商务写作法宝

在《麦肯锡教我的写作武器》一书中,高杉尚孝介绍了如何运用写作技巧,完成一篇逻辑清晰、直击要害的商务文章。

高杉尚孝曾在麦肯锡、美孚、摩根大通等国际企业工作,主要从事制定经营策略等工作。后来,他又成立了高杉尚孝事务所,开始创业。他根据自己在麦肯锡的工作经历,写出了《麦肯锡教我的写作武器》,将自己的商务写作技巧倾囊相授。

《麦肯锡教我的写作武器》共分为两大部分,1-3章主要讲解写作的理论基础,4-7章侧重实践练习和案例分析。其中,金字塔结构、MECE架构、高杉法和SCQOR故事法就是高杉尚孝的四大写作法宝,为写作提供了巧妙的思路和方法

image

思维导图

法宝一:金字塔结构

要想写出一篇精彩的商务文章,就要从最基础的结构入手。这就好比,盖房子之前,工匠们要先从设计师手中拿到图纸,按照设计方案去寻找合适的材料,再按部就班地打地基、搭架子、添砖加瓦。

在《麦肯锡教我的写作武器》中,金字塔结构就是最基础的一种结构:

金字塔结构,就是依照层级来配置主题或信息的图表。

在形式上,有并列型金字塔和直列型金字塔两种。在内容上,金字塔结构分为信息金字塔和主题金字塔。例如,在信息金字塔中,最上层的信息是主要信息,中间一层是关键信息,最下层则是次要信息。

无论是哪一种金字塔结构,都分为三层。但是,金字塔结构不是简单地把信息或者主题分为三层,而是要让写作者在头脑中保持一种意识:“一件事情要想到三层”。

金字塔结构最大的好处,就是让我们能一眼看出写作内容的逻辑是否合理,条理是否清晰。如果结构有问题,整篇文章就会给人一种乱糟糟的感觉,甚至扰乱我们自己的思路。

image

法宝二:MECE架构

文章的结构找好了,就要确定素材。写作时,我们往往有一大堆素材,但是在思考和整理的过程中容易漏掉一些东西,或者重复某些信息。那么问题来了,怎样才能面面俱到呢?

在这里,高杉尚孝提到了MECE架构。它是英文“Mutually Exclusive Collectively Exhaustive”的缩写,也被称为MECE分析法。这个方法是麦肯锡的咨询师芭芭拉·名托提出的,就是“不重复、不遗漏”。

例如,我们确定主要主题是电影,用MECE分析的话,就可以分为国产电影、日韩电影和欧美电影三大关键主题,也可以划分为喜剧片、剧情片、爱情片和纪录片。

在用MECE架构分析的时候,要有一个确定的标准。比如,我们可以按照国家来划分电影,也可以按照类型来划分电影,但是不能二者混合,这样就会遗漏某些电影了。

如果你发现,有一些信息没办法按照这个标准来划分,可以把它们放到“其他”这个主题下面,这样也不会遗漏信息了。

法宝三:高杉法

听了这个名字,你肯定能猜到,高杉法是高杉尚孝自创的写作技巧。

高杉法的主要目的是确定问题类型,提出对应的解决办法。高杉尚孝认为,尽管商务写作的格式千变万化,但都是为了解决问题。所以,我们在写作前,要先确定好问题是什么,再去找方法。

高杉尚孝把问题定义为“现状与期待之间的落差”,主要分为三类:

1. 恢复原状型问题:分析原因,提出修复措施。

2. 预防隐患型问题:分析诱因,提出预防策略。

3. 追求理想型问题:确定现状和理想状态,提出实施方案。

这三种方案涵盖了大部分的问题类型和解决方法。但是,分类和方法不是一成不变的。面对不同的人,就要提出不同的解决方法。有时候,如果我们和对方思考的不是同一类型的问题,就难以说服对方。

作为一名资深咨询顾问,高杉尚孝建议我们在写商务文章时,要站在对方的角度去思考问题。

如果客户认为,他的主要问题是获取更多的收益,而你为他分析如何防止竞争对手占领市场份额,这时候,客户就会感觉你没有分析到关键之处,从而放弃你的提案。

法宝四:SCQOR故事法

了解上面三种法宝后,我们就要把所有内容串起来,写一篇完整的商务文章。SCQOR故事法就是“串”故事的好方法。

SCQOR故事法,并不是让我们写故事,而是运用写故事的技巧,让整篇文章逻辑合理,条理清晰,内容合适。

简单讲,SCQOR故事法一共有五个步骤,即设定状况、发现问题、设定课题、克服障碍和解决、收尾

S:设定状况(Situation)

这一步要介绍主角,或者介绍文章的主体,交代清楚最初的背景和稳定状态。这个状况要符合读者的认知水平,引起对方的认同感,以便让他期待接下来的情节发展。

C:发现问题(Complication)

发现问题的阶段,要说明问题是如何破坏了之前的稳定状态,确定问题类型。

Q:设定课题(Question)

课题要根据问题类型来设定。例如,你遇到的是预防隐患型问题,就要假设不良状态,分析诱因以及提出预防策略。

O:克服障碍(Obstacle)

这一步是整篇文章的核心。我们在设定课题后,需要付诸行动去解决问题。有时候,解决问题不是一蹴而就,而是不断试错的过程。所以,文章中有时需要提出多个解决方案。

R:解决、收尾(Resolution)

在结尾部分,问题和冲突都得以解决,失去的平衡状态也恢复如常,甚至更好。

按照SCQOR的顺序,像讲故事一样去写商务文章,同时加入金字塔结构、MECE架构以及高杉法的写作技巧,不仅能让文章条理清晰,逻辑合理,还能让它更有说服力,引起读者的共鸣。四大法宝不是万能的,但是万变不离其宗。正如高杉尚孝在《麦肯锡教我的写作武器》中所言,我们要时刻有意识地进行逻辑思考,不断练习写作技巧,日积月累,我们便能在商务写作中游刃有余,开辟出一条属于自己的道路****!

你可能感兴趣的:(商务写作法宝)