今天接着梳理一下第二讲的主要内容。
第二讲:会议的筹备
1.不开筹备不充分的会议
作者之所以用筹备二字，而非准备，是因为筹备一词不仅包含了准备的意思，而且还有筹划、统筹、运筹的意思。
不打无把握之仗，不开无筹备之会，会议筹备的质量，一定程度上决定了会议的质量，越是规格高规模大的会议，越要提早做认真充分的筹备工作。
会前的筹备工作主要包括内容及议题的筹划，讲话报告及有关文件的起草研究，议程和程序的设计，规模与方式以及地点与时间的统筹，还有过程细节及技术等方面的准备。
会前筹划有一个大前提，即认真研究会议的必要性。我们首先要搞清楚打算开一个什么样的会？要解决什么主要问题？进而明确会议要研究的议题。会前要作出判断的是，应不应该开这个会？如果不需要开的话就坚决不开。
由此看来，开会还是不开会，应该是会议筹备之前就要搞明白的一个问题。会议的第一道关口务必把住，以最大限度减少开会的盲目性和随意性。
筹备一个会议涉及内容和形式两方面工作。形式必须为内容服务，要根据内容设计会议的形式，并注意从两个方面统筹兼顾会议的各个要素。
就内容方面来说，筹备会议的重点是起草好领导讲话和会上要审议的文件，这是会议主题的具体化。内容方面是根本性筹备，内容决定形式，内容的筹备不对路，形式的筹备再好也没有用。
就形式方面来说，要善于搭起筹备工作的主框架，就是要先制定出会议的议程及日程，如同给会议设置一个"筐"，为会议内容量身定做合适的形式载体，也就是把每一项议程及日程排列得清清楚楚，在此基础上选择确定会议的具体形式。
另外，要把会议开在关键的节点和合适的地点，充分利用好会议的各种资源，使会议的内容与形式有机统一，同时科学安排会议精神的宣传报道和贯彻落实。这些都是筹备会议时要考虑的事项。
2.确定会议主题和起草讲话等会议材料最为重要
如果要确定开会，就要尽快着手从会议内容中提炼主题，切不可开主题模糊的会。确定会议主题，立足点要高，发力点要准，随便弄个肤浅的主题，那就没有必要开会。
会议主题是一个"纲"，"纲举"才能"目张"，否则会议的脉络就混乱无序，筹备工作便无法聚焦。提炼会议主题，往往需要一个不断深化的过程。一开始就想"高屋建瓴"，抓住问题的实质和要害，不是那么简单的事，有时虽然事先确定了主题，但随着筹备工作的深入，对问题的认识把握又有了新的高度，主题也就有了进一步聚焦和深化的可能。
围绕主题做好会议的相关筹备工作，重中之重是要搞好会议讲话和文件起草。
提请会议审议通过的文件，起草的难度也不小，有时它的分量甚至比讲话还重要。
会议审议通过的文件与领导讲话有密切联系，但又有所不同。内容的总体基调是一致的，但表达方式更多使用文件语言，要求和措施的刚性约束更强，也更注重结构的层次性。文件与领导讲话还有一个区别，那就是提请审议的文件在会上要根据与会者的意见进行认真修改，而领导讲话一般也要在会上讨论，但较少需要再进行具体修改。
3.筛选议题，梳理议程
会议内容通过会议议题来体现，议题是会议要讨论的事项和研究的问题。议题的准备就是会议内容的筹备。
从议题数量上区分，有单一议题的会议，也有多项议题的会议。有些会议的筹备要解决的不是确定的主题的问题，而是筛选议题的问题。如果是多项议题的会议，筹备工作便会复杂一些，但这类会议主要是例会，所以相对也更规范一些，通常是依据职权职责定期召开的。
另外，严格筛选议题是十分必要的，那些不应上会的议题该拿掉的就得拿掉，开会不能"眉毛胡子一把抓"。
会议组织者要以议题为单元，以议程为线索，规范具体程序。要根据议题把议程梳理出来，落实各方面的相关责任，哪个部门负责完成哪项任务，都应当明确分工，并且要有时间要求和质量要求。由于各议题参加会议人员不同，汇报人也不同，议题与议题的转换也要事先安排好。
与议题紧密相关的就是议程，议程是筹备会议的一个抓手。无论是单一议题的会议，还是多项议题的会议，都要具体为详细议程。
作者认为对于基层开会，可以不必那么讲究，但规矩还是要有的。乡镇、村开会不要搞得那么烦琐，但议程应当一是一二是二。比如镇党委开有关部门和村党组织书记会议，研究发展村级集体经济工作，镇办公室提前四五天就应拟好会议议程，不要把议程复杂化，并按照议程来做相关准备。办公室要起草一个完整的主持词(书记和镇长讲话可以列出一些要点，不一定搞成讲话稿)，这份主持词实际上跟会议议程差不多，一项一项要梳理好。同时要督促镇农经办提交会议讨论的文本，最好提前发给与会者。起码提前两天下发会议通知，行政村打电话或发微信通知就行了。
4.会议的规模和规格要恰到好处
规模和规格是会议的外在形式，按什么规模和规格开会，在会议筹备时要有务实的考虑。
会议规模主要按参加会议的人数区分，有大会、中会、小会。规模特大的会议可达万人，规模挺小的会议只有四五人。在会议规模的把握上，能开中会的就不必开大会，能开小会的就不必开中会，开20个人的会能解决问题就不要开50人的会。
规模较大的会议，议程安排上会有大会发言和分组讨论，且既有主旨讲话，又有总结讲话。大会发言不宜过多，5-8人即可，发言时间不宜过长，每位10分钟左右即可。大会发言是对讲话的补充或印证，要紧扣会议主题并与讲话精神相一致，不能想说什么就说什么，但又要选择不同的角度，不能都说些雷同的话。对分组讨论的发言要有明确要求，最好每人都有发表意见的机会，发言不能偏离主题，不能一个人说起来没完没了。
5.把握好会议的时机和节奏
应该开的会还有一个把握时机的问题，有些会开早了不好，开晚了没用，在最该开会的时间把会开了效果最好。我们要选择开会的最佳时机及节点，把会议开在最适宜而关键的时段上。
领导者开会要有时机意识，不能想开就开，办公室工作人员要当好参谋，提出适时的会议建议。
就开会的时机而言，大体可以分为3类:
(1)越早开越主动的会议；
(2)不能匆匆忙忙开的会议；
(3)不早不晚开在关节点上的会议。
开会还有一个把握节奏的问题，一个星期开上两三个会问题不是很大，但例如三四个会一股脑儿地接着开，看似效率提高了，但实际效果也打了折扣。
一个会议开多长时间也是要尽可能事先明确的，不只是通知某天某时开会，而是要告知会议开多长时间，大概什么时候结束，会议通知要写得清清楚楚的。
6.会议中的细节不可忽视
筹备会议要抓大事，但也要注意细节严谨周到，两者不矛盾不抵触。会务服务工作要做细，小到餐桌的摆放、空调的温度、会间的茶歇，该想到的细节都要想到。在会议的各要素中切不可低估了会议须知的用途，它包括会议的议程，还包括会议的具体要求，实际上就是开好会议的指南。会议报到时间、开会的时间、会场的地址、讨论的分组、会议纪律等，都要在上面写得明明白白。
会前的检查必不可少，要通过细节的把控落实会议管理和服务的要求，把完善补救工作做在前面，而不是问题出现了才去应急补救。比如话筒问题，话筒开没开，效果怎么样，事先都要检查好。