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环评报告拖延,无法如期交付,是多年来困扰环评行业的通病。
在任务饱满的情况下,环评师身上承担的课题不断累加,旧的结束不了,新的层层加码,甲方和市场部不断催促,压力大到濒临崩溃。
如何破?单纯加班吗?需要,但不解决根本问题。
1、Deadline是第一生产力
你可能也遇到过这样的情况,花了大量时间,项目进度还不到一半,被诸如甲方不配合、项目反复变更、缺资料、插入更急项目、为市场做技术支持、领导抽调帮助环保局解决突发事件、自己身体不适、心情不爽、状态欠佳等等,各种主客观问题羁绊而无法推进。
但是谢所一个电话打过来:
不行呀老徐,我也扛不住啦,郭董亲自给我打电话催进度,他们集团咱们合作了十多年,焦化报告本月底务必出来……
小郝,益海项目是综改区引进的重点工程,务必……what?图件全英文?想办法解决吧,一周后再不上会,环保局都要被管委会问责啦……
balabala……各种设定Deadline。
你被逼无奈一瞬间长出了智慧和决断力,想着不管怎样也得交出去,面对一团乱麻的项目开始梳理:
枝节?来不及细究的先砍掉;模棱两可的工艺路线?先帮甲方选定一个;支撑文件?否决不了报告的先不附;之前咨询了一圈专家,众说纷纭的措施方案?自己比选直接拍板……接着,踩点交付报告,踩点上会,竟然也顺利通过了?额手相庆——Oh, my God!
于是一次次验证了——“Deadline是第一生产力”。
2、行为压差
那么在Deadline到来之前,你大脑中循环播放着怎样的背景声呢?
务必做完,务必做完,务必做完!
所以你会想尽一切办法,果断放弃不必要的、涉险弱化或许会影响结果的部分。最后,无论之前认定多么复杂无头绪的项目,你的大脑都会自动调用密集思考力和快速决策力,迅速完成,按时交付。
如果我们平时也能够创设出类似Deadline的情境,会不会效率大增?
兰姆布林是美国一家计算机公司的总裁。冬季的一天他召集会议,供暖系统突然出现故障,室温很低。大家都赶紧发言想早点离开。结果,10分钟就解决了问题。
兰姆布林把这次会议的经历作为原型,找到了提高工作效率的好办法——在关闭供暖的会议室开会。这样,谁也不再说废话浪费时间,反而解决问题更快捷。从此,在经理楼层中出现了冰冷的会议室,而公司利润却增长了数倍。
上面事例中,因冰室设计为管理者创设了Deadline情境,大幅提升了效率。
Deadline情境核心之处在于“行为压差”,即在限定时间内做不完会承担什么巨大后果。有了这样的出发点,我们就能够开出解决效率低下的药方了。
3、7步法开启效率提升之旅
3.1.开展环评工作前
如何创设Deadline情境,利用行为压差来提高效率?
第1步. 让效率提升成为刚需
你身边的高手是否总能以比你快的速度完成项目?年终统计业绩,前几名也总是他们呢?
你是否想快速提交报告,却总是执着于细节,迟迟不愿定稿?
那是因为高效并不真的是你的刚需,你的大脑默许了自己思考和做事的速度,你看不到当下自己的损失。如何让效率提升成为刚需呢?只有明确提升效率的目的,立即承担效率低下所带来的后果。
第2步. 设定行为压差,计算“任务用时比”
一个人预期什么,就会不自觉的让预期成真。如果你深信自己不是读书的料,那么你再怎么“努力”也不会有好成绩。同理,如果你认为很长时间才能完成某项环评,即使有再多提升效率的方法摆在你的面前,也是些他人的“没用的经验”。
现在请你写下某项环评的预估时间,提出达不到所要承担的后果。试想,在往常用时的基础上缩短一半会怎样?如果你超时,又进入毫无限制的完美耗时模式,怎么办呢?设定行为压差,逐级放大超时成本。可以根据任务的实际时间和预估时间,计算“任务用时比”,根据比值大小来确定超时所应付出的代价。
通过“任务用时比”进行精准判断,还可以提高我们对于时间和任务量的敏感度,方便制定更合理的目标,并不断高频迭代。
3.2.具体工作中
第3步. 断舍离
断舍离原意是指把那些“不必需、不合适”的东西断绝、舍弃,切断对它们的眷恋。我们的时间有限,只有果断舍弃那些“不必需、低价值”的时间消耗,才能节省时间去做项目真正最重要的部分。请你以结果为导向,在限定的时间内找出20%的关键任务,并为其分配较大的时间比例。
远离不必要的需求,比如,不可沉溺于过度资料搜集而延误了整体进度,放弃反复在细节处打磨而无视全局推进的完美主义。
请你在工作过程中留心各种浪费时间的举动,并尝试觉察你的内在需求,是缺乏耐心?兴趣太泛?谨小慎微还是追求完美?记录下你的举动、内在需求和延误的时间,会帮助你逐渐远离这些需求。
第4步. 番茄工作法:保持专注
番茄工作法就是每集中精力工作25分钟,休息5分钟,是用合适的时间颗粒度,来保证注意力专注的一种工作方法。
请你尽量将任务的预估时间设置为一个到多个番茄钟,番茄时间屏蔽外界的干扰,大脑高速运转,只为完成任务目标。番茄间隙可以休息恢复精力。
第5步. 限时完成
先完成,再完美。一鼓作气,在完成初稿之前,不要纠缠于细枝末节。不要回头看,不要品味,也不要修改。
用最快速度完成初稿,然后再完善。利用“暗时间”进行思考,同样地,在修改或巩固阶段,也要设置时间限制,调用内在资源,挑战限时完成的能力。
3.3.环评工作结束后
如何优化流程,并保证效率反馈体系的运行?
第6步. 效率复盘,建立SOP
请你分析该环评任务各部分的时间分配,哪些是最重要的,哪些是没有必要的,找出主要的决策依据,积累和优化标准操作流程SOP(Standard Operating Procedure)。
可以将每个重要任务的经验总结成标准操作流程SOP,具体到:
每个步骤需要做什么,要用什么资料,需要和什么人对接,需要注意什么,需要做到什么品质,需要给下一个步骤交付什么成果,都进行整理。
这样一来,我们就可以把许多“脑力劳动干成体力劳动”,做常规的非创造性工作的时候,按部就班地去做,不仅不会犯错,还干得又快又好。
第7步. 承诺兑现
你在一段时期内,会挑战多个任务,请你在每个任务结束后,对实际消耗的总时间进行累加,并与预估时间对比,计算平均“任务用时比”(如下图),再根据预先的时间设置兑现承诺。例如,我设定的任务A用时比挑战是1.5,实际任务用时比若大于1.5,我就履行群发红包150元的承诺,任务用时比小于1.5,我可以奖励自己看一集美剧。
4、总结及说明
本文的重点在于挑战“任务用时比”,主动制造“行为压差”,逐级放大超时成本,通过履行承诺来提高效率。
本文提到的“7步法”为:
工作前:1 效率刚需—2 行为压差
工作中:3 断舍离—4 番茄工作—5 限时完成
工作后:6 复盘&SOP—7 承诺兑现
本文提到的效率提升7步法,即便不能一次性做到,也要保证效率提升的最小循环,即:行为压差—断舍离—限时完成—承诺兑现,经过反复高强度的练习,你会发现自己变成了一个环评快手。
本文主要用于个人在环评任务方面的效率提升。如果拉长时间长度,我们还应该多思考战略层面的问题,从本质上来提升我们的工作乃至人生的效率。
鸣谢:
本文改编自六分之一社群联合创作文章:简单7步,让你的工作效率爆表 - https://www.jianshu.com/p/5232a183049e