写在最前面的，想说的话
我特别喜欢《工作就是解决问题》一书中的这段话：
工作的实质，就是解决那些妨碍我们实现目标的各种各样的问题
有时，工作中遇到难题，我会拿出纸笔写几遍这句话。有人说是鸡汤，也有人说是催眠，我呢，更愿意把它当成一种需求。把解决工作中的问题当做自己的顶级需求，当遇到的问题越多，越难时，就越想去解决它，也越能去解决它。
深入了解自己的需求，迫切想去实现它，可以构建出强大的驱动力，从而驱动我们做成事情。这是我，深信的“道”。
我总觉得，学习任何方法、工具前，都应该先分析清楚自己的问题。去回忆一下，遇到这些问题时的苦恼，去想象一下，解决了这些问题，工作得心应手时的愉快，然后把这些当做自己的需求，去想方设法，实现它。
善意的提醒：请先用A4纸+中性笔，写下自己的问题与困惑
当然，在快节奏的大环境下，让一个人静下心分析自己，实在不是件容易的事情。
但我又不得不提醒您：如果不分析清楚自己的现状，意识到自己存在的问题，而一味的学习各种方法、尝试各种工具，那么即使懂得再多，也会变成“懂得道理，却依然过不好这一生”的人。毕竟，虽然貌似懂了道理，但却连自己的现状都不清楚，又谈何改变现状呢？
所以，在跟大家介绍具体如何利用“A4纸+中性笔”帮助工作前，我想先说明一下，我曾经以及现在，在思考、沟通方面遇到的一些问题，或许您的问题和我类似呢。
我真心希望，您能随手拿出一支笔，抽出一张纸，写下自己的问题与困惑（那样，即使我的文章无法帮助到您，您也可以根据这些问题，寻找其他文章对症下药）。
一、工作中，我曾遇到的问题
1、复杂、模糊的工作不知道如何分析、如何分解，推进不下去
月初，接到经理安排的任务，自己潜意识觉得这件事做起来很难，觉得难点有很多。做了几天没做好，经理问进度，自己辩解、找借口说这里不懂怎么做，那里有困难。
为什么会这样：我觉得是因为自己缺乏深入思考、分析的能力，思考问题浮于表面，只是感觉难，但没有去深入挖掘，对真正解决问题毫无帮助
2、汇报工作思路不清晰，要么是什么都说不出来，要么是想到哪说哪，表达不清
下班后，有时候经理会要求简要汇报一下工作的完成情况。对于工作进度，其实自己心里还是有谱的，但真要说的时候，却说不清楚，刚说完功能2，想说功能3时，突然发现功能1有一点漏说了，把功能1说完了，又直接跳到了功能4，把功能3漏了。
总而言之就是没有思路，说得乱七八糟，给领导印象不好
为什么会这样：我觉得，这是因为没有明确自己的想法，只是感觉上觉得自己是懂的。自己想法都不清晰的话，就很难告诉对方重点是什么，沟通有障碍。
3、电话或当面与他人讨论问题，较被动，讨论容易偏离主题，没成效
工作关系，我经常会和业务部门经理电话沟通项目需求，需要在电话中，调查业务及系统现状，确认他们想要达到的效果，探讨他们提出的改进方案，但讨论着讨论着，容易被对方带偏，该问的问题没问清，该记的东西没记，无法收集到推进下一步工作的资料。
为什么会这样：我觉得，这是因为自己没有明确，跟对方要讨论的内容，并且也没有事先告知对方要讨论的内容。双方都只是在围绕自己的观点阐述问题
4、和领导同事开会，自己很少发言，俗称“只带耳朵，不带脑瓜和嘴巴”，会议要点也记不全，没什么收获
有一次，跟各总裁、总经理，大约六七人开会，会议上，我只顾着记东西，很少发言，光埋头记录。但其实也记得不好，一方面是，领导们发言，通常会发表很多设想、涉及各种管理理念，自己对这些内容不太了解，另一方面自己只关顾着记，没注意聆听理解，没有理解会议想要解决的问题和讨论出的解决方案。
为什么会这样：我想，一方面是准备不充分，另一方面是有些紧张怕说错，典型的“小兵心态”，更重要的一方面就是思考力、理解力欠缺，思维跟不上。
二、通过上面途径解决这些问题：向身边的领导、同事们学习
在很长一段时间里，自己经常重复遇到这些问题，每次辛苦爬出来，过两天又掉进去了。
渐渐的，我开始意识到要去解决这些问题，否则工作效率太低了。而我那时候能想到的比较简单的办法，就是学习领导、同事的工作方式，他们肯定也曾经遇到过这些问题，他们肯定有一套自己的办法。
当时特别让我影响深刻的是，他们跟我交代任务、讨论问题、介绍业务流程时，都习惯性抽出一张A4纸，直接用笔在上面列出各项要点、各种流程，虽是很简单的办法，却又让你理解起来很清晰，一听就明。
我开始向他们学习，运用"Ａ4纸+中性笔"来帮助工作，经过一两年的实践，确实发现，这样的简单的工具组合，对提高工作效率，确实有不错的成效。
三、A4纸+中性笔，具体运用
下面我们以一个虚构的项目为例，来说明，“A4纸+中性笔”如何帮助我解决思考、沟通上的一些问题。因作者从事的是软件开发，这里会以软件开发项目为例，但对其他行业的从业人员，相信应该也有一定的参考意义。
3.1、如何分解复杂工作任务：在A4纸中深入思考，借助WBS分解任务
情景说明（为保证公司信息安全，以下情景均为虚构）
月初，部门会议。
L经理：“小O，这个月你主要负责订单管理系统优化，项目及需求文档，在服务器项目文件夹中，具体情况可以与业务部门D经理沟通”，
我：”收到，保证完成任务”。（但内心其实是纠结的，此时的我，对订单管理系统，现有业务和采用的技术并不了解，项目开展起来,还是觉得挺有难度）
实践过程
这种情况，属于复杂的、模糊的工作任务，难以直接上手开发。“一口气吃不成胖子”，我们需要对工作进行分解，一项项完成，一步步推进，这样可以降低问题的复杂度、也可以减少在同一时间大脑要考虑的问题数量。
既然工作已经安排下来了，我得想办法推进啊。此时我会先利用“A4纸+中性笔”，在接到任务后，先花一小时左右时间，做以下几项事情
- 利用WBS原理，初步将该工作从横向分解，分为调查现状A、确认结果B、找出实现过程中可能存在的问题C、与业务部门沟通确定解决方案D，这四项工作。
WBS：工作分解结构（Work Breakdown Structure） 创建WBS：创建WBS是把项目可交付成果和项目工作分解成较小的，更易于管理的组成部分的过程
- 再利用WBS，每项大工作再进行纵向分解。例如工作A 调查现状，可以分为A1调查业务现状，A2调查系统现状
- 继续纵向分解，A1调查业务现状，可以分为A1.1 查看文档，了解订单管理模块整体功能；A1.2 向使用到订单管理相关功能的同事了解业务操作流程；A1.3 自己在相关界面进行操作熟悉业务；A1.4 对不了解的地方记录下来，咨询领导或同事
- A1分解完毕，再横向分解A2……
- 依次类推，直至把工作分解成几个小时就可以完成的小任务。需要提醒的话，如果分解过程中某个问题特别复杂，千万不要试图花太多时间纵向分解，应该果断Stop
3.2、如何汇报工作：在A4纸上，边思考、边汇报、边记录、边确认
情景说明
订单管理系统优化工作，进行2天后，某日下午5点。
L经理（拍我肩膀）：“小O，订单管理系统优化工作，已经完成了哪些内容，下一步你打算做什么，有需要帮助的么？”。
实践过程
这种情况属于临时性汇报工作进度（如果是专门进行工作汇报，最好是用word、excel打印出工作进度表）。
我需要快速理清头绪，自己想说哪几方面内容（完成的、没完成的，遇到的问题以及自己想出的可能可行的解决方案），然后借助纸笔，把自己的想法用文字写下来，然后进行扩展、补充
我从键盘底下抽出一张A4纸，写下标题“订单管理系统优化工作-汇报-20150401”
我：“经理，我目前主要做调查订单管理系统现状方面的功能，先把现有功能了解了，再考虑如何优化。已经完成的工作是 1、公司的文档我看过了，相关流程、数据库已经有一定了解了，但还存在一些不明白的地方，待会咱再细说；2、界面操作方式已调查了解 3、暂时还没有安排时间自己试用一遍”（边说边写）
L经理：“恩，大致的方向没有问题，你刚说的不明白的地方是哪些”
我：“那么，再细说一下，我对业务上不明白的一些地方，如1.1、1.2”……
L经理：”对于问题1，你打算怎么处理“
我：”我考虑过，可能的解决方案是这样的，但不确定可不可行，还没有试过.您有什么好的建议？“
……
3.3、如何进行电话沟通：在A4纸上事先写好要沟通的内容，并发送给对方，沟通过程中，尽可能围绕A4纸上的内容
情景说明
订单管理系统优化工作，进行4天后，某日清晨，与D经理预约，准备电话沟通
此时，我对系统现状已经了解得差不多了，下一步的工作是，需要跟业务部门D经理，电话沟通一下，他们设想的优化结果与改进方案。
实践过程
为保证电话沟通质量，我事先在A4纸中写下以下几点问题
1、记得先简单介绍一下要沟通的内容和目的
2、要确认的问题1
3、要确认的问题2……
写下来后，自己看一遍，如果觉得有不妥当的地方，马上改。写清楚后，通过内部沟通工具发送给对方并预约好。
拨通电话
我：“D经理好，我是小O，目前由我负责订单管理系统功能优化，系统目前的一些情况，我已有了解。下一步我想跟您确认，本次优化，您最终期望实现的结果。而要达成这些结果，我们需要解决几项问题，刚已经邮件发给您。我们一点点说？”
D经理：“好的”
我（看着A4纸上列出的第一个问题）：“好的，麻烦打开邮件，我们先说第一点”
……
3.4 如何在会议中主动发言并准确记录会议要点：用A4纸快速思考、梳理发言内容，用A4纸快速记录会议要点
情景说明
订单管理系统优化工作进行7天后，其中的一些功能对业务部门现有操作流程影响较大，需要双方当面会议沟通确认。
与会者：L经理、我，业务部门D经理、F经理
实践过程
会议前
事先要了解清楚开会的意图和要达到的目标，对会议要沟通确认的问题打印到Ａ４纸上
会议中
Ｄ经理：“对于问题１，我们是想做成这个结果”。
（我，注意聆听，在A4纸上快速记录要点：问题是XX，业务部门期望实现的结果是XX。然后快速回到会议中，不要埋头记录）
Ｌ经理：“要实现这种结果，你们需要提供某种自动化处理原则。
（我，快速记录要点：解决该项问题，需要业务部门提供某项原则，是否已提供？）
我：（在A4纸上，快速写下自己的发言要点，对于听懂的，找机会说出来，跟领导确认；听不懂的，现在纸上梳理一下思路，问出来，别藏在心里）：“关于实现需求1,你们提出的方案，我们觉得并不合理，我们建议的方案是XX，你们是否能够接受呢？”
会议结束
L经理：“小O,今天的会议内容，你负责整理一下，然后提交上来，发到各经理邮箱”
我开始根据A4纸上记录的要点，进行整理，对理解仍有不清的地方，可以再与经理们确认。
四、总结，借助”A4纸+中性笔“思考、沟通，对工作效率的提升
手指是人类的第二个头脑，用手指拿笔分解工作，可以启发自己的思维；纸张是最简单的、直观的思维可视化工具，把思路画出来，有利于分解复杂工作任务
人的脑袋里会有很多想法，直接说出来容易混淆，边写边说，把已说的、想说的呈现在纸上，以清晰的脉络进行整理，汇报工作时更有条理
在沟通过程中，可能会遇到各种复杂情况，思路跟不上，或者被带偏，在纸上写下自己想沟通的要点，跟着要点来，可以把握沟通方向，保证沟通质量
会议中，发言的人比较多，提及的内容也会比较多，如果只顾埋头死记，反而不容易听懂，此时需要借助纸笔，快速记录要点。
其他的一些运用。如借助番茄工作法，每日在A4纸上列出当日工作计划，在阅读过程中记录要点，不再多做介绍
为什么不使用笔记本而是A4纸？A4纸更容易获取，且不需要太过于考虑格式，笔记本适合记录但不适合用于快速思考
五、推荐阅读
- 《别告诉我你会记笔记》
- 《零秒思考》
零秒思考这本书，我正在阅读中。针对很多人在工作中，1、无法集中精力思考问题原地踏步、毫无进展，2、自己的想法不明确、不能准确自如表达、沟通受阻，3、自己脑子里有很多凌乱的想法，没有很好梳理和实践等问题，作者提出了以下的锻炼思考力的方法。我目前正在试用，相信会有一定成效
在A4纸上用一分钟时间，把浮现在自己脑海里的想法，快速写出来。每日写十张A4纸，每张写4、5点想法，每一点想法大约二十个字。长久坚持下去，将会发现自己可以随心所欲地控制内心，压力、不安以及恐惧也会有所减轻，生活态度也会变得积极乐观。大约3个星期左右就能看出明显效果。
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