[十年工作手帐教会我的事] 第一课：简单有效的清单

我叫Cindy，资深‘白骨精’一枚，爱美爱生活，也爱我的工作。

大学毕业我凭借一己洪荒之力外加一点运气挤进一家世界500强公司，日资企业，从而和工作手帐结缘。

十余年来，我混遍了日企欧企美企，我的工作手帐记录了我从软件工程师起步，一路走到项目总监的历程。这一路虽不轻松却也值得回味，因为记录工作手帐的习惯让我学会认清自己要什么，缺什么，做什么。

你是否和曾经的我一样，作为一个闪闪发光的有志青年，喝过鸡汤吃过土，却还是不知道诗和远方在哪里？日子一天天过去，时间是否教会了你“成功背后的故事”？

相信我，从空想家到行动派，你需要一本工作手帐！

然后，你读过的书，做过的事，学过的知识，见过的世面，闪现过的灵感，都会成为你构建知识体系的一份子，成为你实现梦想的基石。

我的十年工作手帐进阶路

一本聪明的工作手帐，会让你的经历成为你真正的财富。这是十年来工作手帐教会我的事。

一本手帐，一支笔，清空你的大脑，跟我来。总有一天，我们会拥有诗和远方。

第一课：简单有效的清单

引领我走上手帐道路的，是我的OJT(On-Job training)导师Frank (敬称:F先生)。

曾经留学日本，并在日本工作过三年的F先生，除了见人弯腰点头的习惯外，还保留着记录手帐的习惯。而我，作为他的徒弟，就此与手帐结缘。

我现在依然能清晰记起F先生开会时的标准动作：打开手帐本，然后第一二三四五条地讨论，并不时在本子上写写画画。这就是我从F先生那里学到的第一个本领：高效清单大法。

为什么要列清单？

列清单的好处实在太多，以我为例，这么多年来受益最多的是“让大脑从繁杂的信息中解放出来，能够专注于执行”。

同时，因为执行力的提高，焦虑，彷徨，拖延，都不再能成为我前进的阻碍。

清单怎么列？

首先，划重点，列清单的主要目的是为了简单有效地完成目标。

基于此，列清单不必拘泥于形式，可以是列表，也可以是图形，比如最近很火的思维导图。

关键要以目标为导向，遵循SMART原则 (由现代管理学之父彼得·德鲁克提出)

        o    Specific 具体的
        o    Measurable 可以衡量的
        o    Attainable 可以达到的
        o    Relevant 有一定的相关性
        o    Time-bound 有明确的截止期限

我该怎么做？

1. 把你能想到的所有项目全都写下来，什么形式都无所谓，只要相关就可以。

以我的近期工作为例，我要写一份给客户演示的方案推广PPT。

列出能想到的所有内容

2. 整理：将列出的所有项目进行整理分类，按照执行顺序或优先级进行排序。

按顺序分类整理，理清思路

3. 将列出的项目转化成可实现的任务， 并分级细化。对于复杂的项目，应尽可能分解成三十分钟内能够完成的小任务，以便于 执行时结合番茄工作法*来完成。

[*]番茄工作法：由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种的时间管理方法。使用番茄工作法，选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，然后休息5分钟，每4个番茄时段多休息一段时间。（来源：百度百科）

4. 计划：为每一个任务制定明确的计划及完成时间点。

以我的PPT开始部分为例，为了介绍“公司情况”，我将任务进行了细化，并制定了相应的执行计划。

将任务细化，并设定时间点

制定计划时，一定要给每一个任务安排合理的执行时间，尽量确保每一个任务都能按时完成。否则，一旦遇到多个任务都不能按时完成的情况，我们就很容易失去信心并逐渐放弃。

另外，我们常常会陷入时间紧任务重的窘境中，这个时候要先让自己冷静下来，审视整个任务清单，学会舍弃，先选取最重要的任务完成，优先保证任务的完成质量。

5. 执行：每完成一项，就在方框上打个对勾或者把方框涂满颜色，并注明完成日期。

在当前清单项完成之后，仍存在需要补充落实的内容，可以用 ➙进行标注记录，并用荧光笔高亮显示，后续再加入到任务列表中。

任务执行

6. 检查：定期检查清单的整体执行情况，查缺补漏，并进行修正。

7. 回顾：清单执行完成后，回顾下清单的执行过程与当初计划的出入，特别关注下荧光笔高亮的部分，作为今后制定清单计划的依据。

习惯的养成是需要时间的，不要急于求成，也不要气馁。

➙学会鼓励自己。比如，每完成5个小任务，给自己一个小奖励。

➙学会原谅自己。当任务确实很繁重无法按时完成的时候，适当给自己减压。告诉自己，已经尽了最大努力了，这就够了。

好了，简单有效的清单技能，你Get到了吗？赶快用起来吧。

当你渐渐习惯了清单以后，你会发现除了任务清单，物品清单，检查清单等常规用法以外，还可以挖掘出更多清单秘籍：

清单还可以这样用

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我是Cindy，一本聪明的工作手帐，会让你的经历成为你真正的财富！

下一篇预告：与大家一起分享 “第二课：从零开始写工作手帐——第一步”。

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