小系统 | 10分钟轻松管理任务

任务管理流程图

如果说2013年是我的马拉松元年（4月扬州半马，11月上海全马），那么2017年就是我的目标元年，在身体领跑了4年后，灵魂也准备好要出发了。今天写的任务管理小系统，是为提升我的系统化能力所做的第一个实践。

一、为什么要写任务管理系统

凡做任何事一定要先想清楚目的，让我先PORT一下。

PORT，管理者第一思考模型

P：Purppose，目的

• 保障重要任务有资源支持，达成年度目标（10分）
• 减少琐事内耗，节约带宽，让我享受平衡生活的愉悦（8分）
• 攒出更多整块时间用于学习，跟上永澄老师的节奏（9分）
• 训练系统化能力和流程化思路，提升职场竞争力（10分）

O：gOal，目标

• 将所有任务统一存储、规划
• 每天操作时间累计10分钟内

R：Result，结果

• 形成一张任务管理流程图，形成一个小系统

T：Task，任务

• 明确思路
• 对思路进行层级展开
• 找出流程中的关键点
• 确定流程中的工具
• 明确系统中的规范、规则和机制

二、任务管理系统业务流程

根据我的任务管理现状，新系统需要满足“收集-处理-排程-回顾”四个需求：

收集

任务分为计划内与计划外任务。

• 计划内任务，主要来自对年目标的分解
• 计划外任务，主要来自临时插入的任务（包括上周遗留任务）

处理

决定做不做、哪个优先做。

• 优先任务转化为项目，其他任务停留在收集进程
• 关闭（删除）不做的任务

排程

项目化推进。

• 进行耗时预估，指定开始日期
• 根据优先级匹配资源

回顾

以周、月为周期进行回顾。

• 记录影响任务的因素
• 优化执行任务、维护系统的流程

遇到的问题和思考

1.以前在“收集”环节，以临时插入任务为主，对推进年度任务重视不足，现在有系统后，对检视年目标起到提示作用。

2.高手与菜鸟的区别就在于TA有没有“回顾”的习惯。曾经有段时间热衷在Wiz笔记写九宫格晨间日记，但没坚持下来，后来就想起来、有时间才写一下；现在新系统中回顾频次调整到以周为单位，周日晚上制定次周计划前对上周进行回顾。

三、任务管理系统工具体系

确定流程中的工具

Wiz为知笔记

Doit.im

收集

• 计划内任务： Wiz笔记 支持多平台，可对附件文档进行在线编辑，我的目标分解表和月计划表就存储在一条名为“2017目标管理”的笔记中。

Wiz笔记-2017年目标管理@电脑端

• 计划外任务：直接录入Doit.im 收集箱中。Doit.im 支持多平台，升级后的新版手机端界面更简洁，体验很赞。

Doit.im-收集箱@手机端

处理&排程

• 从收集箱中转化到项目
• doit.im 分解到日期
• 设置优先级（红色-高，蓝色-中，浅蓝-低）

Doit.im-项目@电脑端

回顾

• 在Wiz笔记中进行，书写不拘泥于形式，此处不展开。

遇到的问题和思考

1.Wiz笔记与Doit.im的分工：Wiz负责目标分解（年度、月度）与回顾，关注任务进度；Doit.im负责收集和排程，关注完成效率。

2.经历了写在趁早手册里还是Wiz里的纠结（两边都各写过部分回顾），最终在书写效率和便于查阅方面Wiz更胜一筹，对于已经写在手帐中的回顾会另找时间电子化。

3.云笔记有很多替代产品，像印象笔记和有道笔记我也用过，功能差异对我来说并不大，只要支持多平台、在线编辑附件就可以。

4.遇到用的顺手的软件就付费吧，对效率的投资最明智。

四、任务管理系统的机制、规则

任务管理流程图

任务管理原则

（本部分内容持续更新）

• 有效果比有道理重要
• 每项任务完成周期通常不超过10天

五、附

这是我写的第一个小系统，第一次用Processon制作流程图，第一次用Markdown写文章……迈出第一步的成就感Up Up！我会继续写下去，让我的工作和生活系统化运转起来！如果你对系统感兴趣，请和我一起来玩~