静待花开20
静待花开20

2021-03-16读书笔记

《整理的艺术》

❤️整理是一种工作流程设计。

❤️这世上没人会认为整理东西是一件愉快的事吧，就像这世上很少有人认为学习是件令人心旷神怡的事。

❤️能够将一切打理得井井有条的人，就是能设计出漂亮整理流程的人，也可以说是非常优秀的设计师。

❤️这世上没有什么天生就具有创造性的工作，只有能让工作变得有创造性的人。

❤️整理术 01：

打印的纸质资料要毫不留情地废弃。

❤️习惯是一种非常可怕的东西，人们总是会惯性地将分发的资料保存下来。这种行为并非基于理性的行为，而是单纯地基于一种习惯：“因为我以前都是这么做的”。要改变这种习惯，就要改变自己的思维方式，将“既然电脑中已保存有电子文件，再保存纸质资料就是一种浪费”这种认识实实在在地刻进自己的脑子。因此，在资料架汗牛充栋之前，大家要毫不犹豫地将打印的纸质资料扔掉。

❤️有些情况只是例外，我们原则上还是应当毫不动摇地坚持“及时废弃打印的纸质资料”，这样才能改善办公环境。

❤️整理术 02　

用电子邮件共享、保管会议资料。

❤️现代人已经越来越习惯用电子邮件共享信息和资料了，所以你完全可以拜托别人不要提供纸质资料，而是把电子版发给你。这样做一点都不失礼，而且收到的电子文件不仅便于保存，还能立刻转发给其他人共享，简直是一石二鸟，非常便利。

❤️有人担心自己的文件被篡改或盗用，因此不太愿意提供电子文件，现在只要用PDF格式发送就没有这种后顾之忧了。如果你担心机密事项会泄露出去，再给文件加个密码就万无一失了。

❤️用电子邮件互发资料，发送记录就能作为邮件自动保存起来。

❤️用电子邮件附件的方式互发资料，还可以将电子邮箱直接变成文件资料数据库。这种数据库非常便利。

❤️用电子邮箱管理文件的优点

① 可以按时间顺序对邮件进行严格管理。

一般来说，我们每保存一次文件，其最后修改日期都会被更新，以后就看不出修改记录了。但如果是电子邮件的话，邮件的收件日期是不可更改的，因此所有文件都能严格地按照时间顺序排列。

② 可以用发件人进行搜索。

我们可以在邮箱中用发件人来搜索文件。即使文件名相同，我们仍然可以通过不同的发件人进行区分。

③ 参考邮件内容可以回忆起当时的状况

查看邮件内容，我们就可以获得一些与文件相关的信息，诸如“已修改……”“已添加……”等，这样我们就能清楚地把握这个文件的状态了。这也是一种非常强大的优势，如果将文件保存到电脑中，脱离了当时交流的语境后，再了解这些文件的相关信息就相当劳神费力了。

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