时间管理案例分享

这是在熊猫小课上的时间管理课程内容，分享给大家，希望对大家有帮助。

案例分析：小任的一天（１） 早上９点，部门的新晋管理者小任准时来到公司，便收到李总的通知，让他做一份介绍公司的PPT。接到任务后，小任就在网上下载了PPT的模板，开始制作。过了一个小时，同事走过来打断了他。 任哥，我们去会议室讨论下给客户的方案吧，就是昨天签的那个客户。 小任看了看PPT，觉得时间还早，可以开完会再接着做。 好，我拿下笔记本。 一个小时后…… 终于开完会了！唔……刚刚这页PPT我是打算怎么写来着？小任忘了之前的思路，又开始重新构思PPT框架。这时，同事小何又走了过来。 任哥，刚刚我把我们讨论的结果和李总汇报了下，然后他说让你把早上交给你的资料复印几份。 小任急忙起身，整理好资料一跑到复印机。不巧的是，复印机又卡纸了，小任找到王工帮忙解决，修完打印机后才反资料复印好。这样一上午忙忙碌碌，很快就到了吃午饭的时间了，PPT的框架还没搭好。 案例总结（１） 可以说，小任在时间管理上几乎是空白的，他的工作状态是“随波逐流型”：出现什么新任务，就立马去完成。 这样的工作状态，会容易让自己的工作被打断。每次打断都会分散自己的注意力，导致效率的降低。而且，什么事情都做，其实相当于没有抓住工作的重点。花费大量时间在打印文件这件事上，也是很不明智。 随波逐流型的人，看似很忙很积极，但细究起来还蛮可悲的。 嗯，我也体会到了，看上去虽然忙忙碌碌，但实际上并没有多少工作成果。 是啊，假如小任有一定的时间管理能力，我们来看看他会怎么做。

案例分析：小任的一天（２） 早上９点，部门的新晋管理者小任准时来到公司，便收到李总的通知，让他做一份介绍公司的PPT。假如小任有一定的时间管理能力，我们来看看他会怎么做。 接到任务后，小任就在网上下载了PPT的模板，开始制作。过了一个小时，同事小张走过来打断了他。 任哥，我们去会议室讨论下给客户的方案吧，就是昨天签的那个客户。 小任看了看PPT，心想自己计划早上起码要完成PPT的框架搭建和素材整理，估计还要一个小时。 嗯，这个方案是需要下班前提交的是吗？我目前手头还有一项工作还要１小时左右。我们十一点十分开会，然后下午确定最终方案，可以吧？ 你可以把想要讨论的问题和重点先标出来，到时候效率更高些。 好的，我过会找你。 小任继续做PPT，过了一会，李总来电。 小任啊，早上给你的资料，你都复印几份，送到我办公室。 好的，什么时候要，需要几份？ 明天见客户要用的，４份就行。 明白了，下班前给您送过去。 小任在便利贴上记下这个任务，继续做PPT。 早上十一点，小任已经初步确定了PPT内容框架；十一点十分去开完会后，他顺便将资料复印完成。 案例总结（２） 小任在时间管理上已经做得不错了，他的工作状态是“高效率导向型”：对于任务的优先级有自己的判断标准，且懂得怎样就会临时任务，以保证各个任务都能高效完成。这样的人能快速地完成任务，在同事和上司的心里树立起有能力的职业形象。 感觉第一个案例和第二个案例遇到的事情差不多，但有无规划，便导致了两人的结果大大不同。

案例１：有什么做什么 　　　　时间不够用 案例２：合理的安排时间节奏 　　　　能快速完成工作任务

第二个案例中，小任具备了一定的效率和价值思维，但主要侧重于提高效率。 我觉得我能做到这样，就很不错了。 其实，如果能更深刻地理解时间管理思维，小任还能做得更好。

案例分析：小任的一天（３） 早上９点，部门的新晋管理者小任准时来到公司，便收到李总的通知，让他做一份介绍公司的PPT。假如小任能更深刻地理解时间管理思维，我们来看看他会怎么做。 接到任务后，小任并没有马上做PPT，而是先思考了几个问题。 １．目前公司的业务侧重点在哪？目前的战略规划如何？ ２．我的部门在公司业务中扮演着什么角色？我可以怎样帮公司达成目标？ 通过思考，小任得到了两方面的价值。 思考的价值：１.在构思介绍公司的PPT时，他可以站更高看更远，思路也更清晰：公司目前在做什么；以后会做什么；PPT中，哪些要说，哪些不说，哪些是重点，哪些只要提一下即可……2.在制作PPT时，可以结合公司内容，思考自己部门的发展方向。有了这些思考，制作PPT的时间可以一箭双雕，即完成了工作任务，又完成了作为新晋管理者一些必要的思考。     

现在回到任务上：李总需要我做一份介绍公司的PPT。 从这个任务入手，小任又给自己抛出了下面几个问题：

小任的思考（2）：这份PPT是为什么而做？合用于什么场景？目标受众是哪些人？如果可以，我要怎样做得更好？ 第一个问题，可以让小任在构思PPT时，确保核心方向；中间两个问题，则让他可以确定演讲的调性和表达方式；最后一个问题，能激发发散思维，产生灵感。

（想）好，那我先写个任务清单。

小任的任务清单：1.和李总简单沟通，确认PPT确切的目的、受众以及和公司发展的关联；2.如果需要，询问鼠大王员以及收集相关资料，整理成PPT的素材；3.完成上面两个步骤后，开始制作PPT，并在构思阶段和李总确认。 接到任务后，小任就在网上下载了PPT的模板，开始制作。

过了一个小时，同事小张走过来打断了他。 任哥，一起去会议室讨论下给客户的方案吧。

我想，我们现在的提案还没和客户沟通过，没有充分了解客户的想法，有被否决的风险。 老朱说他明天会再次拜访那个客户。如果先让老朱去了解下客户对这些提案的想法，我们在确定具体提案时就更有针对性了。 所以我们可以把初步方案中的思路提取出来，再将一些关键的点整理成一个问题清单，让老朱明天和客户碰一下。 等明天拿到客户反馈，我们再开讨论会议。

嗯嗯，你说得对，我先去给老朱准备一份清单。

小任很明白，方案不仅要为客户创造经济效益，更要能满足客户需求。所以，他想到在确定具体方案前，最好和客户沟通下。这其实和他做PPT时的考虑是相似的——站在更高的角度思考“价值”。

小任继续做PPT。

过了一会，李总来电： 小任啊，早上给你的资料，你都复印几份，送到我办公室。

好的，什么时候要，需要几份？

明天见客户要用的，４份就行。

明白了，下班前给您送过去。

小任考虑到这件事比较机械，便委托了部门实习生阿美帮忙，下午再请她喝咖啡。小任专门制作PPT，到11点50的时候，就完成了初稿。 （想）还有10分钟，就提前想想明天老朱可能会带回来什么反馈吧，然后下午再完善一下PPT。

小任的思考（3）：老朱带回的反馈有几种可能？这几种结果发生后，分别需要对方案做怎样的调整？最糟糕的情况是什么？万一发生了，如何应对？现在可以提前准备吗？ 小任思考完毕后，将想法记录在了笔记本上，就到了中午12点。

案例总结（3）：这个案例中，小任的时间管理更上一层，他的工作状态是“高价值导向型”：接到任务后，不会马上执行，而是先理清任务背后的目标和价值所在，并提前预测未来的一些变化，然后做对任务最有价值的一些事。 这样的工作习惯，不仅可以让你事半功倍，而且还能让你成为所在团队的主心骨。

对比第2个案例，现在的小任具备了效率和价值思维，因为他不断深入思考如何创造更多“价值”。

  所以，提高单位时间内创造的价值就是要追求双高：高价值×高效率。 而这个平衡，是需要在行动中达成的。正如爱因斯坦说： Life is like riding a bicycle. To keep your balance,you must keep moving. “生活就象骑单车，想保持平衡则必须努力前进。”

其实时间管理就是这样，在价值和效率之间寻找平衡。