采购流程控制的六个重点环节

一般来说，“管理下的支出（SUM）”是指企业积极管理的支出所占的百分比，管理依据是类别管理原则，或者明智的决策——企业通过最高价值的解决方案购买相同种类的商品和服务。SUM百分比是支出控制方式的主要决定因素。

“请购-采购-收货”流程要确保：

▪ 所有采购申请都有记录，并且审批通过。
▪ 根据采购类型、费用和组织架构定制审批路线工作流。
▪ 从首选供应商中选择物品。
▪ 采购申请单在预算范围内。
▪ 采购代理审查采购申请单，利用现有库存（如果有的话）获取需要采购的物品，推荐替代产品，并从供应商处获得关于新产品的竞争性报价。

通常，企业采购显著的成本节省来自：

▪ 避免的不必要采购，采购的物品或许能从其他地方获得。
▪ 超出预算的采购，这些采购可能会被推迟或不是必需的。
▪ 以较低的价格识别来自不同供应商的产品。
▪ 解决短货或账单差异问题的纠正措施。

非采购订单发票（支票申请）流程

尽管在提高SUM百分比方面付出了很多努力，但现实情况是，许多公司的应付账款（AP）部门收到相当多的非采购订单发票。这些发票涉及紧急支出、法律服务、咨询、设施服务和维修、公用事业设备等。

如果没有发票申请（非采购订单）流程，这些发票就会流向AP部门，并且可能得到支付，整个过程常常缺少必要的供应商选择、价格审查、审批和预算控制流程。

当供应商或内部员工通过电子邮件、传真或物理文档扫描将非采购订单发票提交到文件夹或门户时，非采购订单发票就具有可控性。工作流发票自动化解决方案创建了附有相关供应商和日期的支票申请解决方案，还采用了适当的路径和审批规则。

因此，发票自动化解决方案采用了特定交易相同的准则，这些交易源于采购申请单和采购订单。针对非采购订单采用可控流程，由工作订单和口头承诺的差异或顾问时间超额计费所产生的欠款单据，就能转换为显著的成本节省。

如何控制好采购流程？

8MSaaS SRM电子采购等现代电子采购软件拥有内置的流程控制机制，能够帮助你提升合规性，加强对采购流程的控制。

1、采购需求的确定和采购计划的制定

8MSaaS SRM可以从客户需求的源头控制企业的采购需求与计划，每一个采购需求量都有据可依，减少不合规的多采购或少采购的情况，从根本上减少人为干预而导致的不必要的损失。

企业可通过系统的BOM（物料清单）功能进一步分析具体的物料需求并生成详细的采购计划。

2、供应商的寻找和确定

根据采购计划，企业在市场上寻找合适的供应商，8MSaaS SRM供应商管理能更容易地邀请更多潜在供应商。

系统支持从供应商注册信息到审核供应商资格及结果通知的全过程管理，可对供应商进行资格审核和等级评定，只有通过了资格审核才能成为合格的供应商。

3、成本分析

8MSaaS SRM可自动计算基于 BOM（物料清单）的采购成本，自动校验采购预算，并且可根据不同的成本及预算总额设置不同的审批流程。

系统还能自动获取生效的报价信息统计预测的采购成本，所有账目实时汇总，清楚明了。

4、定价和合同管理

采购价格的监控是整个采购过程的关键。8MSaaS SRM通过多种定价方式，帮助企业在线询比价定价，以最高效的方式获取最优的采购价格。

另外，系统可实现采购合同的电子化管理，实时追踪和记录此电子采购合同的生成、接收、审批和执行过程与结果。

5、验货和收货

合同签订后，需要继续跟踪供应商催货，以保证生产进度，并且和需求部门、质保部门等组织预验收和终验收。

8MSaaS SRM提供严密的流程与监控机制管理整个交付的过程，记录与跟踪交付的具体进度与状态，及时解决交付过程中的各种问题以确保交付的顺利完成。

6、开票和付款

采购订单/合同完整交付完成后，供应商可把自动生成的电子发票通过系统自动发送给企业采购负责人，企业可根据此电子发票生成付款申请，付款申请审批通过后即可进行付款安排。

系统支持不同的付款方式，并且多维度跟踪付款进度和状态（如按照采购订单的时间，负责部门，供应商等）。

在完成以上所有采购环节的控制管理后，我们可以认为一个采购任务完满结束。只有将采购环节控制的设计与执行有效落实，合理运用8MSaaS SRM等电子采购新技术，才能够降低企业的采购成本及后续成本，是资源达到最优配置，更有利于企业经营活动畅通有序进行。