中小企业ERP实施警告:物料流水编码有危害

物料管理系统是很多小企业选择企业管理系统的首选,因为既实现了自己的需求,话费也不会太高,比如说最近我在负责一家外贸加工企业的 ERP项目。 这家企业,在上ERP项目之前,已经有了一个简单的物料管理系统。这个系统是他们自己开发的。主要实现两个功能,一是物料基本信息的管理,二是产品物料清 单的控制,同时,可以实现材料成本的汇总统计等等。这些,不是我要说的重点。我要强调的重点是,这个系统的物料编码,用的是八位的流水编码。
这个物料编码法则存在如下危害:
1、材料的种类无法分清。如任何一个员工,都无法根据编码,一目了然的指导,哪个是成品,哪个是包装材料,哪个是零件。都要结合具体的材料名称或者描述, 才能知道这个材料具体是什么东西。一般只有工作了好几年的老员工,才能根据材料编号叫出材料的名字、规格等等,而且,他们也只能叫出常用的材料编号而已。 这就给日常的查询带来了非常的不变。如用户要查询某个零件,其不能根据编码来查询,而只能通过零件的名字或者描述字段,才能查询。这就失去了物料编码的意 义,不同通过物料编码实现对于物料的快速定位。
2、流水编码,容易造成一物而码的情况。因为利用流水编码,上面我们说过,会给查询带来一定的困难。而用户由于操作不熟悉或者其他原因,使得物料本来在系 统中,但是,其查不到。故就会重新编写编码及相关信息。这就导致了在系统中,一物二码情况的存在。企业现在的物料管理系统,物料重复编码的情况普遍存在, 据他们自己的统计,大概有5%的物料编码都是重复的。按照他们5000个 物料编码来统计的话,那起码有250个编码是重复的。若把这个物料编码体系引入到ERP系统中,肯定是不行的。
3、对于新员工接受老员工的工作,带来了非常大的困惑。流水编码,不能一目了然的反应材料的内容,所以,若新员工一进企业,面对着这些冷冰冰的数字,他们 会无所适从。让他们熟悉这些编码,估计没有几个月的功夫,是搞不定的。所以,这就人为的给新员工设置了一道障碍,让他们无法最快的适应这个编码原则,无法 迅速的进入工作角色。因为物料编码是企业工作的基础性的内容,不了解这个,很多工作无法正常展开。
刚开始,这家客户还比较固执,坚持要把这个系统中的物料信息导入到 ERP系统中即可。我一看这个系统中的物料基本信息,就觉得不对头。若原封不动的把这些信息导入到ERP系统的帐套里,那肯定会出大问题的。我费尽口舌,指出了现在物料编码存在的隐患及现有物料基本信息中存在的错误,用实际资料说服了企业,企业制定出了新的物料编码规则。
新的物料编码仍然采用了纯数字流水编码的方式,但是,比原来的流水编码有了改进,就是加入了产品的分类。他们把材料分为了三大类十五小类,三大类分别是成 品、零件及包装材料。每个大类中,另分小类若干。这个编码方式,明显比原来的编码方式要好的多。无论是查询还是对于员工的接受能力,都是非常大的提高;最 重要的是,通过提高了的查询的能力,可以非常好的解决一物二码的情况。
但是,毕竟是纯数字编码,还存在一些问题。
1、因为是纯数字编码,所以,用户要靠死记硬背才能记住物料的种类。在8位的物料编码中,第一位表示物料的大类,后两位表示物料的小类。物料大类三类,要 记住很容易;但是,物料小类有十五类,以后可能更多。要记住这十五类对应的数字,那可是一项艰巨的工作。在实际工作中,员工喜欢把他打印出来,做成一张 表,放在身边,以供查询。
2、对于偶尔使用系统的人,纯数字的物料编码,会是一个障碍。
对于企业相当一部分管理人员来说,其不是经常使用物料编码。可是只是月底是看报表的时候才使用一次。对于这些人来说,纯数字的物料编码,他们可能会用的很 吃力。因为他们不清楚,这些阿拉伯数字代表的是什么意思。他们即使不能把代码一一对应到物料,至少也应该让他们知道,这个物料大概是属于什么类别的。所 以,我们在设置物料编码的时候,还要考虑这些元老级别的人物。
我两次推翻了客户的编码方案。他们就觉得不满意了,问我,到底该怎么编码呢?我晓之以理,把其中的利害关心跟用户作了一次深刻的沟通。还好,这个客户也是明白事理的人,听了我的想法后,他们也释然了。最后,我根据客户的实际情况,推荐了一个解决方案。
利用拼音字母跟阿拉伯数字结合的方法,来解决这个问题。刚开始,是想用英文单词的简写的,但是,考虑到企业的大部分员工的英语水平都不是很好,最后,只好 采用拼音字母。大类我们用英文字母,小写用拼音。如FCH001。F我们表示成品,CH表示成品下面的一个小类,001表示流水码。如此,即使员工看到便 拿FCH001,还不能定位到具体的产品,但是,至少可以区分,这是成品,属于哪一类。
这个物料编码的优势:
1、可以方便的实现模糊查询。有时候,我们不知道一个成品对应的具体编码时,可以通过模糊查询来实现。如我们查一个叫做套筒的成品,我不知道其具体的编码 是什么,但是,我们知道套筒的分类编码是TT,则我们只要输入PTT,就可以找出所有的套筒资料,然后,从查询出来的结果中,再去寻找我们需要的材料。如 此,我们就可以缩小查询范围,提高查询道效率。
2、用户容易接受。拼音的简写,比数字好记多了。用户要稍微花点心思,就可以非常容易的记住,拼音字母所代表的产品类别。而且,也可以非常容易的把中文汉字转换成种类代码。这种优势,是简单的阿拉伯数字无法代替的。
企业用户根据我的建议,权衡利弊后,采取了我的建议的编码方案。事实也证明,在然后的操作中,我的这套编码方案,在企业中,取得了不错的效果。比起他们那一套原来的方案,无论是从数据的查询上,还是从单据的操作上,都是非常的方便。
这家客户还会举一反三,在其他的编码上,如客户信息的编码、员工编码等等上,都采用了类似的方案,取消了以前纯数字的编码方案。
如以前他们手工作业时,编制客户信息档案时,客户信息编码利用的就是流水编码。所以,他们在查询客户信息时,如在EXCEL表中,查询客户信息时,用的都 是客户的名称,而不时客户的编码。因为用户不知道客户对应的客户编码,只知道客户名称。所以,只能通过客户名称进行查询。我们知道,输入汉字查询的效率比 较慢,比起那种通过代码来查询相关信息,要慢的多。而采用了拼音字母与数字结合的方式进行编码,则查询起来非常的方便。
所以,无论任何一个企业在项目实施时,建议用户在编码要能够反映出产品的类别信息,至少要反映大类、中类信息,否则,会给后续的工作,带来比较大的麻烦。物料编码是 ERP系统重中之重,用户要认真处理,不然会后今后的工作带来很多不便。
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