如何高效管理时间:理论与工具篇之aTimelogger2的使用

开篇

现今生活节奏太快,每天都是忙忙碌碌,我们被推着前进,没有一刻喘息的机会。我们会焦虑,会压力山大,因为世界的变化实在太快,我们怕努力奔跑也不过是只能留在原地。时间宝贵,我们想努力精进自己,只恨时间太少而又流逝太快。我们憧憬着诗和远方,却被纠缠在日常的一地鸡毛里,无法脱身。

时间无情流逝,我们总会在年终岁末感慨:岁月不饶人,时间都去哪儿了。在去年的《时间的朋友》跨年演讲里罗胖有一句经典的“岁月不饶人,我又何曾绕过岁月”。这句话确实很能激励人,时间无情,但我们还是可以选择做它的朋友。只要我们珍惜时间、善用时间,学习管理我们的时间。把握每一刻当下的精彩,把时间浪费在美好的事物上,就一定能拥有我们的诗和远方。

可是,时间怎么能被管理呢?我们或多或少不止一次听到或看到这样一句话:时间并不能被管理,能被管理的只有我们自己。相信很多人看到这句话的第一反应都是,嗯,说的好像很有道理。问题是,我们该怎么理解这句话呢?

既然时间并不能被管理,那为什么市面上流行那么多时间管理的书籍和课程,时间管理领域有那么多大咖,他们到底在教我们什么呢?到底该怎么管理时间,又怎样去管理自己呢?

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时间它稀缺却又慷慨,它公平地分配给天底下每个人。我们每天都拥有同等的时间。都说:一寸光阴一寸金、寸金难买寸光阴。

我们该如何珍惜这宝贵的资源呢?在回答这个问题之前,我们首先要问自己的是:

“到底为什么要做?”

对于做任何事情,先有意义再有条理。先要问自己WHY?到底要不要做,我为什么要做这件事,这件事对我的意义是什么。只有明确了意义和方向,再去找路径和方法,才不会出现南辕北辙的情况。

那对于时间管理,到底要不要做?做的意义是什么呢?


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每个人的答案可能都不一样,“为了高效率的完成工作,不至于经常加班”、“感觉很多时间被浪费了,立下的目标如减肥、读书,回头望都成了口号”、“我有严重拖延症,学习时间管理后不至于每次重要事情都拖到最后”等等。我相信很多人会有这样的困惑。我想能做到解决这些问题,生活工作立马会发生很大改变吧。

应该会。但这还只是时间管理的结果What,而不是为什么Why!

为什么这么说?是因为受李笑来老师的影响。他说在做任何一件事情之前,一定要赋予这件事情意义。他强调,一定要赋予这件事情足够大的意义。对于让我们痛苦的事情,我们很难去坚持,管理自己更是如此。谁不想潇潇洒洒、无拘无束,谁不想追求自由呢?听到要管理自己,骨子里就会不愿意做。而你不愿意做的事情就很难努力,很难坚持。如果想要把事情做好就要给事情赋予重大意义,甚至是多重重大意义。

他分享了背单词的经历。为了进新东方,要考托福、GRE,需要背两万多个单词。为了背下单词,李笑来老师给这个行为赋予了一个重大意义。据说进入新东方后可以达到年薪百万,这么一换算的话,每背一个单词相当于50元。一下子背单词的动力就变得大很多,一天背几十个,到背一百个,再到两百个单词。背单词感觉像在数钱一样,爽到根本停不下来。

那时间管理的意义到底是什么呢?

我理解时间管理的意义是自由:时间自由、情绪自由、财富自由

时间管理、管理自己,不是处处受限制?时时刻意控制自己吗?谈何自由?!


在樊登读书会讲解《少有人走的路》里,我读到过这样一段荐语:

看看自己的身边,那些成熟的人总是招人羡慕。

他们乐观而靠谱,工作效率高,意见中肯;

他们总是能控制住自己,拒绝不良嗜好、垃圾食品和拖延症;

他们情绪稳定,不急不躁,喜怒不形于色;

他们懂得爱人,更懂自爱,为人通达,堪称周围人的良师益友。

我们也明白,他们一定有过漫长的蜕变。

当你去问时,他们只是眨着眼睛说,小朋友,你总会明白。

人生苦难重重,皆因懒惰而起。自律是解决人生问题的最主要工具。

而不自律是什么表现呢?首先就是表现为拖延时间,希望问题自动消失。对问题视而不见,靠虚度换得一时的解脱。如果你想真正获得自由和解放,就应该做到极致的自律--管理自己,管理时间,做时间的朋友。最终痛苦会慢慢变成快乐,你根本停不下来。

那应该怎么管理自己、管理时间呢?


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回答第二个问题,我们要先问自己“我们要管理的到底是什么?(What)”

其实时间真的没法管理,它分秒分秒地流逝,我们根本抓不住也感受不到。我们并不能真正拥有时间,我们唯一能拥有和控制的是此刻当下的注意力。

注意力才是我们最稀缺、最宝贵的资源。

我们拥有同等的时间,却得到不一样的结果。有人一年读了100本书,跑了半马,而有人只是增加了几斤赘肉和今日头条的浏览量。

改变如此不同,是因为我们单位时间内投放的注意力不一样。生命就是一场专注力的修行,你的注意力投放在哪里,你的成长就在哪里。

因此,我们说管理时间、管理自己,就是管理自己的注意力。通过目标的建立,把你每一刻所拥有的宝贵注意力都放在目标达成相关的任务上,不浪费时间、不虚度光阴。

这件事说起来简单,做起来太难。我们处在信息爆炸的滚滚洪流中,每天的注意力都在被轰炸和稀释。即使有这份心,好像也会不受控制地被外界所干扰。

微信里不断增加的新消息;朋友圈忍不住要去点开的红点;网页搜索界面不断刷新的新奇事件。我们一不小心就会被拉进时间的黑洞,浑然而不觉。

如果能够感知时间,知道自己时间都花在哪里了,慢慢减少无意义时间的消耗,增加自我成长的投入和浪费在美好事物上。随着时间的积累,慢慢改变就会发生,目标就会达成,口号也会变成了实实在在的成果。

如何才能做到呢?


回答第三个问题,我们要问的是“How?如何才能感知时间,高效地利用时间呢。”

谈到时间管理,不得不提到一个大神级的人物--柳比歇夫。他通过长时间的记录自己的时间花销,最后能够真的感知到时间的流逝,估算出一件事他大概花了多少时间。我们往往并不知道时间都花在哪儿了,也不知道时间的流逝。一回神,刷朋友圈已经过去半个小时,短视频又耗费了半个小时。

没有记录就没有发生,我们可以学习前人的方法,从记录时间花销开始。慢慢训练自己感知时间的能力。而现在有很多优秀的App,我用了一段时间的atimelogger2,跟大家做一下分享。

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App Store付费下载,Androd免费,但界面稍有不同

基本界面如下

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界面简洁,功能实用

上面是苹果App Store的介绍。下面介绍一下我使用的界面和心得。

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左下角功能键即是活动界面

这个界面的活动可以自己按习惯设定,不一定要按照系统默认设置来。有以下几个原则:

1.从简单开始,活动清单数量不宜过多不宜过细,以养成记录的习惯为首要目的。如果设置太复杂,经常忘记点或者关,甚至会经常纠结到底点哪个活动(因为你不可能把所有事件都细化),慢慢会失去记录的兴趣,半途而废、适得其反。

2.活动的分类大概按生活固定事件(比如睡眠、洗漱、用餐等),家庭时光(如陪伴、家务、娱乐等),有益成长类(比如阅读、写作、锻炼、专业学习等等),无益花销(比如买东西、杂事、等人、交通时间等),时间黑洞(刷手机、上网等),还有社交类(这个看自己怎么界定)。

具体细分的原则是:

同一类事件尽量用相近的颜色,尽量放在同一行,使用起来比较顺手。

图标的选择尽量简单直接且达意,不要杂乱无章毫无关联,这样也利于早期启动活动习惯的养成,而不至于想启动一个活动,结果要费好大劲找半天图标。这也是我没有用群组功能的原因之一,多一步就嫌费事(群组功能怎么设定会在后面提到)。

下面说到第二个界面:历史记录

历史记录可以看到今天、日、周、月的统计,有事件列表、饼图及日历事程视图三种显示方式。

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还是很有用的,知道自己时间都花在哪里了

周饼图和月饼图比较直观和利于统计,见下图

各周的时间统计,而且利于对比分析


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月时间汇总饼图

下面要讲到第三个功能:目标设定。在界面的右上角有“+”号,点进去就可以设置。有两种目标设定,一种是达成类目标(比如学习、阅读等等),一种是限制目标(比如上网、手机控等)。

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保存后即可在目标界面看见时间进度

根据自己想要养成或者戒掉的习惯来设定目标。点开每个目标,可以看见自己最近10天的目标完成情况:

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原则:由简入难。比如英语学习达成类目标,最开始时间不要设定太长,如果经常达不到目标,挫败感会让你不愿意再去坚持。同样,限制类目标不要设定太短,每天都超时,每天都是负反馈。慢慢增加或减少,用成就来激励自己习惯的养成,而不是压力。

第四个功能界面:类别。用来编辑自己的活动和排序。

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点右上角“+”会出现群组和活动类别

根据自己的喜好新增或者删除,排序方法如下:

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点击“+”左边的三横,出现右边的界面,摁住三横就可以上下拖动了。

第5个功能界面:更多

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最主要是有一个报告功能,可以生成所有历史记录的报表,EXCEL或者HTML格式,发送到邮箱或者其他方式都可以。可以查看记录,总结分析时间


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时间记录只是一种方式,它能帮助我们记录时间都花在哪里了。如何改进才是记录的最终目的,通过每日反思,每周、每月检视,看看自己有哪些时间浪费可以避免,反思自己花在家庭上的心思够不够,是不是要增加时间。有什么方法可以提高学习效率,比如利用交通时间听书或者学习英语、利用等人及其他碎片时间学习,自己制定的阅读计划完成的怎么样。用好这个工具,对提高我们的时间利用效率很有帮助,也能慢慢养成我们感知时间,不浪费时间的好习惯。

只要有一颗想改变的心,认同并笃信一种方法,并持之以恒地践行,每天进步一点点,坚持就会带来大改变。

如果大家

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对这个软件有什么使用心得及其他疑问,欢迎交流切磋。

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