办公室哲学（43）｜大型会议之预演法

大型会议，因为事情较为繁杂，但每个环节又都不能出错，所以，要掌握合适的工作方法。

比如，预演法。

像彩排一样，从引导领导进入等候室开始进行推演，领导大约几时到、谁引导、谁陪同、几时开会、谁倒水、谁讲话、谁主持等等。

对于有多个阶段的会议，则要做好会议的衔接，比如中间休息多长时间、前后会议座次有无变化、领导席有无变化，如有变化，谁来重新摆放座次牌，有多少可支配时间，如果时间较短，可以考虑重新打印一套座次牌，按顺序摆好；重新摆放座次牌，茶杯记得要换新的。

还有一点，因为多个阶段的会议，中间一般有休息时间，休息期间的注意事项要注意说明一下，谁来说明要确定好，如果座次有变化，还要告知参会人员把自己的私人物品随身带好，以免换了座次就找不到自己的东西了。

关于播放影片与音乐，要提前从头到尾播放一遍，关于这方面的技术问题，技术人员在场是必须的，但也不能完全依靠他，你也要懂得最起码的插拔知识。关于影片或音乐响起的时间节点也要注意留心，跟技术人员交代好。

关于人力物力，一般会成立几个小组，分头组织会议的材料、会务、保障、联络等等工作。但到最后，尤其是小单位，因为人比较少，一般需要人人都上马，但这个时候因为分工不明确， 容易造成空转，所以可以随着工作的开展，把任务分工进行再分配，提前分配，使得人人有事可做，全部动起来，方可提升效率。