多项目同时进行如何做好进度管理？
目前，许多企业都面临着同时进行多个项目的挑战。相比单一项目管理，多项目管理更加困难，其中主要问题包括项目资源分配不均，多项目进度监控困难以及沟通协作的复杂性。虽然已经有很多经验丰富的人分享了多项目管理的原则和方法论，但正如有人所说：“知道很多道理，却依然过不好这一生”。
虽然我们可能掌握了必要的原则和方法论，但如何在团队中实施和落地这些理念仍然是一个重大问题。下面将讨论我们所认为的多项目管理的10个关键点以及2个工具。
一、十大关键点的多项目管理：
1.明确且达成共识的项目目标：确保项目组所有成员都清楚理解项目目标，并达成共识，为项目实施提供明确的方向。
2.制定项目标准及流程：建立适当的项目标准和流程，明确项目的管理规范和流程，确保项目按照规定的方式进行。
3.合理的优先级排序：根据项目的紧急程度、重要性和资源可用性，合理排序项目，以确保资源和时间的最佳利用。
4.有能力保障且有能力执行的资源分配：合理分配项目所需的人力、物力、财力等资源，保障项目所需资源的充足性和可行性。
5.精细化的任务分解，任务责任到人：将项目任务细化为可管理的子任务，并明确责任人，确保每个任务都有专人负责，提高任务执行效率。
6.每日检查、每周检查项目进展和提交物：定期检查项目进展情况，及时发现和解决问题，确保项目进展顺利，并及时提交项目所需的成果物。
7.根据检查情况调整任务目标、资源、进度，并修改计划：根据项目进展和检查结果，进行合理的调整和修改，确保项目目标的可实现性和变更的及时性。
8.有效沟通：建立良好的沟通机制和渠道，确保项目组内外的有效沟通，及时传递项目信息和解决问题，避免误解和延误。
9.激励：通过合理激励机制，激发项目组成员的积极性和创造力，提高工作效率和工作质量。
10.工具化：采用合适的项目管理工具，如任务管理系统、进度管理软件等，提高项目管理效率和可视化程度。
二、2大工具
文中涉及的业务团队的 项目管理、任务管理、OKR管理 均在工具 Worktile 完成
IT 团队的目标、项目进度管理、 需求管理 、测试管理、效能管理测试通过 PingCode
1、明确且达成共识的项目目标
确保每个工作项都是为实现明确的项目目标做出贡献，这是非常重要的。没有明确的目标，整个团队就会变得无所适从，缺乏主观能动性和积极性。为了解决目标问题，特别是在创新项目中，我们可以使用一种被广泛采用的方法，即OKR（目标与关键结果）。通过使用OKR，不仅能公示目标，更重要的是可以激发每个人一起思考，团队共同努力实现总体目标。每个人都需要设定关键结果和增长点，以便为整个团队的目标做出贡献。
2、制定项目标准及流程
多项目通常意味着有多个团队的参与，这些团队可能是相互独立的，也可能存在跨团队合作。在这种情况下，标准化和流程化的实施可以使不同团队能够按照统一的规则和标准进行工作，从而减少团队之间的冲突，实现员工之间的默契配合。举个例子来说，当用户端反馈一个小需求时，如何将这个需求传递给不同的团队，并最终被产品采纳并上线作为新功能，这其实是公司内部运营的一个小流程。然而，这个小小流程的标准化与非标准化所带来的差异是非常巨大的。
例如，在没有标准流程的情况下，如果需要反馈需求，你可能需要询问不同的人。你还不确定是否完成了评审、项目的开发进度如何。这种信息不对称会浪费很多时间。然而，如果有一个标准化的流程，所有的需求都可以统一提交到一个地方，并且有专门的团队负责处理，开发进度可以通过系统实时查看，并设有超时提醒功能。即使是紧急需求，也有特定的通道可以迅速处理。所有的事情都会按部就班地进行，不需要浪费时间去找人、等人等。
3、合理的优先级排序
合理的资源分配可以通过优先级排序来实现，这样可以将更多的注意力放在重要和紧急的项目上。大家都知道这一点，所以我不打算过多展开。在这里，我想主要推荐一种优先级排序方法，它是通过创建项目价值分析标准来实现的。当然，具体的标准可以根据企业的特点进行调整。
4、有能力保障且有能力执行的资源分配
并非所有资源都能够有效投入，这是项目风险的一个重要原因。此外，公司的资源是有限的，包括人力、财力和硬件设备等，无法同时为所有项目提供支持。在多项目并行进行时，当资源充裕时，通常会在几个项目之间相互调用，并通过与公司的协调来解决特殊资源需求；而在资源紧张的情况下，应先制定多项目进度计划，梳理内外部资源情况分析，并根据每个项目不同的阶段和需求，匹配适合的人力资源模型。
5、精细化的任务分解，任务责任到人
在我们团队的项目执行中，第一步是确立与目标关键结果相对应的项目。由于目标的复杂程度各不相同，一个关键结果可能需要对应多个项目。对应关键结果的最大价值在于让团队始终清楚地了解目标所在。
为了便于风险评估并尽量减少不可控因素，项目可以通过精细化任务分解进行逐级拆解。这意味着将项目的所有任务细分到不可再分的程度，以确保每个任务的粒度足够小。随后，可以根据任务的优先级来安排任务的时间表。
在执行重大项目时，通常我们会采取任务责任到人的方式。我们可以利用工具如Worktile，将项目工作逐层分解，从项目目标开始由上至下拆解，直至每项工作都能明确工期和成本，并为每个任务指定唯一负责人（唯一负责人的设置可以防止个别员工的消极怠工）。对于一些暂时无法确定的工作或难以分配给唯一负责人的情况，可以暂时将其分解到可估算的程度，并为该工作指定一个具有团队意识或领导能力较好的主导人员，以确保工作有序推进。
通常情况下，我们只会设定整个项目的完成时间，或者最多规定几个关键节点作为里程碑，因为项目执行过程常常错综复杂。为了最大限度地减少项目延期风险，在项目执行过程中，我们可以为每个任务设定明确的截止时间。这样一方面可以及时了解项目进度，评估项目风险；另一方面，对于一些无法确定完成时间的任务，可以重点关注推进，集中精力解决无法控制的任务，以避免项目延期。
6、每日检查、每周检查项目进展和提交物
一个优秀的工具可以帮助你节省大量的开会时间，在这个环节中发挥作用。因为你不必每天都花费半个小时开会，即使没有紧急事项。你可以随时通过查看每个人的任务进展、交付物以及项目成员遇到的问题，来了解情况。
7、根据检查情况调整任务目标、资源、进度，并修改计划
8、有效沟通
确保每个人理解自己的任务和目标非常重要。以下是一些可靠的方法：
听取参与者的想法和理解：与各个参与者进行交流，了解他们对任务的想法和理解。通过倾听他们的观点和意见，可以更好地理解他们在任务中的角色和期望。
进行过程跟进：对于任务的不同阶段，进行适时的跟进和审核。例如，在制定计划或进行活动的初期阶段，进行一次审核，及时纠正问题，避免时间浪费和偏离方向的情况发生。
选择适当的沟通工具：选择适合团队成员之间沟通的工具非常重要。微信、电话等工具无法保证所有重要信息都有记录，这样可能导致信息不透明或产生争议。因此，建议选择能全面描述任务信息、关联任务背景以及保留讨论记录的工具。通过这样的方式，新加入的成员可以从工具中获取80%的任务相关信息，并能找到相关人员进行咨询。这样做可以有效提高信息的透明度和团队的协作效率。
9、激励
许多领导和企业管理者都喜欢这句话：“又要马儿跑又要马儿不吃草”。当然，大多数老板都希望以最低的成本获得最大的收益。但是，低成本也是有限度的。对于员工来说，适当的激励是非常必要的。特别是与目标相关的激励机制。如果只有目标而没有激励，那么目标的完成与否或者完成质量都与员工没有关系。大多数员工只关心与自身利益相关的工作或任务完成情况。因此，针对目标的激励至关重要。至于如何建立激励机制，这是因人而异的，每个人都有不同的见解。我并非专业人士，所以就不再深入讨论了。不过，我认为可以参考马斯洛的需求层次理论来制定激励措施。
除了满足员工的基本的生理和安全需求，如工资福利，还需要让员工感到归属并且有机会成长。这种成长并不一定要求员工阅读书籍，而是指员工能够不断提升自己的工作技能和知识。在企业或团队中，从目标设定到项目执行再到成员激励，这三者是独立进行的同时也相互影响，以确保企业或团队的良性运转。
10、工具化
在前面我们已经提到了工具化的价值，那么在进行工具化的过程中，我们应该选择哪个项目管理工具更好呢？针对多项目管理的需求，一个良好的多项目管理系统至少需要具备以下几点功能：
项目群总览：工具必须能够实现项目群的总览，方便直观地查看整个公司有哪些项目，了解项目的进度情况，并随时监控进度风险。
自定义工作流：每个团队、每种业务可能都有不同的工作流程，我们不能要求所有团队都遵循同一个流程规则。因此，工具需要支持自定义工作流，以适应不同团队的需求。
精细化任务分解和责任分配：工具应该能够进行精细化的任务分解，将工作任务细分到具体的责任人，确保每个人都清楚自己的任务。
进度情况查看：工具应该能够随时查看目标和项目的进度情况，及时了解项目的完成情况和延迟情况。
资源管理：工具应该能够对项目所需的资源进行管理，包括人力资源、物资资源等，确保资源的合理分配和利用。
根据以上要求，选择一个能够满足上述功能的项目管理工具，可以更好地支持多项目管理的过程。
备考资料分享如下：
