企业的邮件系统管理是很复杂的，不仅仅是其设计搭建，更多的是运行维护，那么我们在实际工作当中遇到最多的是 全球地址薄 的问题，这个 全球地址薄 不光有用户的联系方式，更重要的是有用户的属性信息，邮件系统是根据用户的属性来决定邮件的投递。换言之， 全球地址薄 是邮件系统日常运维的重点，我们对其更新是要严格控制的，因为这涉及到企业的信息安全。
 
邮件系统的设计原理通常是客户端与服务器连接，经过身份验证之后开始收发邮件，服务器从邮件队列中搜索用户的邮件执行收发操作，在这个过程中服务器要从全球地址薄中去查找用户信息，如果无法获得用户信息，那么只好做退信处理，还有一种情况是服务器路由出现问题时间过长，也会退信处理。我们都知道 全球地址薄 也是 LDAP 目录服务，是树形结构，记录用户有关信息，是需要同步更新，更新过程是 Hub 模式，也就是从节点中心同步到各个分支节点。如果我们下载脱机全球地址薄，那么在连网之后邮件也就能发出去了。
 
全球地址薄的更新是要通过 HR 部门，用户信息中的基本信息是由 HR 提供，禁止用户自行修改，对于用户个人的 Office 信息，需要用户自行能够去修改的，在企业的邮件系统中，通过全球地址薄去找某个用户信息是常事，所以企业一方面要考虑到员工信息的安全性，另一方面还要有一定维护上的灵活性。假如企业每个员工的电话信息更新都要找 IT 或是 HR ，那么工作量也是相当巨大的，企业在设计邮件系统时都要考虑到这些信息。另外，用户的工作岗位的调动，也会涉及到邮箱的迁移，变更用户邮箱的物理位置，那么也要从全球地址薄中修改邮箱的指向，甚至会重建一个新的邮箱。
 
公共邮箱也是全球地址薄的一个重要应用，这个会涉及到权限的访问和日历的更新，我们也需要从中查到使用公共邮箱的用户，相当于邮件系统的高级应用，还有就是邮箱组，包含某个特定用户群，通过把用户加到某个组里来实现。我们最不好管理的就是公共邮箱和邮箱组，一般来说会委派权限给 HR 或是部门的负责人去管理。整个更新过程中，也就是企业全球地址薄的整个同步，企业内所有邮件服务器上的全球地址薄都会保持一致。如果用户刚好在同步时发邮件，可能会发生退信的原因，对外就是 DNS 域名解析的问题。
 
全球地址薄作为企业邮件系统的重要部门，用户的邮箱创建到停用，删除整个过程都会对全球地址薄做出修改，这就要求不能重名，不能同时有多个账号，还有就是要集中管理，有一套完善的更新维护机制，可以跟踪到邮件的路由过程。用户可以保存全球地址薄的信息到本地，发送邮件先从本地地址本中找，如果全球地址薄更新后，本地地址本没更新，就会出现错误，地址优先级访问是不同的，所以，全球地址薄是企业邮件系统的关键。