中小企业ERP实施警告:物料流水编码有危害

物料管理系统是很多小企业选择企业管理系统的首选，因为既实现了自己的需求，话费也不会太高，比如说最近我在负责一家外贸加工企业的 ERP项目。 这家企业，在上ERP项目之前，已经有了一个简单的物料管理系统。这个系统是他们自己开发的。主要实现两个功能，一是物料基本信息的管理，二是产品物料清 单的控制，同时，可以实现材料成本的汇总统计等等。这些，不是我要说的重点。我要强调的重点是，这个系统的物料编码，用的是八位的流水编码。
这个物料编码法则存在如下危害：
1、材料的种类无法分清。如任何一个员工，都无法根据编码，一目了然的指导，哪个是成品，哪个是包装材料，哪个是零件。都要结合具体的材料名称或者描述， 才能知道这个材料具体是什么东西。一般只有工作了好几年的老员工，才能根据材料编号叫出材料的名字、规格等等，而且，他们也只能叫出常用的材料编号而已。 这就给日常的查询带来了非常的不变。如用户要查询某个零件，其不能根据编码来查询，而只能通过零件的名字或者描述字段，才能查询。这就失去了物料编码的意 义，不同通过物料编码实现对于物料的快速定位。
2、流水编码，容易造成一物而码的情况。因为利用流水编码，上面我们说过，会给查询带来一定的困难。而用户由于操作不熟悉或者其他原因，使得物料本来在系 统中，但是，其查不到。故就会重新编写编码及相关信息。这就导致了在系统中，一物二码情况的存在。企业现在的物料管理系统，物料重复编码的情况普遍存在， 据他们自己的统计，大概有5%的物料编码都是重复的。按照他们5000个 物料编码来统计的话，那起码有250个编码是重复的。若把这个物料编码体系引入到ERP系统中，肯定是不行的。
3、对于新员工接受老员工的工作，带来了非常大的困惑。流水编码，不能一目了然的反应材料的内容，所以，若新员工一进企业，面对着这些冷冰冰的数字，他们 会无所适从。让他们熟悉这些编码，估计没有几个月的功夫，是搞不定的。所以，这就人为的给新员工设置了一道障碍，让他们无法最快的适应这个编码原则，无法 迅速的进入工作角色。因为物料编码是企业工作的基础性的内容，不了解这个，很多工作无法正常展开。
刚开始，这家客户还比较固执，坚持要把这个系统中的物料信息导入到 ERP系统中即可。我一看这个系统中的物料基本信息，就觉得不对头。若原封不动的把这些信息导入到ERP系统的帐套里，那肯定会出大问题的。我费尽口舌，指出了现在物料编码存在的隐患及现有物料基本信息中存在的错误，用实际资料说服了企业，企业制定出了新的物料编码规则。
新的物料编码仍然采用了纯数字流水编码的方式，但是，比原来的流水编码有了改进，就是加入了产品的分类。他们把材料分为了三大类十五小类，三大类分别是成 品、零件及包装材料。每个大类中，另分小类若干。这个编码方式，明显比原来的编码方式要好的多。无论是查询还是对于员工的接受能力，都是非常大的提高；最 重要的是，通过提高了的查询的能力，可以非常好的解决一物二码的情况。
但是，毕竟是纯数字编码，还存在一些问题。
1、因为是纯数字编码，所以，用户要靠死记硬背才能记住物料的种类。在8位的物料编码中，第一位表示物料的大类，后两位表示物料的小类。物料大类三类，要 记住很容易；但是，物料小类有十五类，以后可能更多。要记住这十五类对应的数字，那可是一项艰巨的工作。在实际工作中，员工喜欢把他打印出来，做成一张 表，放在身边，以供查询。
2、对于偶尔使用系统的人，纯数字的物料编码，会是一个障碍。
对于企业相当一部分管理人员来说，其不是经常使用物料编码。可是只是月底是看报表的时候才使用一次。对于这些人来说，纯数字的物料编码，他们可能会用的很 吃力。因为他们不清楚，这些阿拉伯数字代表的是什么意思。他们即使不能把代码一一对应到物料，至少也应该让他们知道，这个物料大概是属于什么类别的。所 以，我们在设置物料编码的时候，还要考虑这些元老级别的人物。
我两次推翻了客户的编码方案。他们就觉得不满意了，问我，到底该怎么编码呢？我晓之以理，把其中的利害关心跟用户作了一次深刻的沟通。还好，这个客户也是明白事理的人，听了我的想法后，他们也释然了。最后，我根据客户的实际情况，推荐了一个解决方案。
利用拼音字母跟阿拉伯数字结合的方法，来解决这个问题。刚开始，是想用英文单词的简写的，但是，考虑到企业的大部分员工的英语水平都不是很好，最后，只好 采用拼音字母。大类我们用英文字母，小写用拼音。如FCH001。F我们表示成品，CH表示成品下面的一个小类，001表示流水码。如此，即使员工看到便 拿FCH001，还不能定位到具体的产品，但是，至少可以区分，这是成品，属于哪一类。
这个物料编码的优势：
1、可以方便的实现模糊查询。有时候，我们不知道一个成品对应的具体编码时，可以通过模糊查询来实现。如我们查一个叫做套筒的成品，我不知道其具体的编码 是什么，但是，我们知道套筒的分类编码是TT，则我们只要输入PTT，就可以找出所有的套筒资料，然后，从查询出来的结果中，再去寻找我们需要的材料。如 此，我们就可以缩小查询范围，提高查询道效率。
2、用户容易接受。拼音的简写，比数字好记多了。用户要稍微花点心思，就可以非常容易的记住，拼音字母所代表的产品类别。而且，也可以非常容易的把中文汉字转换成种类代码。这种优势，是简单的阿拉伯数字无法代替的。
企业用户根据我的建议，权衡利弊后，采取了我的建议的编码方案。事实也证明，在然后的操作中，我的这套编码方案，在企业中，取得了不错的效果。比起他们那一套原来的方案，无论是从数据的查询上，还是从单据的操作上，都是非常的方便。
这家客户还会举一反三，在其他的编码上，如客户信息的编码、员工编码等等上，都采用了类似的方案，取消了以前纯数字的编码方案。
如以前他们手工作业时，编制客户信息档案时，客户信息编码利用的就是流水编码。所以，他们在查询客户信息时，如在EXCEL表中，查询客户信息时，用的都 是客户的名称，而不时客户的编码。因为用户不知道客户对应的客户编码，只知道客户名称。所以，只能通过客户名称进行查询。我们知道，输入汉字查询的效率比 较慢，比起那种通过代码来查询相关信息，要慢的多。而采用了拼音字母与数字结合的方式进行编码，则查询起来非常的方便。
所以，无论任何一个企业在项目实施时，建议用户在编码要能够反映出产品的类别信息，至少要反映大类、中类信息，否则，会给后续的工作，带来比较大的麻烦。物料编码是 ERP系统重中之重，用户要认真处理，不然会后今后的工作带来很多不便。

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