赤羽雄二
作者简介|赤羽雄二|1978年毕业于东京大学工学专业,1983年留学斯坦福大学攻读硕士学位。1986年进入麦肯锡公司,领导了经营战略的立案和实施的援助、新组织的设计和导入、市场营销、新视野创立等众多项目。1990年从零创办了麦肯锡韩国分公司,推动许多韩国企业,尤其是LG集团走向了世界。2002年,以催生“世界性的风险投资”为使命,和他人共同创建了Breakthrough Partners股份有限公司。
我们每个人都工作过,有些是为老板打工,有些是为自己工作,工作中总会遇见各种问题,但遇到问题你是如何推进。如果这个问题你处理不了,你又是如何去做的?我们深知,老板请我们去,肯定是解决问题,而不是制造问题,但遇到问题而处理不了,那么我们接下来又该如何去提升呢?带着这些问题,我们一起走进这本《零秒工作》吧!虽然书籍不能给你解答问题,但可以提供处理问题的方法及好的建议,前提你得去行动,去思考。
1.速度能够解决一切问题
俗话说“欲速则不达”,那么速度怎样才能解决一切问题呢?我们经常会在公司中遇见这样的问题,会议冗长、没有几个人发言、缺乏守时观念、问题推来推去、上司下达指示不明确等。这些都会给工作带来不便及不顺畅,还有那些加班,是不是很有必要去做,也是值得深思。面对这些问题是不是经常遇到,是不是也很苦恼,我想大部分都有这样的,有没有想过去提建议去改变,这个和公司的制度也是有一定的关系的。
在工作中效率较低,可能会有三个问题:1.众多部门领导人和管理层无法自己作决定和推荐工作;2.部门内外协调后的再次协调;3.随之而来的庞杂冗繁的资料制作。当然这些不是所有公司都会遇到的,但你回想下,你所处的环境是不是有遇到,你比我清楚。那么提高效率,也意味着在短时间内能够取得较大的成果。管理学有这样一个模型,包含Plan(计划)、Do(执行)Check(检查)和Act(改进),按这样的顺序做质量管理,并且循环不止地进行科学程序等。
工作缓慢可能导致的8个原因:1.无法迅速开始工作;2.无法专注于应该完成的工作;3.工作缺乏计划、不断滞后;4.优柔寡断、犹豫不决;5.制作文件和资料的速度慢;6.在电子邮件上花费大量的时间;7.会议又多又长;8.大量的退回和重做等。这些开始没有太大关系,但由于某个环节出现这样的事情,整个事情的进展是不是滞后了,所以我认为可以从这几个方面不断去改进完善,可以在这些方面更加优化,我们这样做的目的只是想要工作更高效,在短暂的工作时间尽量完美的去完成。如果你有存在这样的原因,建议不妨深思,是什么导致你这样,接下来又如何去改善。
把上述提到的问题,慢慢去改善后,相信你的做事效率肯定会有一个质的提升。一旦养成了习惯,你会快速的知道如何去面对及处理,随之大脑运转也会更加灵活。在你的效率提升后建议你多次使用PDCA管理循环,通过这个区完善自己的日常工作。很多人开始工作都是因为没有找到自己的方法,从而也会受他人的工作效率影响,现在你找到适合自己的那套方法,相信你会更自信的做好工作,同时也会充满干劲,最终也会发挥自己的真才实干,得到领导的赏识。
不得不说有这么一些帮助自己,从而也会不断改善自己的看法,更加让自己不断去改善工作效率,从而让工作成为一种乐趣。快乐也是一天,苦命也是一天,为何不让自己的工作更加愉快呢?有愉快的工作也会给自己带来更多的惊喜。
2.提升工作速度的原则
首先形成整体印象,很多人很少会注重自己的外在形象,殊不知在某些时候就被客户打上一个不好标签,当然也有些公司也不要求员工一定要怎样,但起码看上去要干净,整洁,让人看着舒服的感觉。
工作不要过于细致;工作本身并不是以细致完成最终目的,它终究要以做出某些结果为目的。所以有些太细致的东西,可以在完成该项工作在去细致深究,有些工作确实需要更细致去体现,但可以视情况而定。
掌握工作的要领:要想提升工作效率,掌握工作的要领是一种有效手段。掌握此要领的人看上去会比较坦然,放松,从而更轻松的去工作。让该工作形成良性循环,对改善方法本身做进一步改善,使自己对工作更加娴熟。让自己工作更高效等。
凡事提前:我们经常说要想在领导前面,做领导没有没有想到的事情,同样我们做一些计划性工作也是要把一些工作提前想到。不能等到截止日期再去着急赶任何,从而会使工作本身变得匆忙,反而还达不到预期的效果,所谓今日事今日毕,不要拖到最后一天才完成,也给自己留足返工的时间等。我们也不希望频繁的返工,这样会花费大量时间,所以尽可能的提前预测,及提前做好准备。
3.提升思考速度的方法
通过A4纸做笔记:很多人会好奇,这个是什么方法;首先你要拿出一张A4纸,将A4纸横着摆放,在左上角写上标题,右上角写上日期,正文写4-6行,每行20-30字,花一分钟时间写完一页,不断地去训练,养成一个良好的习惯。每天坚持做几页的笔记,从而也会提升你的沟通效率,会让你更清晰你接下来需要做什么?哪些问题还没有得到解决。有条理清晰的去记录一些,让自己的大脑更加明晰。
同时我们也需要了解假设性思考,这件事情是这样的,那件事情是那样的,通过一些假设,让问题更接近我们所需要的。我们不仅仅需要熟悉,还要有某种行业知识,才好更正确的引导这件做错更好的决策。
通过“深入挖掘”探求真相,我们应该对任何事都抱有怀疑的希望,不管是前面提到的思考方法,我们只要不断地思考、构想假设、验证和修正这些步骤。不经过这件的思考便得出结论是非常危险的,坦诚听取他人意见,提出疑问,深入挖掘问题的本质和解决方案。在向他人提问时,应该始终保持感谢和敬意。最后通过熟悉的处理问题方法,总结一些框架,让自己在后续工作可以熟练的应用,也可以要求团队成员一起参与学习。
4.最大限度的提升工作速度和效率的技巧
看到这个小标题,我也很好奇,如何可以更快且有效率的技巧;其实很多都是我们日常遇见过的,只是我们没有把这些当回事,如:每天花30分钟了解自己的行业信息并收集重要的信息;利用碎片化时间去看书或学习英语;找到自己记录的方式;适当参加一些行业内的研讨会,交流会;选择对自己有益的咨询对象;用社交软件记录自己的成长过程;以上这些是不是会经常遇到,且有去做,只是只有极少数人坚持下来了。
我也不确定这样做就一定能提升工作速度和效率,但不可否认是,如果这样做,至少可以让你养成良好的习惯,让自己如何利用有限的时间去做有益的事,对于如何找有利于你咨询的对象,这类可以有很多,如你的上司,行业内的知名人士等。多参加一些交流会只是让自己更多的去学习他人的一些做事方式,也不能说参加了就一定会改变,最主要的还是看你自己如何去理解,如何通过这些去提升自己。
对于一些细节上的事情我想很多本身就已经在做,做完一页表格或PPT,习惯的会去保存,不要等到电脑突然死机,才想起自己没有保存,这样只会让自己陷入苦恼。可以借助其他的工作协作自己去做,让自己效率上可以更高。不得不说会议总会占用大家很多时间,那么如何让会议更加高效呢?确定会议流程是很有必要,同时需要明确有效发言人,对于有异议的问题该如何处理,时间上的把控也很关键,参与会议的人员是否需要全体或者只需要一部分关键人即可。利用白板是让会议更加高效,其他人可以适当补充,有涉及的人或部门需要确认是否可以继续等。
邮件是一个公司相对比较正式的沟通方式,我们又该如何去写,怎样才能达到最高效,我在发送该邮件时,首先要明确发邮件的目的,其实需要说明意图,还需要提出可能的一些问题或建议,还需要哪些部门或人员的协助,让参与人员看到邮件就会积极去响应,我们发邮件的目的是为了让这项工作顺畅,不是推卸责任。
看完本书的我,现在还在思考,我接下来该从哪方面开始入手,但肯定的是,在效率及工作速度上需要提升的,不管看完本篇文章的你是如何看待,但我想只要有一点可以帮到你,我就没有白写。无论如何,都期望自己在工作上有所进展,如果可以快速,我们谁也不想像蜗牛一样慢慢的往前爬。
这本书把你心中的想法落实到语言和实践中的具体做法,值得你花时间去阅读,去思考。
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座右铭:同频共振,同质相吸。