亲，是时候该摆脱“信息轰炸”了
编者按
信息轰炸无处不在，工作中有邮件，生活中有Facebook、twitter、instagram、微信、微博……列举不完的信息把生活过于碎片化，占据了更值得关注的事情的时间。你可能不自知还乐在其中，但实际上，改变之后才知道这种浪费时间多么不必要。
文 / 内森·泽尔德斯（Nathan Zeldes） 独立顾问，曾任英特尔公司首席工程师
想一下自己是不是经常这样：
一边陪伴着孩子惬意地窝在沙发里，一边却还在手机上查看着邮件；
在结婚纪念日与爱人共进晚餐时，你的手机又响起来了—这已经是第三次了！
原本打算度过一个轻松自在的假期，却一直挂念着一大堆需要回复的邮件，于是花一整天的工夫来整理邮件而将假期推迟；
即使在度假时也随身携带笔记本电脑，期望充分利用晚上的时间在酒店处理工作邮件……
1“信息过载”病
路透社曾对全球1300名经理人的调研结果显示，2/3的受访者认为信息过载导致工作满意度下降、与同事关系紧张，其中42%的受访者认为这种紧张的关系导致了健康问题。多年后的今天，抱持这一观点的人更多。
>>无处不在的中断
超量资讯（infoglut）表现为两种症候：
一是队列消息过载，
二是打扰或分心。
当接收多条信息时，就可能发生队列消息过载的现象，电子邮箱的收件箱就是个典型实例。有些信息是重要的，有些则无关紧要，但如果不处理，这些信息就会堆积在邮箱中。英特尔的调查显示，员工每周大约要花20小时处理工作邮件，其中1/3的邮件是可有可无的，但员工每周还要花8小时来处理它们。
打断或分心的方式包括呼入的电话、文本信息、短信、Email提醒及同事之间随意的闲聊，凡此种种都会打断你的思路，让你中断手头的工作。
有人认为，这些打扰并不会造成多大影响，因为人们可以同时处理多个任务。但大量研究表明，人类大脑无法同时处理多个问题。
即便插进来的事情与工作相关，还是会浪费人们不少时间，因为大脑必须在两项工作之间来回切换。
>>创造力的弱化
不断的分心还会导致人们变得愚蠢。研究表明，中断会降低精确性，削弱人的判断力和创造力，无法实现有效管理。精神病专家爱德华·哈洛韦尔（Edward Hallowell）用“注意力缺乏症”来描述这种现象。他指出，“注意力缺乏症”使人们的能力发挥远低于其应有的水平。
一些职场人士发现，出差时乘坐飞机或下榻酒店时，往往是他们的最佳思考时间，此时他们与其他人没有任何联系。但如今，随着远程通信的普及，这样的时间也在迅速缩减。研究人员发现，在某家公司，对于70%的Email，员工在收到后6秒内就会打开阅读。由于创造性思维受到了分心的挑战，员工创造力逐渐降低。
威廉·邵克雷(William Shockley)深知独处的重要性。1948年，约翰·巴顿(John Bardeen)、沃特·布拉顿(Walter Brattain)共同发明了点接触晶体管，而邵克雷无缘分享该项发明。他一度情绪低落，把自己关在酒店里。他知道自己需要一个安静的地方冷静思考。几天后，他重新振作起来，后来发明了更先进的面结型晶体管，对现代电子技术的发展起了关键作用。
现在，这样的独处不是人人都能享受得到的。电子信息技术在现代商业中发挥着重要的作用，所有人都不断地受到打断，不管是在《财富》500强还是在小公司、学校、政府机构、教堂，甚至非营利机构，这样的打断随处可见。
>>通信更多，沟通更差
讽刺的是，尽管人与人之间的通信如此频繁，沟通却很不到位。在开会时，所有与会人员都盯着手中的手机或笔记本电脑，没人真正关注会议内容。
2病根在于组织文化
表面上看，导致信息过载的原因和相应的解决方案一目了然：人们发送了太多信息，只要少发送一些信息，问题自然就解决了。诚然，滥用沟通工具是导致信息过载的原因之一。
原本只需一封简单的邮件，人们却写成长篇大论；原本只需回复某个人，却回复了所有人。正是由于这样一些不良习惯的存在，使得组织认为只要发布类似“Email使用提示”的备忘录，指导人们规范使用Email，问题就可迎刃而解。
但事情远非如此简单。
其实，这些邮件的发送者完全明白，这些邮件会被随手删除，他们自己遇到类似的情况也正是这样做的。但他们为什么还要这么做呢？
根源就在于组织文化。人们之所以要点击“回复所有人”，是因为他们认为在午夜发送信息会给老板留下深刻的印象，或是为了在一个猜疑成风的组织内留下文字记录以保护自己。这种情况让我想起了“公地的悲剧”：每个人都希望减少信息量，但没有人敢率先减少信息的发送。
不幸的是，组织文化的发展通常大大滞后于技术的发展。组织在应用新的通信技术时，很少会考虑它对组织行为的影响。假如应用某种新技术能够联系到正在度假的员工，没有公司会先考虑一下应用该技术是否会对员工造成负面影响。现在是时候中止这种短视行为了。在采用任何新技术前，我们都应考虑如何在现有的组织文化背景下更好地发挥它的作用。
3如何让信息不再是噩梦
所有组织都承认信息过载是个严重问题，也许你还不自知，但是我们需要安静的时间。
于公司而言，我们能否保护员工不受打扰？哈佛商学院的莱斯利·珀洛（Leslie Perlow）教授在她的著作《找寻时间》（Finding Time）中详细描述了一项实验：在一家生产计算机硬件的《财富》500强公司里设置安静时间。她让一个设计团队每周安排3个上午的工作时间不受任何打扰，其间张贴告示提醒他们保持安静。从试验的结果看，这一方法加快了项目的进度，也改善了原本令人烦躁的工作环境。
然而，尽管出现了很多适用于个人用户的工具，令人不解的是，在组织层面上解决信息过载问题的工具却寥寥无几。事实上，相对于可能带来的收益，解决该问题所需的成本微不足道。导致这种情况的原因之一可能是电子通信对当今工作环境起着至关重要的作用，很多人担心，如果限制信息的自由流动，可能会造成严重的后果。
其实，无所作为与禁止沟通的危害一样大。我们应当在沟通和个人思考时间、人际互动和个人专注时间、有效信息和垃圾信息之间寻求一个最佳平衡。要让个人和组织行动起来并不容易，但越来越多的人开始对信息进行积极管理并取得了良好成效。管理人员应该具备远见卓识和领导力来动员整个组织进行变革。
总之，不管你身处什么组织，都要设法找到适当的途径来解决信息过载问题—这不仅是为你自己，也是为整个组织。努力说服你的同事和上司设立专门的项目，要么借用市场上已有的工具或方案，要么自行开发新方案。最重要的是要转变观念，不能认为事情本来就该这样，或是对此我们无能为力。
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