背景
开会对每个职场中的人都是要经历的事, 但开会效率不高就会适得其反, 只会打断参会人的工作状态, 并没有获得良好的收益.
我们应该意识到, 开会其实也是一种高成本的工作方式, 如果不能提高开会的效率, 就是一种浪费.
一直自己对会议的组织能力和参与能力都偏差, 会导致一些会议并没有达到预期的效果, 根据一些资料和一些心得体会, 总结了一些开会的方式方法.
同步概念
这里说的开会是一些要有实际问题解决的会议, 所以这些会应该有明确的问题要针对, 要有明确的主题, 反之培训, 例会等不在行列中.
是否需要开会
很多时候有的会的效率低下根本原因是是否需要开会, 那么如何衡量有的会是否需要开:
只用来传达信息的会可以不开
如果是为了让所有人知道某件事的反生或者进展, 那么可以考虑用其他的方式不应该开一个没有明确目标的会
没有目标的会议大多都是效率低下的, 完全无法推进下一步的工作, 或者对已经做的事有个结论性的结果不应该开一个没有时间预期的会
对一个会议所需要的时间应该有个预计, 没有预计的会议大多可以认为是准备不足, 所以无法衡量. 当经常超过会议预期时间是需要复盘思考的
如何开会
可以把整个开会的过程分为三个阶段 : 会议准备, 正式开会, 会后事项
会议准备
很多时候的会议是没有准备的, 突然收到一条消息说 "半小时后开会", "下午 xx 点开会", 大多数看到这些消息的人应该是懵的, 首先反应是"这是什么会?" " 这个会要干什么?", 可想而知这样的会议的结果多半也不会好的, 大多可能就是谁的"声音大", 结果就是什么样子.
会议准备是非常重要的一件事, 会议的发起者需要有充分的考虑和准备, 一份文档(根据会议内容可以简可繁), 文档的主要内容应该包括:
我们当下遇到了什么问题
描述清楚当前的现状, 和造成当前现状的一些原因, 有因有果, 不要只抛出一个结论
解决这些问题后要达到的效果
比如我们要达到什么样的一个结果, 或者对什么事达成一个共识
同步这些问题的一些认知概念
大家大多都会有自己擅长的领域, 所以同步概念会让大家尽可能的在同一个认知基础上去讨论问题, 不同步概念会造成"鸡同鸭讲", 也许并没有什么冲突的事情, 但就是无法达成共识
针对问题提出一些设想和方案
- 方案要有基本的可行性, 避免天马行空
- 方案要有优缺点, 大多数时候利弊共存, 不能只展示有利的一面造成一些误导
- 有些时候提出的方案不见得一定要完全正确, 一些有问题的方案经过讨论和修正也可以变成一个好的方案
参与的人员的选择和要求
- 参与会议的人应该需要发表意见和讨论, 如果只需要聆听 且有良好的会议文档, 这种时候是可以不出现在会议中的
- 参与方案制定, 执行, 受到方案直接影响的人应该在会议中
- 参与人员要提前阅读会议文档和资料, 做到充分的对会议的准备, 不要因为某一个人没有准备而去浪费所有人的时间
开会时间的确定
- 应该尽量控制会议在一小时内可以结束, 过长的会议和讨论大多数情况都是准备不够充分, 当然也有可能是参与者的准备不够充分
- 根据开会讨论内容的难易和紧急程度而定, 但尽量要给参与人一个熟悉会议内容的时间
- 如果是复杂的问题, 应该先进行线上的讨论和沟通, 这样很容易找到"捣乱者", 然后可以线下的跟"捣乱者" 进行 1 on 1 的沟通, 争取共识, 共识不表示同意, 只是对这件事的认知已经对齐
- 沟通的过程和结论可以利用工具同步记录, 提高可见性, 其他参与者可以很容易的获得信息达成共识
- 当参会人都经过了对会议的准备后, 可以确定时间召开线下会议
- 尊重每个人的时间, 并不是发起者的项目才是最重要的
正式开会
沟通原则
掌握一些沟通的原则会促进讨论在一个良好的状态下进行, 而不是争论的面红耳赤但于事无补, 大多数时候讨论重要的是听懂其他人的观点后再去说明自己的意图
重要的是我们争论的不是对错, 而是我们为了解决阻碍共同利益的问题而讨论
维护自尊，加强自信
仔细聆听，善意回应
寻求帮助，鼓励参与
分享观点，坦诚交流
给予支持，鼓励承担
强调会议目标
很多时候会议会从一开始就失去了会议的目标, 从而跑题, 所以最开始最好能强调一下这次会议的目标, 引导参会者围绕主题进行讨论, 当出现跑题的时候也可以用这个目标把大家拉回来.
方案讨论
如果有自己提出的方案可以以这个方案为引导, 鼓励大家积极参与到讨论中, 或者以线下讨论出来的一些结论开始展开.
不要试图从零开始讨论, 然后幻想着可以得出什么理想的结论, 这通常讨论出来的结果也不那么靠谱, 而且参会者也不应该是没有准备的, 这样对会议发起人也是不负责的.
可以形成多个方案, 多个方案可能会存在各自的优缺点, 方案讨论过程中不见得一定要否定方案, 但可以讨论清楚方案的优缺点, 为最后的选择提供良好的基础.
达成共识
对选择出来的方案进行共识确认, 最优的方案应该是最接近理想结果的方案, 而不是少数人坚持的方案, 也不是投票表决的方案
当方案确定后, 需要对执行的细节进行讨论: 任务(what), 人员(who), 时间节点(when). 生成对应的 task, 以便会议后的进度跟踪和继续推进
会后事项
会议结束后发起人要对会议进行进行一些评估和记录, 评估会议是否达到了预期效果, 是否达成了共识, 并合理的利用工具提高过程和结果的可见性, 方便其他人员查看, 也许会有其他更好的意见可以提供.
会议记录
会议结束后应该有尽量详尽的会议纪要 :
- 提出的观点, 要标注好是谁提出, 这可以让没有参与会议但又有兴趣的人可以直接面对观点提出问题
- 可以快速的回溯当时会议的一些过程和结论
后续跟进
一次会议的结束往往意味着一系列的任务需要落实, 那么这些任务的进度需要持续的跟进, 并根据这些进度对下一次会议做出相应的计划
总结
大多数的会议都会被忽略了准备阶段, 但这个阶段才是一个成功会议的核心, 准备阶段充分也会大大缩短线下会议的时间, 从而更快的达成一个共识, 推进下一步的工作展开.
当然开会过程中的沟通技巧也很重要, 往往一些简单的事因为一些 "面子", "概念冠名权" 的等等原因还会导致一些恶心的后果, 这些都是我们要尽量去通过学习提高去避免的.