引自 《把时间当朋友》
你真的会打电话吗
无论是学习、工作还是生活，我们面临的任务大都是重复性的。要想加快执行重复性任务的速度，只需在遇到重复性任务时先将其做完一次，然后马上总结、整理，搞清流程，再靠进一步的实践把它变成“闭着眼睛也能做好”的事。这是提高效率、减少失误的根本手段。
在这里，我拿拨打工作电话做为例子，而且我认为，这是最好的一个例子，因为几乎没有人认为自己“不会打电话”——“怎么可能？我怎么可能连打电话都不会？！”
场景一
大多数人是在有事的时候抓起电话就拨。可是，等等！你凭什么确定对方现在就可以接电话？每个人的工作习惯、工作时间都不相同。例如，身处管理层的人通常可能需要参与更多的会议，日常工作也更加繁忙，所以，给他们打电话的时候，最好的通话时间很可能是在上班时间的前半个小时，因为他们通常是准时上班的，而半小时之后，他们要么去开会，要么正忙于处理其他事情。而另一些人（尤其是那些从事与设计相关的工作者）往往是夜猫子，上午11点以前给他们打电话很可能会令他们大为光火，而在凌晨给他们打电话他们却不一定会觉得意外。
应对这个问题的一个良好习惯是在电话簿中加上备注，记清此人通常情况下方便接电话的时间。另一个建议是，在无法确定对方是否方便接电话的时候，可以先发一条短信过去：“请问您方便接电话吗？我是×××，有关于×××的事情找您。”其实，最好能在手机里做一条这样的短信模板，以备随时调用。
场景二
大多数人在有事的时候抓起电话就拨。等等！你准备好要说什么了吗？你是否很讨厌这种情况：刚刚放下听筒两秒钟，电话铃又响起来，接通后听到对方说：“真不好意思，刚刚忘了……”遇到这种情况，我想很多人都在礼貌地回答“没关系”的同时，默默地在心中把对方划入“不靠谱”的那一类……
应对这个问题的一个好习惯是在电话旁边摆上一个便笺簿和至少一支笔，以便在打电话前罗列通话要点。通话时，每当说完其中一个要点，就在对应位置做个标记。这样可以确保通话逻辑清晰，也可以避免遗漏重要信息。另外，这个便笺簿也可以用于记录通话过程中对方所提供的信息。记笔记很有必要——相信我，大多数人的记忆力是不可靠的。生活中，去超市买东西回来之后发现少了一两样，顶多生一会儿闷气；但是工作中，如果遗漏了一件事情却可能导致你失业，进而连续好几个月都没办法再去超市买东西。
经常使用手机的人同样很有必要随身携带纸和笔。把电话、纸、笔一起放在随身的一个特别的地方可以帮助我们节约很多时间。回忆一下我们见过的这种场景：有人手忙脚乱地翻着包，用耳朵和肩膀夹着手机，嘴里说着“您等一下……对不起……”接下来看到的说不定就是那人好不容易找到纸和笔，却发现笔不能用……
很多时候我们都会发现“智能手机”里的笔记软件是无济于事的，因为手机被拿在手中，贴在耳边，并无机会用眼睛看到手机屏幕，更别说在上面记笔记了……
场景三
大多数人在有事的时候抓起电话就拨。如果对方没有接电话，就只好暂时作罢，往往到了第二天，才发现自己忘了还有这回事……也许一不小心就已经耽误了大事。如果工作电话没有拨通，那么最好用手机给对方发个短信，简要说明一下事由。尤其是当你用公司的分机电话拨出去却没找到人的时候，对方可能由于种种原因错过了电话，但回拨时却只能找到总机——因为他不知道正确的分机号码。这是一个极其简单的“想办法站在对方的角度思考”的实例，可我经过观察无比惊讶地发现，人们十有八九不知道正确的做法。很多人因为跌入这样简单的陷阱而耽误很多事情、错过很多机会，却不自知。
场景四
大多数人在有事的时候抓起电话就拨。电话接通之后直接切入“正题”，而对方犹豫了一下：“不好意思，请问您是？”如果你拨打的是手机号码，不要以为对方的手机里一定存有你的电话号码；如果你拨打的是固定电话号码，不要以为对方一定能一下子听出你的声音——哪怕是再熟悉的同事。对方可能刚刚换过手机，通讯簿正在恢复阶段；也可能正身处嘈杂的环境，无法听清你的声音……打电话时最莫名其妙的开场白就是：“是我……”。更有甚者，有些人自以为是到连这两个字都不说。私人电话也就算了，工作电话切勿如此。另外，给联系不是很频繁的工作伙伴发短信的时候，在末尾加上自己的姓名是一个并不麻烦并能省掉很多麻烦的好习惯。
场景五
大多数人在有事的时候抓起电话就拨，而全然不考虑之后要沟通的内容里是否有很多必须要用笔记录的信息，如电话号码、邮件地址、通信地址，甚至一些工作中所必须的复杂参数等。你凭什么确定对方现在手边恰好就有纸和笔，可以随时记录？就算对方手边恰好有纸和笔，在电话中交代这类复杂的信息也经常出错。所以，有经验且善于替对方着想的人会这样说：“……您不用记的，我只是先告诉您。随后我会通过邮件（或者短信）给您发个备忘……”
说到这里，相信大家应该能够理解：其实，真的没有人不会打电话，只不过绝大多数人会的确确实实只是“抓起电话就拨”而已。
有心人拨打工作电话是有技巧的。
确定对方最可能方便接电话的时间（难以确定的时候先 发短信询问）。
在拨打电话甚至发短信询问对方是否方便之前准备好一 切计划沟通的内容，作好检查列表放在手边，确保沟通 过程中不会遗漏要点。
通话前把重要信息整理成电子文本，在通话中做必要的 更新，通话结束后，马上通过电子邮件将备忘发送给对 方。
若对方没有接电话，则给对方发署名短信告知详细事由， 并做好记录，防止自己遗忘此次沟通任务。
……
为常见任务制定流程是一个必须养成的习惯。一个人在梳理流程的过程中，会不由自主地思考个中细节。有些人做事仔细，其实只不过是因为他们很早就养成了这个简单的习惯而已。而另一些人，总感觉自己够聪明，却在实际工作中频繁出错，也只不过是因为他们尚未养成这个简单的习惯而已。这个简单的习惯，日久天长，会让人与人之间产生巨大差异。观察一下身边的人群，你会很容易地找到无数例证。