《项目管理精华》读书笔记（下）

第四章 项目规划：设计清晰的路线图，确保做出明智的决定

设计风险管理策略

根据墨菲定律，“任何可能发生的事，终将发生”，因此，与其在问题发生后追悔莫及，不如为所有可能发生的问题做好准备，诚然，有些风险不可避免，但通过风险管理策略，你可以将它的影响降到最低

确定风险

风险评估结果可能会影响项目的规划，因此要将每个风险的影响评估完，再组织项目时间规划

风险评估

影响 × 可能性 = 实际风险

在评估的过程中，你能够意识到哪些风险必须制订对策，而哪些风险发生的可能性相对较低

工具：风险矩阵

控制风险

工具：风险TAME

T转移风险：将它转移给第三方

A接受风险：了解风险，当风险发生时给予解决

M降低风险：降低风险发生的可能性或影响

E清除风险：尽你所能将风险解决

工具：风险管理规划

风险

风险得分

解决策略

负责人

设计项目日程表

目标拆分架构（WBS）

后续行动

确定项目团队

预测每项工作所需时间

确定关键路径

制订项目预算

制订WBS

工具：思维导图

工具：线性列表

工具：便利贴

为工作排序

依存关系

指一项工作必须依赖于另一项工作

一个开始到结束之后一个才能开始

同时开始

同时结束

确定项目团队

把合适的工作分配给合适的人

预计每项工作时长

工时不等于工期

乐观时间

最可能完成时间

悲观时间

工具：里程碑

确定关键路径

设计项目预算

设计沟通计划

沟通计划包括决定利益相关方的信息和沟通需求：谁需要什么，什么时候需要，怎么样讲信息提供给他们以及有谁提供

工具：项目沟通计划

内容沟通类型

人员包括发起者和接收者

方式包括方法和渠道

时间包括具体的时间和频率

总结

技巧：评估风险

工具：风险矩阵

技巧：制订风险管理策略

工具：TAME风险

工具：风险管理方案

技巧：制订项目日程表

工具：思维导图

工具：线性列表

工具：便利贴

技巧：制订项目沟通计划

工具：项目沟通计划

第五章  执行项目：确保团队发挥最好水平，全力以赴完成任务

建立团队责任机制

这种定期责任汇报机制是成功执行项目规划的关键，有了定期责任汇报机制，团队就能势如破竹，每个人都知道什么时候提交什么成果，以及怎样实现这种成果；没有哪一个人单独负责，也没有哪一个单独获得荣誉或承担失败，每个人都共同前进，每一个需要帮助的人都能够得到整个团队的支持

工具：团队责任例会

通过审视整体的项目规划，能够让团队把项目当作一个整体

要求团队成员汇报上一周完成的工作情况

通过项目成员不断完成新的工作，来保证项目前进

让项目经理了解哪里存在困难

如何让其他人对工作负责

先聆听

让团队成员说明为什么没有完成任务

展现尊重

通过换位思考理解对方的处境

明确期望

重新布置任务，更新截止时间

承担责任

让团队成员知道项目团队在乎每个人的承诺和职责，他们是项目成功最重要的一部分

举行绩效对话

偶尔，你也需要单独与团队成员进行一对一责任例会，这就是绩效对话

工具：对话计划表

我的目的是什么

为什么要开展这次谈话

事实是什么

在说明每个事件或对方犯的错误时，要有理有据，最好能够举出例子

影响是什么

要想好每件事的影响，以便让团队成员对项目的整体情况有所了解

总结

技巧：形成定期责任汇报机制

工具：团队责任汇报会议

技巧：举行绩效谈话

工具：对话计划表

第六章  项目监管与控制：及时了解项目进展，应对风险与变化

时刻注意项目状态

监管和控制环节是为了确保项目按规划进行，保证时间、预算和质量

让利益相关方了解项目状况

工具：项目进展报告

有效地应对管理项目范围变化

防止范围扩大

变化的目的是什么？

影响是什么？

如何实现改变？

工具：项目变更需求

展现尊重

怒摔别人的变更建议或者在背后说建议者的坏话并不能起到任何作用，所以要做一个有涵养的人

先聆听

必须了解变更的内容和原因，必要时可以向主要利益相关方提问以便澄清

明确期望

使用项目变更需求来确定该变更给费用、时间、质量等带来的影响

承担责任

你需要对原有的项目规划的执行负责，明确说明你必须做出调整，并将其加入规划中，确保利益相关方十分明确局限性变更带来的影响，如果有影响，让他们对项目变更需求给予批准或否定

总结

技巧：让利益相关方了解项目的进展

工具：项目进展报告

技巧：有效地管理项目范围变化

工具：项目变更需求

第七章  结束项目：衡量成功，持续改进

为什么要结束项目

工具：项目结束清单

评估代办项完成情况

任务评估清单

是否达到了项目的目标？

是否对最终的结果满意？

是否按时交付？

花费是否值得？

是否成功地预测及降低了风险？

有什么改进流程的建议？

完成采购流程

换句话说，就是确保你完成了项目最初的所有条款

记录应吸取的教训

哪些地方做得好？

哪些方面可以改进？

我们遇到了哪些不可预计的风险？

我们需要怎样改进流程以实现未来的预期？

建立项目档案

公布项目成功

人们喜欢专属的感谢，针对个人的感谢能够让人牢记

举办一个简单的庆祝会，请参会的几个或所有主要利益相关方对项目的成功发表讲话。准备一些零食或食品来犒劳大家，为每个项目成员准备一份感谢词，让他们知道你期待与他们再一次合作

总结

技巧：任务评估清单

技巧：确认完成项目范围

技巧：完成采购流程

技巧：记录应吸取的教训

技巧：向主要利益相关方提交最终项目进展报告并获得所需的签字

技巧：建立项目档案

技巧：公布项目成功

技巧：通过颁奖和表扬庆祝项目结束