沟通的本质是信息传递

在任何场合下，我们都在不断进行着各种形式的沟通。

从对话中的不同语言，到细微的面部表情或手势，再到各种文本视频的视觉呈现，这些是沟通；

从双向的互动式交流，到单向的信息接收，再到一对多的宣讲，这些也都是沟通。

而如果仅仅从与人沟通的角度来看，我们会在工作场景下与同事或者上下级的沟通，会在生活中和家人或偶尔遇到的陌生人进行沟通，也会和任何可能遇到的沟通对象进行沟通。

无论是怎样形式的沟通，其本质就是一种信息的传递。

只要是信息的传递，必然会有信息损失的风险，而信息损失带来的后果可大可小，小者可能招致沟通效率低下，造成额外的沟通成本和时间；大者则可能给业务带来影响，甚至带来重大后果。

大家可以想一想，如果空管员和飞行员之间的沟通中出现信息损失，那么会带来怎样的后果。对于严谨性和精确性要求更高的行业，沟通问题会带来致命性的灾难。

为什么会有信息损失？

沟通中的信息损失主要是以下几大原因导致的。一旦踩踏到以下任意一片“雷区”，都会带来沟通灾难。

第一种是沟通双方的表达能力。

针对我们看到的事物，每个人大脑中的所思所想是一回事，而将这些所思所想以准确的语言表达出来又是另一回事，这两者之间往往是有脱节的。

若两者之间没有任何脱节，那么这将是确保良好沟通的第一个“等式”。

一旦沟通双方中的一方或双方的语言表达没有和所思所想达成一致，那么这样的沟通可以认为是无效沟通，或者说是一种产生负面效应的沟通。

当然，即便是在如此不利的条件下，也有可能使沟通步入正轨，只不过可能需要花更多精力和时间，因为随着沟通的深入，更多细节可以被挖掘出来，渐渐地将沟通内容浮出水面，但这样的代价未免太高。

如何提高表达能力的，我觉得既要在日常生活中保持阅读的习惯，提升自己的语言积累，又要不断地练习表达，无论是口头表达，还是书面表达，多听听他人的反馈。

第二种是沟通双方的理解力。

若语言表达能够完全与所思所想保持一致，那么这是良好沟通的第一步，但要确保最终的完美沟通，还需要另外一个“等式”。

这就是看沟通双方是否能完全理解沟通的内容，避免“鸡同鸭讲”这样的无效沟通。

沟通双方的理解力取决于每个人的知识储备和底层思维能力，也取决于每个人的学历背景和成长经历，这几个点都有可能带来理解力的差异。

要避免受到这类理解力差异的影响，就需要沟通双方尽可能先了解对方，并在沟通中尽可能融入同理心，从对方的角度出发，采取适合对方理解的沟通方式，这其实就是沟通技巧的体现。

第三种则是任意一方是否忽视了重要信息。

在沟通过程中，还有可能涉及到第三个“等式”，也就是专注力。

无论是沟通的哪一方，都需要保持专注力，一方在沟通时，自己需要专注于沟通目标，同时对方需要专注于倾听，不放过任何信息，特别是那些非常重要的关键信息。

我们常常会发现，明明已经和对方沟通了相关的事宜，对方却在之后矢口否认，这其实并不是对方故意的否认，而是因为在沟通过程中没有注意倾听，造成无效沟通。

这里我需要提一个现象。在不少会议中，经常会有同事不认真参与会议，自顾自地做着自己的工作。在这种情况下，会议的很多精髓和讨论都会离之而去，造成时间和精力的浪费，也增加了其他同事与其做额外沟通的成本。

前两个等式无法划等号，是能力或者背景的原因所致，但这是可以不断提升和弥补的，而最后一个等式无法划等号，其实是态度和尊重问题。

如果在一家企业中，你发现会议中有一半以上的人都在开小差，或者肆无忌惮地做着自己的工作，那么这家企业的文化和员工的素养并不会好到哪里去，这时我们就需要当心了。

沟通的最高境界是无损化的信息传递。

在沟通层面，收口并不是要将沟通活动本身进行收口，而是从沟通策略或方法上进行收口。

作为一位专业的文档工程师，我对于沟通中是否存在信息损失较为敏感，也会主动将一些沟通场景作为研究对象，从第三方的视角进行观察和解读，同时我自己也会在沟通中保持严谨和专注。

因此，在不少场景下，一些同事会邀请我旁听他们的会议，或者对于一些对外沟通的报表进行重新设计，甚至于对于一些因沟通问题而引发的矛盾进行有限度的调解。

作为第三方，我非常容易发现很多沟通问题，这是身在其中的人所发现不了，比如沟通中信息的缺失、理解上的断层等。

按照我的经验，对于因信息缺失而造成的重复沟通的问题，还是比较容易解决的。我的方法是通过一些模板的形式，将沟通策略以方法论的形式落地，比如，针对某一种业务上的协作，需求方需提供哪些必要信息，执行方又需要确认哪些信息等。

而理解上的断层就比较困难，一种可行的解决方案是在沟通过程中，根据对方的实际情况，从同理心的角度，增加相应的背景信息，从而消除对方可能存在的理解断层。

当沟通策略或方法得到收口，并最终形成最佳实践后，可以极大地减少沟通成本和信息缺失，同时，这些最佳实践本身也是可以不断进化的，从而使沟通的水平和效率也能随之提升。

如果有条件的话，企业内部也可以培养这样的收口角色，既能像高空中飞行的苍鹰一样，从更高处发现沟通中的问题，也能像啄木鸟一样，深入到沟通的过程中，挖掘出沟通存在的信息缺失和理解脱节，成为企业内部的沟通大使。