日课001 | 什么是一封好邮件？

"1867字，建议阅读4分钟。你可以收获：邮件礼仪包括什么，如何遵守邮件礼仪"

我在帮老师处理邮件的时候，经常会碰到这样的邮件标题：“XX老师您好！”或者是：“XX给老师的一封信”。打开细看，才知道原来是保研学生发给老师的个人简历。十分有趣的是，邮件发件人的“显示名”总会有千奇百怪的名字：“莉莉我爱你”，“静静的看着你装x”等等。有的时候，明明邮件里写到：“详情参见附件”，但是附件里却什么都没有。遇到这样的邮件，你会有什么感觉呢？

1.邮件礼仪的重要性

今天，我们就来讲一讲邮件礼仪。给老师发邮件，或许是你人生第一次以邮件的形式与陌生人建立联系。邮件已是人类生活中最基本的一种沟通方式，将来你使用邮件的场景只会越来越多。因此，了解最基本的邮件礼仪，尝试进行正规的邮件书写，不仅会消除保研时与老师的沟通障碍，还可以提前练习最基本的职业技能。一箭双雕，何乐而不为？

不知道你有没有发现，随着通讯手段的便捷，陌生人之间跨地域的协作愈发紧密。以后很多人你都不会和他们有“面对面”的交流或者是“即时通讯软件”上的沟通。你们唯一交流的工具就是邮件。“见字如面”四字在此体现的淋漓尽致。想给别人留下好的第一印象？那你就需要在邮件里体现你的“教养”，展示你出“尊重”他的姿态。从这个角度来看，邮件礼仪本质是以下两点：

让收件方看得舒服（格式）

让收件方快速的获取信息，尊重他的时间成本（内容）

2.言简意赅的标题与显示名

那么，一封好的邮件应该怎样写呢？

我们先从标题和显示名说起。标题和显示名就像是你的脸庞，干净整洁是最基本的要求。

首先，显示名一定是你的真名，不要用昵称。比如可以写：清华大学-胡成洋，也可以写：胡成洋。你用昵称的话，会给人一种穿着睡衣去逛街的感觉。显示名可以在邮箱中进行设置。

然后，标题这里需要做的是：提炼邮件的核心内容。让老师一眼就明白你的邮件是做什么的。比如你可以写：保研自荐-清华大学胡成洋。

3.逻辑清晰的正文

“让收件方快速的获取信息”的必要条件，是你的行文结构要逻辑清晰。

首先是对方的称呼与问候：“陈老师，您好！”或者是：“王老师，见信好！”记得一定要加上老师的姓氏：陈老师，王老师，张老师。不要只称呼“老师”，更不要写全名。在使用模板的时候，检查老师的姓氏是否进行了改正。经常有导师收到姓氏与本人不符的学生自荐邮件。

进而，是正文的内容。正文的内容一定要分段，每段只讲一件事情。每段的书写采用“总分结构”，第一句话说明本段主要内容。措辞越简洁越好，不要使用任何修辞方法。用一个字能说清的，绝不用两个字说；用短句能说清的，绝不用长句。写完后，对通篇进行段落删减，任何内容删掉30%都不成问题。“一个”，“的”，“进行”删掉，完全没有问题的。各段可按如下逻辑结构编排：

第一段，讲清“你是谁”以及“你的来意”。

第二段，进行“自我介绍”，挑最最最主要的说，150字以内。不要把你的个人陈述在这里说一遍，也不要把简历翻译成文字版说一遍，更不要把简历直接放在这里。
第三段，简单讲一讲“师从该老师”的原因。
第四段，表达感谢。并说明简历等内容在附件中，供老师查阅。
结尾的祝福语可以写：“顺颂研安”。

整封信件字数保持在350字以内即可。

4.简洁的格式

简洁的格式可以给老师非常好的“观信体验”，让老师瞬间抓住你想要表达的重点。

简洁就是风格统一，不花哨：

不用不同颜色、不同大小字体；

不用背景图，更不用背景音乐；
只用“分段”、“缩进”、“加粗”三种方式进行排版。

分段起到的作用是区分内容逻辑，缩进负责层次关系，加粗负责突出重点。所有的排版风格，都可以通过这三种方式实现。

5.附件发什么

老师打开你简历的场景有可能是在手机端，也有可能是在PC端。因此附件格式要保证老师不管何时何地用什么电子设备都可以打开它，并且不会出现格式错误。

所以，所有的文件都要转成PDF后再发给老师。

6.发信前的检查及良好的回复习惯

你可以设置邮件”一分钟后发送“，因为很多错误都是在你有了“这封信已被发出“的心理时，才会被发现的。你或许迫切的想要知道这封信老师看没看，因此准备设置一个”发送回执“。千万不要这样做，不要给老师增添任何操作上的负担。

如果老师看到你的邮件后，提出了一个问题，需要你解答。但你没办法当天回复。虽然你无法当天给出答案，但你也要回一封“收到邮件”：”我已收到您的邮件，明天/后天给您回复“。

7.小结

邮件作为你和他人联系的重要工具，礼仪十分重要。怎么做才是一封好邮件？
做到以下几点：

正式的显示名和提炼性的标题

逻辑清晰的正文和简洁的格式
可在任何场景下的打开的附件格式