老张作为一家IT公司的技术经理，一天，他和客户C公司进行了一次电话会议。由于运营部同事小王没有在会前把最新的信息同步给老张，导致客户认为老张对他们不用心。
开完会议，为了解决信息沟通不流畅的问题，老张觉得应该严肃地提醒一下小王，于是开始给小王写邮件
小王：
昨天的电话会议让我尴尬不堪，因为我没有及时了解到C公司的最新信息。给你写这封邮件，是为了解决我们之间信息沟通不到位的问题。
首先，C公司认为我需要和你更高效地沟通与合作，这样他们就不必把一件事情跟我们重申多次。这种话简直是奚落，你我的确应该密切关注他们的情况。
其次，我希望是从你而不是客户那儿得到最新信息。每一个工作阶段，你都应该及时告诉我实际进展。
——老张
不过，刚写完这封邮件，还没发送，老张就被老板喊去开会。等回到办公桌，老张看到之前写的邮件，又认真想了一下。老张认为，这封邮件的目的，是希望小王在未来能及时和自己同步信息，邮件这么写，可能并不能真正打动他。于是，他重新写了一封。
Hi，小王：
非常感谢你让我参加了昨天的电话会议。会议之后，你也会赞同，我们应该找到一种方式，确保我们对C公司的信息可以及时互通。你觉得我们可以怎样避免类似的问题出现呢？
可能我们需要隔一段时间，就交流一下工作进度。关于具体如何操作，你能下午和我讨论一下吗？
相信我们的密切合作，能将工作完成得更好。
——老张
这封邮件发过去后，小王很快便给老张回了信，感谢了他的谅解。当天下午，两人愉快地商讨出了解决方案。
老张在修改邮件时，其实用到了两个沟通技巧。
1. 换位思考，将关注点放在对方身上
2. 强调共同利益
首先，第一封邮件强调的都是“我”，更多关注的也是老张自己。而第二封邮件强调的是“你”，将关注点放在对方身上。另外，第一封邮件是站在老张的角度去要求小王，第二封邮件却强调了共同利益“将工作完成得更好”。
为了说明这两个换位思考的沟通技巧，我们再看一个案例：
老张是一家IT公司的技术经理，上司交代他说：“老张，你那个项目临时调整，下午3点前要完成数据整理和备份工作，将现有数据整理备份，然后再检查下。你跟进一下。”
首先，老张要确认自己传达信息的目的，即让同事知道自己要做什么，并及时完成。根据这个目标，老张开始考虑用什么方式向大家传达信息，他想到了两个途径。
A：微信消息比较快捷，但能承载的信息量不多。
B：邮件比较正规，可承载信息量多，但没那么快捷。
老张认为这个任务时间比较紧急，更需要及时送达，于是选择用微信通知大家——这是考虑到了我们上篇文章提到的文字或者口头沟通需要思考适合用什么媒介呈现信息？
在发微信时，很多人喜欢用微信语音。语音虽然方便，但老张考虑到在微信群里用语音来传达工作任务，会有3个缺点。
1.听比看慢，每个同事都要花更多的时间才能接收到全部内容。
2.容易出现回头找不到这条信息的情况，且语音不能被复制或转发或保存。
3.群里的每个人都要听一下，才知道这条信息和自己是否有关，传递效率低。
因此，老张决定发送文字消息。他的做法是：先在备忘录上写好信息，再将信息按“任务说明→工作分配→截止时间”的结构整理好，简单排版后，直接用一条长消息发了出去。
这个清晰分明的结构是换位思考，考虑到怎样的逻辑更容易让对方快速理解。而在工作任务分配中明确对接和时间截点是因为他考虑到如何让这条信息做到简单快捷、分工明确，也方便负责的同事保存和转发。
通过以上两个案例可以发现，实际职场沟通中，需要综合运用换位思考、受众思维的各种方法，才能让沟通更加顺畅。
在工作中，你是否碰到过因为沟通不畅而导致不必要的工作困难？
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