时间管理丨每次使用电梯,你是先按楼层,还是先按关门键?

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整理师舒安
这篇文章只是谈几个跟时间管理有关的名词、概念

仅供索引。

文章开头,问大家一个问题:每次使用电梯,你是先按楼层,还是先按关门键?

答案文末揭晓。


统筹方法

最开始给我时间管理启蒙的是,初中课文《统筹方法》,节选自著名数学家华罗庚《统筹方法平话及补充》。

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那个泡茶的例子深入人心。

泡一壶茶

比如,想泡壶茶喝。当时的情况是:开水没有。开水壶要洗,茶壶茶杯要洗;火已升了,茶叶也有了。怎么办?

办法甲:洗好开水壶,灌上凉水,放在火上;在等待水开的时候,洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶;等水开了,泡茶喝。

办法乙:先做好一些准备工作,洗开水壶,洗壶杯,拿茶叶;一切就绪,灌水烧水;坐待水开了,泡茶喝。

办法丙:洗净开水壶,灌上凉水,放在火上;坐待水开,开了之后急急忙忙找茶叶,洗壶杯,泡茶喝。

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哪一种办法省时间?谁都能一眼看出,第一种办法好,因为后二种办法都“窝了工”。

开水壶不洗,不能烧开水,因而洗开水壶是烧开水的先决问题,没开水、没茶叶、不洗壶杯,我们不能泡茶。因而这些又是泡茶的先决问题。

时间有两种状态:

线形

并行

统筹方法所做的就是让时间并行,把所有能并行的事件并行起来,事件本身花费的时间并没有减少,只是几个同时进行的事件时间重合了。一句话概况就是,时间长度不变,时间宽度加大了。

不建议

煮茶壶、先用洗衣机洗衣再开始拖地这类事尽可以统筹,但如果是看书、听课之类的不建议同时进行。

时间统筹适用的是不需要一直花费精力照看或从头到尾集中精力的事件,需要始终动脑的事件最好单独进行或和不需要动脑的合并进行。

同时进行两个或以上完全无关的主题事件,这几个事件还都需要花费脑子,会加重焦虑症。牛人除外。

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柳比歇夫时间管理法

所有谈时间管理的大师都绕不开柳比歇夫,可以说他是时间管理第一人。

柳比歇夫时间管理法是苏联昆虫学家柳比歇夫56年如一日对个人时间进行定量管理而得名的。这种方法建立在数学统计的基础之上,重点是对消耗时间的记录进行分析,使人们能正确认识自己的时间利用状况,并养成管理自己时间的习惯。

简单地说,柳比歇夫时间管理法就是要记录时间、分析时间、消除时间浪费、重新安排自己的时间。是个人时间定量管理的方法。

通过做时间记录,柳比歇夫获得了精确感知时间的能力。

他讲课,当大学教研室主任兼研究所一个室的负责人,还常常到各地考察;三十年代他跑遍了俄罗斯的欧洲部分,去过许多集体农庄,实地研究果树害虫、玉米害虫、黄鼠……在所谓的业余时间,作为"休息",他研究地蚤的分类。单单这一项,工作量就颇为可观:到一九五五年,柳比歇夫已搜集了三十五篇地蚤标本,共一万三千只。其中五千只公地蚤做了器官切片,总计三百种。这些地蚤都要鉴定、测量、做切片、制作标本。他收集的材料比动物研究所多五倍。他对跳甲属的分类,研究了一生。这需要特殊的深入钻研的才能,需要对这种工 作有深刻的理解,理解其价值及其说不尽的新颖之处。

柳比歇夫的遗产包括几个部分:有著作,探讨地蚤的分类、科学史、农业、遗传学、植物保护、哲学、昆虫学、动物学、进化论、无神论。此外,他还写过回忆录,追忆许多科学家,谈到他一生的各个阶段以及彼尔姆大学……

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彼得·德鲁克

现代管理学之父

现代管理学之父。他认为,时间是最稀有的资源,丝毫没有弹性,无法调节、无法贮存、无法替代。时间一去不复返,因而永远是最短缺的。而任何工作又都要耗费时间,因此,一个有效的管理者最显著的特点就在于珍惜并善于利用有限的时间。

这包括三个步骤:记录自己的时间,管理自己的时间,集中自己的时间,减少非生产性工作所占用的时间。这是管理的有效性的基础。

德鲁克还提出关于时间管理的一个二八法则:所有的事务只有20%需要自己亲自做,而80%可以委托他人或不做。

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史蒂芬·柯维

《高效能人士的七个好习惯》

本书以"七个习惯"主题框架,每一个章节增加了更丰富的内容含量,汇集了作者10多年来对世界变化的新思考。

史蒂芬·柯维博士被《时代周刊》评为"美国25个最具影响力人物"之一,现代商管教育及管理畅销书都或多或少受到过其思想的影响,《经济学人》杂志推举其为"最具前瞻性的管理思想家"。

在柯维众多著作中,“高效能人士的七个习惯”是柯维思想的核心精神。其倡导的七个习惯是:

1.主动积极:

掌握选择的自由,对现实环境积极响应,才是真正对生命负责的人。

2.以终为始:

锁定生命的坐标,掌握真正的使命,凝聚向前的力量,并全力以赴。

3.要事第一:

忙要忙得有意义,辨别事情的轻重缓急,急所当急,是个人管理之钥。

4.双赢思维:

事情并不是只有二分法,非强即弱,非胜即败。人人都可以是赢家。

5.知彼解己:

聆听与表达同样重要,做个双向传播的聆听者,才是沟通高手。

6.统合综效:

唯有合作才能统合综效,人类的潜能因而激发,面对挑战也毫不畏惧。

7.不断更新:

人生最佳的投资策略,就是严格要求自己,掌握不断更新的成长原则。


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戴维·艾伦

《搞定1、2、3》

戴维·艾伦,全球管理咨询公司戴维·艾伦有限公司的创始人及总裁。在开发个人和企业潜力方面,他被普遍认为是世界级权威。

过去20多年来,他提出GTD(Getting Things Done)这样一套提高效率的方法,为成千上万职场人士提供培训,对一些全球企业提高工作效率起到推进的作用,亦被誉为提升工作效率方面世界上最具影响力的思想家之一。

出版书籍《搞定1:无压力工作的艺术》、《搞定2:提升工作与生活效率的52项原则》、《搞定3:平衡工作与生活的艺术》为戴维·艾伦系统阐述其时间管理的著作,照例风靡全球,也成为很多时间管理培训的方法论。


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番茄工作法

训练专注力

番茄工作法是简单易行的时间管理方法,是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。

使用番茄工作法,选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。

小朋友的番茄时间可以从五分钟、十分钟等慢慢开始,大人则可以设定更长。

番茄工作法适用于容易被其他事件影响、注意力无法集中的人。

那天听台湾漫画家蔡志忠演讲,说他每天要伏案作画十几个小时,有一次四十多天还是五十多天没出过家门,像这类人根本不需要知道什么番茄土豆。

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易效能时间管理

国内一家以时间管理培训为主的机构,创始人叶武斌老师。

听了一些讲座演讲,受益良多。

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结语

时间管理越来越流行。如果有心想做好,与其到处听一些碎片化的讲座文章,不如看看最初的源头——大师们是怎么做的,效仿,根据自己的习惯逐渐优化。

理论总是很美好,施行起来却非常感性和具体化。新近越来越明白一个道理:不管是整理也好,时间管理也罢,从来就没有一蹴而就的方法,而最有效的方法就是效仿,然后从日常的每一个细微之处不断修正适合自己的管理系统,就像手工打磨一件艺术品一样一样的。

关于文章开头的问题,刘墉在《你知道怎么节约时间吗?》一文中讲到,一次他和儿子一起坐电梯,先按楼层,再按关门键。儿子见了,就建议:因为电梯门闭合比较缓慢,有一定缓冲时间,因此最节省时间的办法应该是先按关门键,再按楼层。

时间管理就是这么打磨一个又一个非常具体的小细节,不断提高效率的!

END


整理师

高效丨有序丨美好

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