思维模型 时间管理矩阵

本系列文章 主要是 分享 思维模型,涉及各个领域,重在提升认知


1 模型故事

时间矩阵管理用于事务管理和分类。比如:秘书在上班半个小时之后列了一份今天上午需要做的事情的清单,如下:

  • a.到餐馆订餐,并查看宴请环境。
  • b.给A公司的小王打电话,约定今晚的活动
  • c.给远在北京的B公司副总寄一封信。
  • d.完成报告写作工作,并打印成文。
  • e.安排老板与客户会面。
  • f.给一个同学打电话。
  • g.为老板报销出差费用。

接下来 绘制一张时间矩阵图。使用MECE法则 根据每个事件的重要性和紧迫性的不同,将所有方案填入图形之中,如下所示:

思维模型 时间管理矩阵_第1张图片

再拿自己这段时间写博客的内容顺序,我的时间管理矩阵,列了一份2020年5-6月计划(部分事情的清单),如下:

  • 脑图:Xmind教程(使用全新的游戏闯关模式)
  • 脑图:iMIndMap教程(使用类似Xmind教程的方式发布)
  • 技术:Android Framework 蓝牙部分编写和整理(发布时间待定)
  • 技术:Android Framework 音频子系统(已发布)
  • 技术:Linux驱动层研究(准备开启)
  • 模型:思维模型的持续积淀(每周总结2-4个模型)

接下来 绘制一张时间矩阵图。使用MECE法则 根据每个事件的重要性和紧迫性的不同,将所有方案填入图形之中,如下所示:

思维模型 时间管理矩阵_第2张图片

根据实际情况的分布,在动态的任务分配过程中,有可能在某个象限为空的情况。

最后我们再看看在项目管理上的时间管理矩阵,如下所示:

思维模型 时间管理矩阵_第3张图片

总之,时间管理矩阵是把任务分成四个象限(重要且紧急、重要不紧急、不重要不紧急、不重要且紧急)。 进行优先级的确定,但这里尤其要注意的是:好的时间管理往往是重要不紧急的事情相对会多一些。如果经常性的 重要且紧急的事情多,说明时间管理是有问题的,天天救火说明计划是没有做好的。

2 模型 时间管理矩阵

时间管理矩阵也称为时间“四象限”法,它是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:

  • 既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)
  • 重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)
  • 紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)
  • 既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)

按处理顺序划分:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。以下是四个象限的具体说明:

  1. 第一象限是重要又急迫的事。比如:诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。这是考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了,我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记,很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足,而变成迫在眉睫。该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的,这也是传统思维状态下的管理者的通常状况,就是“忙”。
  2. 第二象限是重要但不紧急的事。比如:主要是与生活品质有关,包括学习新技能、建立人际关系、保持身体健康、长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。反之,多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力,缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主动去做,这是发挥个人领导力的领域。这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作,以使第一象限的“急”事无限变少,不再瞎“忙”。
  3. 第三象限是紧急但不重要的事。比如:电话、会议、突来访客都属于这一类。表面看似第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。
  4. 第四象限属于不紧急也不重要的事。比如:阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。世界经理人管家。简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走,忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。

3 模型简图

思维模型 时间管理矩阵_第4张图片

 

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