时间管理法之四象限工作法（找到下一步行动）--《小强升职记》读书笔记 6

北安的第73篇读书笔记 & 写作练习

昨天我们分享了第二象限工作法的一个重要原则——每次只做一件事，今天继续来说第二个原则——如何找到下一步行动。

1、

每次只做一件事原则要求我们彻底做完一件事之后再做下一件事。这件事说起来好像很容易做到，但是我来说一个书中描述的情景，你看看是不是很熟悉。

“小强摆好咖啡，打开电脑，先想想要干什么事。哦，对了，是制定销售策略。嗯，该怎么写呢……到底该怎么写呢……老付那里有一些资料，也不知道是否用得上，要不然在网上搜搜有没有什么用得上的。哦，差点忘了，今天早晨有火箭队的比赛啊，打开文字转播看看比分吧……这个销售策略也够难写的，从哪里开始写呢……糟糕，40分钟都过去了，还一个字都没动呢，我的效率怎么这么低呢！我以后一定要想办法提高自己的效率……小王上线了，问问他关于昨天产品跟踪的事情吧……”

这个场景是不是很多人日常工作情况的写照？为什么会出现这种不知道应该从哪里做起、效率低下、抗干扰能力差的情况呢？

作者认为是因为大家把“项目”当成了“行动”，混淆了这两个概念。

我们来看什么是项目，“制定产品销售策略”就是一个项目，为什么说它是项目呢？因为它并不是一个单一的行动，而是由若干个单一的行动所组成的。也就是说你要做很多步行动，才能够完成这个项目。

再来看什么是行动，行动就是可执行的步骤。我们可以把“制定产品销售策略”分解成很多个步骤，比如“找到产品的品牌定义”、“找出产品特色”、“用SWOT分析法进行简单的分析”、“列出文档大纲”，这些步骤就是单独的行动。

通常我们感到迷茫，找不到头绪做一件事情，注意力无法集中，都是因为我们是在思考一个项目，而不是思考一个行动，如果思考一个行动的话，我们很容易就能知道怎么做，比如“列出文档大纲”这件事，你是不是分分钟就能完成啦。

我们知道了项目和行动不同，那我们究竟能不能分清它们呢？来做个测试吧，作者在书中给出了10件事，我们一起来看看它们哪些是项目，哪些是行动呢？

1.去挑选一支鱼竿；

2.计划周末旅行；

3.制作家庭理财计划；

4.准备周一的会议；

5.建立一个自己的博客；

6.建立研发小组的奖惩制度；

7.学习时间管理；

8.在家里开party；

9.准备研究生考试；

10.谈判。

你判断好了吗？我先不公布答案，我们先一起来看下什么是“下一步行动”，然后再来看答案。

2、

之前说过，在第二象限工作法中，我们要把需要完成的事情列清单，彻底做完一件事，再进行下一步行动，那什么是“下一步行动”？它和“行动”又有什么不同呢？

先来看下一步行动的定义，下一步行动是指任何已经确定的、需要2分钟以上才能解决的下一个单一行动。不要小看下一步行动，找到它就相当于找到了毛线球的线头，不管线球有多乱，只要捋着线头的方向，我们就能够把毛线理顺。

不过“下一步行动”可不简单等同于“行动”哦，它是有一些限定的。作者认为符合以下条件的行动才能被称为下一步行动：

1、动词开头。一个好的“下一步行动”应该是以动词开头的，比如“打电话给某某”、“准备会议资料”、“回复Email”等等。以动词开头才能保证它具有可执行性。

2、内容清晰。比如“准备会议资料”虽然是动词开头，但是描述得不是很清晰，“需要准备哪些资料”、“几点开会”、“会议上要提出什么问题”等等，这些东西还需要我们在行动之前一一落实。

3、描述结果。比如“早晨9点带着做好的计划书在会议室开会讨论营销计划”，但是我们要在任务开始之前就对想要的结果进行描述，描述得越清晰，产生的能量就越大。所以我们要把这个行动加上“说服与会者认同我的营销方案”。

4、设定开始时间、周期、最后期限。比如会议的时间是“9点开始，需要2个小时”，这样我们就可以更加合理地安排自己的时间、把握行动的进度、照顾别人的时间了。

现在我们回到刚才的测试题，这10件事到底是项目还是行动呢？用四个限定来对比一下吧，它们完全都不符合，所以它们没有一个是可以行动的步骤，怎么样，你回答对了吗?

如果对了，祝贺你，你已经能够分清项目和下一步行动，如果不对，别着急，通过刻意练习，你很快就能够掌握怎么制定下一步行动。

总结一下，今天分享的内容是“项目”与“行动”的区别，很多时候我们不知道怎样开始做一件事，是因为我们把项目和行动弄混了，只要我们把项目分解成行动，按照四个限定制定合理的下一步行动，把大的项目分解成小的目标，逐个击破，就能高效率地完成项目啦。

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