
1.明确工作目的，写出中心主题。
以活动策划主题确定中心主题，比如确定年会主题为公司成立周年庆，公司大事件年会主题需要突出庆祝上市、并购，受年会形式影响全员出国旅行等等
2.建立工作痛点，得出框架结构。
从年会主题出发，新增痛点标签如：年会时间、场地选择、人均预算标准等等，从而得出年会策划的整体框架
3.执行后，不断优化框架内容。
计划永远都看似完美的，但执行永远有例外，而处理例外的经验就是你“私人订制”的成长。
如果你在一家公司呆的时间足够长，有好几次的年会负责机会，在组织大型活动这一工作环节，你就自带别人没有的优势。
▲Xmind操作界面
行政想要升职加薪，仅仅完成日常工作是不OK的。无论是个人能力成长，还是拓展职业边界，通过思维导图定期进行日常工作复盘分析，是不断新增、优化、完善行政工作系统的方式之一。
行政效率神器
另外，以下几个效率小工具，行政宝宝们都应该知道能大大减轻你的日常工作量。
1.名片全能王+扫描全能王：名片归档表格不用再手动输入、各种文件扫描也不用排队等打印机了
2.快速文件搜索工具-everything：只要你文件命名没问题，几秒钟就能找到想要的文件。
3.截图工具-Faststone：日常的工作，截图用ctrl+alt+A就可以完成。长页面截取用faststone一键截取生成长图就OK啦
最后，行政虽然是个系统性的工作，但日常工作的规划、提醒、记录、回顾以及总结都是行政工作过程当中必不可少的环节，也是提升行政工作效率的关键所在。
工具，只是方式，而提高你的效率依然需要养成激励自己的工作习惯和长期的坚持。
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