如何有效整理信息?一本笔记解决信息收集、整理、应用全过程


阅读陈春花老师《大学的意义》,她指出管理学提供了两个价值:问题的框定与复杂问题的简单化。由此可见,不论是管理国际化巨无霸企业,还是企业员工自我管理,都将指向两个价值的实践。

基于以上的思考,我复读了奥野宣之的《如何有效整理信息》一书,并从解决应用出发,重新审视了书中提供的方法,结合近年来我阅读过的其他信息整理书籍,奥野宣之提出的“一元笔记法”不失为一种将复杂信息简单处理应用的好方法。

记得阅读《达芬奇传》时,书中提出达芬奇一生记录了7200多页笔记。笔记记录了他迸发灵感的过程和收获的新知,用可视化的方式呈现出来。这些笔记虽不是精心制作的成品书,却让后人领略了大师缜密的思维和一丝不苟的记录方式。

我们不敢说成为一个需要被后人研究的人,但与我们自己,记录笔记正是记录成长的方法之一,对日后复盘起到夯实确认的作用。

当前火爆网络的奥奈尔笔记法思维导图法等都在某个面向的应用大有可为,但其局限性也较为突出。比如思维导图法,适合框架思维梳理和记忆,但不适合记录信息量大的思考细节,再比如奥奈尔笔记法,用相对固定的框线书写,适合专业学习梳理总结,但对日常生活的琐碎记录会显得生硬。

奥野宣之的一元笔记法绝妙之处,在于它打破了不同类型笔记术需要建立不同本子、采用不同页面设置和使用不同记录工具的局限,回归最质朴简单的方法,放下完美笔记的思维局限,化繁为简,用一个通用笔记本,记载生活的方方面面。

1、明确做笔记的初心——为什么做笔记?

前几天和女儿分享“一元笔记法”,我们俩回顾了做笔记的初心,总的来说有以下两个考虑:

❶需求记录。需求记录很广泛,课堂笔记、读书笔记、生活记录、记账、日程等都算。记录的目的主要是梳理工作生活,让自己明晰重要事件完成情况,或者纯粹是整理信息。此种初心,记录内容的重要性大于记录形式。

❷兴趣记录,特指手账爱好者。以记录为依托,实现自己的可视化笔记畅想。此种初心,记录形式的重要性与内容并重,或者更胜一筹。

大多数人是第一种笔记初心,本文也主要考虑的是第一种初心选择笔记术和方法。

通过我的观察,写笔记之前需要消除几个顾虑

笔记字体必须拿得出手。大家深受儿时教育“没有一手好字拿不出手”的思维限制,自我评价写字不漂亮,便不愿意落在纸面上。笔记是个性化产物,目的是记录信息,如果在意别人的评价,不过是给自己懒得写笔记找借口。

笔记框线不能乱写乱画。不同笔记的框线,反而成了想象的限制,让很多人局促不安,不知如何下笔。建立“我的本子我做主”的决心,随手记,在记录中反思和觉察,让笔记本作用最大化。

笔记本要满足所有需求。我们经常对笔记本期待太高,每次信誓旦旦建立本子,很快发现不适应实际,弃之一边。完美的本子是不存在的,只有在使用中不断完善细节,才能找到适合自己的笔记法。

最近深感,在坚持一些事情时,最难的不是完成事情本身,恰恰是头脑中无处安放的胡思乱想。

2、用笔记展现真实的生活——如何做笔记?

当我们打破了笔记记录的顾虑,实际上是打破了思维的诸多限制。对生活的分类可以足够细致,但也可以粗线条。在粗放的同时不断总结细致所在,寻找做笔记的舒适感。下面我介绍一下奥野宣之一元笔记法的具体内容。

一元笔记法,简而言之,是用一个大本子记录全生活内容——不论是否“杂乱”,先记录下来,如此一来对生活增加了掌控感,随时把头脑里的念头“清空”,让自己轻松自在。

书中一句话让我哑然失笑:一元法是一种绝不会漏洞的方法,原因是它从一开始就浑身漏洞。

——这句话恰好说明,没有一劳永逸的方法,唯有付诸实践,才能不断完善,形成个体受用的经验。

第一个步骤:准备一个笔记本。

作者曾采用A5和A6大小的笔记本。要记得,“尺寸”和“移动性”是无法两全其美的,因此只能根据自己的需要决定。

本子内页建议空白,没有限制。作者也用过格子本,也是不错的选择。

大家不用担心本子选用不合适,影响笔记效率。勤于记录,本子很快用完,那些心仪的本子都可以成为一元笔记法的载体。

第二个步骤:按时序法书写记录生活。

如果把生活看作一套绵延不绝的书本长卷,那每天的记录便是长卷中的若干页内容。记录的内容包罗万象,把笔记称作“时间的档案”更为贴切。里面不仅有文字记录,还会有旅行过的票根、喜欢的风景画,作者甚至在游记感悟一侧贴了纪念币。

一元笔记法的优点是限制少、开放性大,在大的规则之下,给了写作者充分的自由,去遇见和创造自己的笔记生活。下面分享作者一些笔记方法:

标注日期。所有事情按时序记录,采用6位日期记录法:年份后两位+月份两位+日期两位,一般写于笔记的左侧、事情的开端。例如:2020年2月23日记录的内容可以写为——[200223]书评《如何有效整理信息》。

应用时间分割线。所有内容写在一起,难免有些“视觉疲劳”,索性应用分割线,把按天、事件,把时间分割出来。如果日期过了一天,则选用“——×——×——×”分割,当日记录内容分隔可以用“——————”标识。以此来体现使用节奏,提醒自己日期递进。

对常用记录内容采用略写标识。为了方便快速翻阅检索信息,总结自己常用的笔记内容,用略写内容标识出来。略写可以采用首字母法、地名简写法、常用符号法或者自己设定的“专属简写码”,如此一来,笔记只有自己能解读了。

首字母略写法为例,R——阅读,M——电影,T——电视,会——会议,P——计划,素——素材,A——想法,E——饮食等。

灵活应用笔记本,应对不同时限、场景的需求。刚才说了,没有完美的、便于携带的笔记本,我们可以自己想办法弥补记录不便的现实。

为了承载生活的细节,我们选用的笔记通常都比较大,不便于随身携带。作者的做法是不受形式和载体的拘束,用便签纸、名片等随手记录,另选时间粘贴在笔记本上即可。

如果笔记内容没有思考好,只是一晃而过的思绪,也可以不管三七二十一记录下标题,留下书写空隙,以期复盘的时候补足内容。如此一来,笔记便有了承载捕捉自己真情实感的功能。

根据场合使用不同的笔。作者认为无需明确内容和笔迹颜色的匹配,给记录增加负担。按照携带便利性,在不同的场合选用适当的笔即可。比如在课桌前用钢笔和铅笔;外出或出差用油性圆珠笔;在家中使用五颜六色的签字笔等。

笔记本“黄金地段”使用法。通常笔记记录完成,只剩下第一页和最后一页的空白处了。这是无需翻阅即可浏览的“黄金地段”。作者通常会将自己的“珍藏品”粘贴在上面,比如孩子的照片或者涂鸦、旅行的图片等。

打造开放的笔记本。本子内页除了记录,还可以粘贴资料或票据。对于还没有理解的文件资料,“先贴为妙”,A4纸亦可折叠收入;日常收据和宣传卡片贴在相应记录下面;新闻裁剪后粘贴等。

读书笔记法。我曾详细介绍过作者另一本书——如何有效阅读一本书》中的“葱鲔火锅式笔记法”,详见另一篇公众号。这里举例带过。

如[180114]《如何有效阅读一本书》/[日]奥野宣之/江西人民出版社/7.5/阅读工具书

○图书都是有重点的,没有必要从头到尾详读。重要的是不管篇幅多少,都要下点功夫让自己对读过的书有点印象。即使只记下这本书的作者、书名、阅读时的情景或是做些摘抄都好,要坚持写读书笔记,这是最有效的读书方法。(摘录)

☆通过作者的介绍,我理解了最简单也是最有效的方式正是读书笔记法,即便是一个书名,也让度过的书成了一次看得见的体验。(感受)

○……

☆……

第三步骤:复盘笔记内容。

阅读笔记。对感兴趣的内容采用帮助记忆的标记。实线,有意思的、客观重要的部分;波浪线,非常有意思、主观重要的部分;圆圈,需要记住的名词、关键词、关键数字等。

完善笔记。上面提到过会有些开放的笔记记录内容,补充完善也是复盘的一部分,会让记忆印象加深,或者会牵引出其他兴趣点。比如就某个时事新闻补充报表、统计、名词解释、图标等基础信息,旅行笔记补充上珍爱的照片,读书笔记增添书籍腰封和知识卡片等。

完成记录笔记→阅读笔记→完善笔记的过程,如同对笔记内容进行了三次学习,印象深刻的内容已经记个七七八八了,有待日后将思绪连点成线,连线成面,有效利用信息。

3、整理加工信息——如何活用素材?

前期用简单易操作的方法把生活方方面面的信息纳入了笔记中,如同用日志留住未经加工的生活,还原了生活的本色。

如此一来,也便消除了记笔记带来的选择压力,启动了日常对细微事件的思考,也促进了文字的输出。——看上去只是记笔记,其实带动了诸多方面的改进。

那信息已然纳入“囊中”,该如何应用呢?

作者介绍,创意信息应用通常有五个步骤:收集、咀嚼、发酵、顿悟、具体化。

收集——积累常识与作为研究课题的知识。一元笔记法即可完成信息收集的基础工作,让日常生活的内容变成素材。此间需要保持一个平和的心态,不对日常记录的价值进行评判,静静等待未来某一天这些“无所谓的构想”“不值得一提的疑问”会变成应用的主题。

咀嚼——阅读、回想、深入思考积累的信息。从前往后的复读笔记,会接触到自己过去的思想,与过去的自己对话,让长久以来的问题意识浮出水面,可以进一步加深思考。每次复读,都尝试增添新的发现,久而久之会让思绪慢慢地“匍匐前进”。

发酵——脱离课题,在潜意识层面思考。使用卡片重组信息,可以在重读过程中,将设定主题的内容用小卡片记录下来,待积攒了足够的量后,在桌面排兵布阵,找寻可用线索。也可以用笔记复印件剪贴的方式重组信息,更加便捷。

顿悟、❺具体化——将创意化为成果。这条是重复以上三个步骤不断实践产生的结果。勤于思考,思考才会逐渐深入,勤于书写,书写才会妙笔生花。

我的感触是,持续做一件事需要简单的初心和步骤——重要的是持续做,而不是内容的多少。相信时间和行动的力量。

4、建立检索机制——如何有效整理信息?

作者一年会使用十几本笔记,而且有十年以上的笔记历程。那如何检索笔记中的有效信息呢?

作者每用完一个本子,都会在书脊和切口处做记号。同时,他会给自己的笔记本最前面或者最后面加上目录。目录通常是手写的,一页纸中间打一条竖线,按日期把重要事件列明即可。

同时为了方便查找,可以将某一类笔记在切口同一高度逐页粘贴上标签或胶带,代替目录。在切口处涂上相同的颜色也可以方便查找。

除了制作目录,还有一个更符合当下信息检索的方式,就是逐一将笔记目录内容录入EXCEL表格或WORD里。如此一来,面对跨年份和月份的笔记内容,通过文档检索更加精准和高效。

说实话,看到作者笔记本索引方式,深感简单平实。当我们四处寻找高颜值、高效率的工具时,其实回归笔记本身,用简单的方式即可解决

以上就是一元笔记法的主要内容。除此之外,作者还介绍了一些笔记本花样技巧,比如制作小口袋,装订橡皮筋和绘制、穿插日程表单等。

一如开篇我们提到的,笔记是个性化的,如何写,写什么,怎么用都是个人的选择。目前我和女儿(13岁)都在尝试一元笔记法,尽可能物尽其用,发挥笔记承载生活琐碎之处。

同时,我也将笔记作为呈现真实思考状态和自我觉察的工具,笔记用心程度让我更直观看到当下的心理状态和对过往的在意程度。

通过对生活细枝末节的记录,越发感到自己零星思绪的价值。因为这就是我,我的思考,是个体的真实体验。我相信真实的力量。

由此,我分享了《如何有效整理信息》的主要内容,希望对大家有帮助。

以上

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