采购部管理--餐饮原料的验收管理

1、建立合理的验收体系
一旦进货之后，就不能把不合格的货物再卖出去，因此餐饮管理人员应首先建立一套合理、完整的验收体系，保证整个验收工作在机制、体系上完善。
（1）称职的验收人员
验收员必须聪明、诚实，对验收工作感兴趣，食品原料知识丰富。
在招聘验收员时，企业的人事部门应负责遴选应聘人员，审查应聘人员的资历，留有然后会同财会部门和营业部门主管人员决定人员的录用。
挑选验收员的最好方法是从贮藏室职工、食品和饮料成本控制人员、财会人员和厨工中发现人才。这些人员有一定的食品知识和经验，而且往往愿意通过从事验收工作积累管理工作经验。
收货时，验收员应该对订货单进行数量盘点和质量检验。他们的工作极为重要，因此在许多国外的饭店、餐馆里，验收员的地位和工资级别与部门经理相同。
企业制定培训计划，对所有验收人员进行培训。在某些大型企业里，职工定期轮换工作，培训就显得更为重要。
验收员必须懂得：未经经管人员同意，任何人无权改变采购规格。在工作中，验收员需和采购人员、食品生产部门经理、厨师、贮藏保管人员接触，虚心向他们学习，丰富自己的知识和经验。
（2）实用的验收设备和器材
饭店一般设有验收处或验收办公室。它的位置一般在饭店的后门或边门，这样送货车开到饭店后门就可以看到验收处，以便于验收。此外要有足够的空地便于卸货。
为使验收工作更有效率，就要有适当的设备和工具。磅秤是验收部最重要的工具。验收部可配备重量等级不同的磅秤，各种磅秤都不得应定期校准，以保持精确度。
有一种有记录的磅秤，可将货物的准确重量印在发票或收据上面，不仅可以节省人力，还可以减少手记数的错漏。验收办公室还应有直尺、温度计、小起货钩、纸板箱切割工具、铁榔头、铁皮条切割工具，一两把尖刀以及足够数量的公文柜。公文柜用以存放验收部的各种表格，如“验收单”、“验收日报表”等。还有一种特殊设计的验收架，一些水果橙子等可放在上面，察看是否有腐烂或斑痕。若质量没有问题，架子上的水果可漏下来，再装入容器。
（3）科学的验收程序和良好的验收习惯
验收程序规定了验收工作的工作职责和工作方法，使验收工作规范化。同时，按照程序进行验收，养良好的习惯，是验收高效率的保证。
（4） 经常的监督检查
餐饮企业管理人员应不定期检查验收工作，复查货物的重量、数量和质量，并使验收员明白，经管人员非常关心和重视他们的工作。
2、确定科学的验收操作程序
根据验收的目的，验收程序主要围绕以下三个主要环节展开。即：①核对价格；②盘点数量；③检查质量。验收的程序分为以下12个步骤：
（1）当供货单位送来食品原料时，验收员首先将供货单位的送货发票与事先拿到的相应的“订购单”核对。
验收员首先应核对送货发票上的供货单位的名称与地址，避免错收货和接受本饭店未订购的货物。其次是核对送货发票上的价格。若发票上的价格高于“订购单”上的价格，验收员要底部送货员提价的原因，并将情况反映给采购部经理、成本控制员或厨师长，无论退货还是不予退货，都要有厨师长和成本控制员在“货物验收单”上签字，表示责任。若供货单位送货时的价格低于“订购单”上的价格，验收员应请厨师长检查食品原料的质量，质量合格，厨师长在“验收单”上签名，验收员可按此价接受这批原料。
（2）检查食品原料质量。食品原料技师检验的依据是“食品原料采购规格标准”和“请购单”、“订购单”。因为在这些表中均有对采购的食品原料质量要求的描述。一套完整的“采购规格表”应贴在墙上或特别的大块批示牌上，以便到货时核对参考。若发现质量问题，如食品原料的腐烂、变色、气味怪异、袋装食品有效期过期、水果有明显斑痕等现象，验收觇有权当即退货。
（3）检验食品原料数量。验收员根据“订购单”对照送货单，通过点数、称量等方法，对所有到货的数量进行核对。数量检查核对应注意下列事项：
① 若有外包装，先拆掉外包装再称量。
② 对于密封的箱或其他容器的物品，应打开一只作抽样调查，查看里面的物品数量与重量是否与容器上标明的一致，然后再计算总箱数。但对高规格的食品原料仍需全部打开逐箱点数。
③ 对于未密封的箱装食品原料，仍应按箱仔细点数或称重。
④ 检查单位重量。除了称到货的重量之外，还应抽查单位重量，检查单位重量是否在验收规格规定的范围之内。
（4）在发货票上签名。所有送货应有送货发票。送货员呈现给验收员的送货发票有两联，送货员要求验收员在送货发票上签名，将第二联还给送货员以示购货单位收到了货物。上联交给付款人员。
发票上面应该有价格，验收员要检查发票上的价格，避免产生错误，无论是有意还是无意的。
（5）填写验收单。验收员确定他所验收的这批食品原料的价格、质量、数量全部符合“订购单”或“食品原料采购规格书”后，可填写“验收单”。
验收单一式四份：第一联交验收处；第二联交贮藏室；第三联交成本控制室；第四联交财会部。
（6）退货处理。若送来的食品原料不符合采购要求，应请求餐饮部经理或厨师长；若因生产需要决定不退货时，应由厨师长或有关决策人员在“验收单”上签名；若决定退货的话，应填写“退货单”。
在退货单上填写所填写所退货物名称、退货原因及其他信息，要求送货员签名。“退货单”一式三联：一联留验收部，一联交送货员带回供货单位；一联交财会部。
设法通知供货单位，本饭店已退货，如果供货单位补发或重发，新送来的货物按常规处理。
交货中有腐烂食品原料，退货之后，应向采购部有关人员报告，以便尽快找到可替代的供应来源或可能的生产办法，以减少生产部门的不便。
（7）“验收章”。验收员检查完食品原料的价格、数量、质量及办理完必要的退货之后，可在获准接受的食品原料的送货发票上盖“验收章”，并把盖了“验收章”的送货发票贴在“验收单”上，以便送往会计部。
验收章内容有：饭店名称；验收员签名；验收日期，成本入账部门
使用验收章有以下几种意义：①证实收到食品原料的日期；②验收员签名可明确责任；③管理人员签名已表明已知道收到订购的食品原料；④食品控制师核对发票金额的正确性。
（8）在货物包装上注明发票上的信息。注在货物包装上的信息主要有：①收货日期，有助于判断存货流转方法是否有效；②购价，在存货时就不必再查寻验收日报表或发货票。
（9）寻所收到的肉类和海产品加上存货标签。所有冷藏室的肉类和海产品这些成本费很高的食品原料，都必须系上“冷藏鱼肉食品标签”。
肉类标签有正、副两联（也可上下或左右两联），正联由验收员用绳子扎在食品外包装或者直接拴在食品原料上。副联与“验收单”一起交成本控制办公室。
厨房领料之后，解下标签，加锁保管。原料用完之后将标签送食品会计师，核算当天鱼肉成本。
食品成本控制师核对由其保管的下标签和和厨房送来的副标签，根据未使用的标签，盘点存货。发现存货短缺，应分析是否存在偷盗，或者记错了金额。
（10）将到货物品送到贮藏室、厨房。所收到的食品原料一部分被直接送到厨房或销售地点，称做“直拔原料”。另一部分被送到贮藏室，称做“入库原料”。出于质量和安全方面的原因，验收员应负责保证把货物送到贮藏室。由供应单位的送货员直接把货物送入仓库置放的做法是不可取的。当送货员离去后，验收人员或本单位其他工作人员应把货物迅速搬到安全可靠的贮藏室。验收员把“验收单”中规定的一联交给贮藏室管理员，后者根据“验收单”再次验收，最后入库贮存。
为了便于进行食品成本核算，验收员在发票上明显的地方逐项注明哪一项是直接送厨房的，哪一项是送仓库的；或者根据不同的送货地点，使用不同颜色的发票，以方便送货，并凭此编制“验收日报表”。
（11）填写“验收日报表”和其他报表。验收完毕后，大多数大型企业要求验收员完成一张列明所有收货项目的表格，这张表格通常以供货商分类，以验收的顺序排列。表格之一是“验收日报表”。除了每种食品原料的价格栏目外，该表将成本分为三类；直拔、贮藏室和杂项；杂项指不是食品原料的项目，例如纸张和清洁用品，不属于食品原料的成本。
（12）将各种验收记录呈交给有关部门，并标明过期到达的货物。验收员在所有发票盖章签字，并把发票贴在“验收单”上，然后将贴着发票的“验收单”送至管理人员，管理员在发票上签字后送至成本控制师，由成本控制师核对发票数字的正确性。成本控制员检查完毕后，送交会计部，会计部会将有关数字填进采购日志内。
当“验收单”还在验收员手上时，就可看出每日直拨成本，因为直拨成本是在食品原料一收到时就计入成本的，后面讲到日销售成本计算时，就可看出每日直拨成本是来自验收单的。
由此我们不难看出建立验收程序的目的，是为了保证企业收到的货物是已订购的数量、已明确的质量和已报过的价格。不论是对大型企业来说还是对小企业来讲，这些步骤是最基本的，也是通用的。控制体系越是完备，越需更多的人力的设备，当然这样做也会增加成本。但是，即使是小型的个人业主制的餐饮企业也必须采用基本的步骤以防止在验收过程中由于数量、质量和价格方面的问题而引起的成本过高。
3、验收控制
企业不仅要有良好的验收体系，而且更应指定专人负责验收体系的控制工作。
验收体系的控制工作应该是财会部门和总会计师的责任。
验收员和食品成本会计师都是财务部门的成员。但是，为了防止他们串通，验收员不应直接向食品成本会计师汇报工作。食品成本会计师监督验收体系的工作。如果验收员的工作没做好，食品成本会计师应向验收员指出，并向总会计师汇报。
不负责验收工作，食品成本会计师才能真正做好本职工作。许多企业的总会计师因工作繁忙，或者不熟悉验收业务，往往要食品成本会计师负责验收工作，这样做的结果是：食品成本会计师无法发挥监督作用，而且容易与与验收员串通，使企业遭受损失。
在管理良好、餐饮经理和餐厅经理的工作非常繁忙，他们仍然应该每天或不定期检查验收部的工作。
在大型企业里，除上述人员应检查验收部工作之外，还经常请企业外部人员，如会计事务所，不定期抽查验收部工作。
许多企业的验收办公室使用一本来访登记簿。总经理希望总会计师、厨师长、采购员、仓库主任、餐饮经理和宴会经理经常到验收处走一走，一方面表示他们对验收员工作的重视，另一方面，也使验收员知道自己的每时每刻都会受到有关人员的检查。验收员必须要求每一个来检查工作的人在来访登记簿上签名，写明来访日期和时间。总经理通过查阅来访登记簿，可了解上述人员是否经常到验收处检查工作。在小型企 业里，可能只有一名职工负责采购、验收、仓储、领发料工作，验收工作由总会计师或总经理负责检查。
在验收工作中，还应做好防盗工作。防盗工作的基本原则如下：
指定专人负责验收工作，应尽可能将交货时间安排在验收员比较空的时候。
验收工作和采购工作分别由专人负责。
如果验收兼管其他工作，而不能是谁有空谁验收。
商品应运送指定验收区域。
验收之后，忙将商品送入贮藏室，防止食品变质和职工偷盗。
不允许推销员、送货员等进入贮藏室或食品生产区域。验收、检查区域靠近入口处。
入口处大门应加锁。大门外应安装门钤。送货人到达之后，应先按门铃。送货人在验收处时，验收员应始终在现场。