提示
该方法适用于选择非层级、民主管理制度的群组。
管理制度与效率思考
对于效率，我们应该秉承多多益善的原则。
效率可以过剩，但不可以不足。
效率越高的管理组，在面对舆情事件/负载超出预期等情况时越稳定。
效率一般由以下几个因素决定：
- 协作稳定性
- 成员效率
- 布局合理度
- 操作复杂度
它们遵循「木桶效应」，即效率取决于以上几项中最差的一项。
它们的差值越低，管理组布局越合理，效率与投入之比越高。
在这其中，最容易改变的指标是协作稳定性。
协作工具的选择
协作工具主要分为以下几种：
- 基于文件
- 基于任务
- 基于消息
基于文件
基于文件的管理体系适用于服务类群组，如作家的粉丝群等。它以文件为基础单位，每个文件都可进行增/删/改/查/分享/追溯等操作，管理组成员可以在一个/多个文件中实现实时协作，将成果审核后发布给用户。
但是，它也有一些弊端：
- 不能进行轻量级协作
- 文件权限控制对运营者的技术要求更高
- 不适合社交类群组
对于这种协作体系，我有以下建议：
- 选择平台时要货比三家，尤其注意安全性
- 根据规模选择付费与否
- 要考虑迁移成本，尤其注意表格的兼容性
目前市面上可以选择的产品有：
- 石墨文档，100 人规模以内不需要付费，基础功能足够使用
- 一起写，是石墨文档的竞品，付费需要更加低，但是分享功能不太完善
- 语雀，功能全面，按年付费，没有表格
基于任务
基于任务的协作软件并不多，但是最符合人们的直觉，是学习成本最低的软件，同时，自定义字段也能根据各种不同团队进行调整，实现任务详细信息的统一管理。
对于这种协作体系：
- 权限管理成本还是很高，建议学习一下相关内容
- 付费可能很高，具体取决于团队规模
- 导出成本较低，但实时同步要求较高
目前市面上的基于任务协作软件只有 Teambition 符合要求，这是一个值得考虑的选择。
基于消息
基于消息的费用成本是最低的，甚至可以直接采用免费的解决方案。
但是，免费的解决方案往往是为 IM 设定的，并不适合协作任务。
目前很多的小型企业都选择了一些基于消息的协作解决方案。
对于这种协作体系：
- 可以选择免费方案，也可以选择不贵的付费方案
- 不便于信息的检索
- 层级式是主流管理制度
目前有很多协作方案，常用的有钉钉和企业微信。
协作规范
有了合适的协作体系，还要有相关的规范，才能在最少的开销下提高效率。
建议设定的规范有以下几个：
- 管理与协作总则
- 常用场景处理流程
- 应急事件处理流程
它们可以保证日常场景中的操作效率，权限的分级管控，并提高在应急场景下的容错率。
管理与协作总则
在这篇规范性文件中，建议设定的规范有以下几个部分：
- 总则
- 权限管控
- 协作场景
- 成员分级
- 成员沟通
- 附加条款
附加条款一定要多加考虑，必要时保留所有权，以免出现纠纷。同时，也要处理好这篇最高效力文件与其他文件的附属关系。
常用场景处理流程
建议分为以下场景：
- 用户加入场景
- 用户退出场景
- 用户违规场景
- 用户移除场景
- 任务流转场景
- 管理组成员添加场景
- 管理组成员移除场景
- 管理组绩效考核场景
- 舆情事件场景
这些场景可以保证绝大部分情况下管理组的行动有据可依，当然，你也可以自定义你的场景。
每个场景应该有以下部分：
- 场景的触发条件
- 场景的执行过程
- 错误处理
- 返回结果
应急事件处理流程
这是所有规范性文件中最重要的一个，它保证了该群组在应急情况下的反应能力，提高了它的鲁棒性（即在外界条件干扰下保持的稳定性）。
应急事件是多种多样的，但总体来说可以分为以下几种：
- 人员类应急事件
- 运营类应急事件
- 舆情类应急事件
人员类应急事件，主要是大规模人员退出/大规模人员加入等事件。
运营类应急事件，如决策失误等。
舆情类应急事件就不用过多解释了，大家都已经明白了。
在不同的应急事件类型中，我们需要进行不同的处理。
一般来说，应急事件带来的危害有以下几种：
- 过载
- 用户群体缩小
- 资金问题
- 外界因素问题
过载
过载是指一个时间段的任务量超过了管理组可以处理的最大限额。
它一般会带来超出截止日期等危害，进而降低用户满意度。
如果要说最简单的解决方案，当然是延长截止日期或者增加管理组人数。
但是延长截止日期也会影响用户满意度，而管理组的人数过多，对管理也是不利的。
所以最优的预防方案是尽量提高管理组的执行效率，比如创建一些标准化流程。
一旦遇到这种情况，应该及时进行分流。
比如当人员加入过多时，可以将人员进行分级，优先通过可能帮助管理组提高效率的人。
当然分级也不要过于细，毕竟分级也是要消耗时间的。
用户群体缩小
这一般都是决策失误导致的。
当决策影响到了公众的集体利益时，有些用户可能会选择退出。
同时用户群体缩小后，外界因素和资金也有可能会受到影响。
可以说，这是几大问题中最严重的一项，它有可能会导致很多的连锁反应。
相同的，最简单的处理方式，肯定是加大宣传力度。
但是宣传力度不是无限加大的，如果无限加大宣传力度，将会导致外界因素发生变化，也有可能会衍生出资金问题。
对于这种情况，可以对一小部分退出的用户群体进行调查，及时修改决策。
一般来说，调查的用户占总退出用户的 20-40%。
调查问卷的回收时间一般在 1-3 天左右，具体取决于该群组的活跃度。
资金问题
资金问题有可能是因用户群体缩小，效益减少导致的。
也有可能是因开销超出预期等因素带来的。
它有可能直接导致一个群组停止运营。
最简单的解决方案当然是增大资金投入，但是毕竟每个人的资金都不是无限的，这个方法不一定可取。
资金应该被划分优先级，更多的资金应该被用来做最重要的事情。
比如当资金不足时，应该优先保证管理平台的付费，避免管理平台出现问题。
因为管理平台是一个群组的运营核心。
之后应该保证文案宣传类的付费。
文案宣传是最有可能带来用户打赏等效益的项目。
外界因素问题
这一问题在学生创建的群组中多见。
因为创建者必须响应老师的相关政策，及时修改相关规定。
不然一旦老师开始施压，就有可能会导致该群组停止运营。
解决方案一般是与用户进行沟通。
沟通可以找到外界因素变化的原因，根据原因调整相关决策。
总结
协作与沟通是管理组运营的核心，我们应该尽量提高效率，并根据不同群组运营情况，制定相应的管理规范。
最后，我们也应该对主要可能发生的问题进行一些预案，才能保证遇到紧急情况时可以临危不乱，正确处理，让我们的群组走向成功，走向未来。