制作会议请柬

 

第1章制作会议请柬

1.2知识点分析

本例首先利用Word 2003 的文档编辑与修饰技术制作一个普通的请柬，然后使用Word 提供的“邮件合并”功能将数据库中的数据合并到请柬中。

学习本章过程中，需要读者注意掌握的知识点如下：

       页面的设置；

       自体、字形、字号以及颜色的设置；

       段落的安排；

       项目符号的使用；

       编框的基本设置；

       艺术子和图片的使用；

       邮件合并方式的应用。

1.3 制作步骤

本例中“会议请柬”的制作分为2 个步骤，首先需要通过Word 的基本功能将请柬的制作完毕，然后需要将完成发送请柬的准备工作。

1.3.1输入会议请柬的内容

要制作一个会议请柬，首先需要在文档中输入会议请柬的内容。启动Word 2003 应用程序，在当前自动生成的文档中输入会议请柬的具体内容，图1.2 所示是初步完成的会议请柬文档。

1.3.2插入图片制作标题

本例是利用图片作为会议请柬的标题。具体的操作步骤如下。

（1 ）会议请柬的标题一定要醒目，此例插入一张图片来突出显示。把光标放在文档第一行，也就是插入点 。

 

（2 ）执行菜单栏中的【插入】| 【图片】| 【来自文件】命令，打开“插入图片”对话框，然后选择文件名为TOP 的图片 。

 

（3 ）单击【插入】按钮，将图片插入到文档中 。

1.3.3对文字进行格式设置

标题设置好了，下面就对文字进行一下必要的设置。具体的操作步骤如下。

（1 ）选中要设置文字格式的内容（本例为“客户编号（）”），执行菜单栏中的【格式】| 【字体】命令，随即系统将弹出“字体”对话框。

 

（2 ）打开“字体”选项卡，在“中文字体”下拉列表框中选择“宋体”；在“字号”下拉列表框中选择“小五”，字形选择“常规” 。

（3 ）单击【确定】按钮完成字体属性的设置。

（4 ）单击“格式”工具栏上的【右对齐】按钮，把“客户编号（）”移动到文档的右侧 。

（5 ）在选中“尊敬的“字样，将其字体属性设置为“宋体”、“五号”、“加粗”，然后单击“格式”工具栏的【下划线】按钮，按键盘上的【空格】健，就可以绘制出一条直线 。

 

1.3.4合理安排段落布局

 

经过上述文字设置工作以后，这份会议请柬看上去似乎是层次清晰多了，但它与正式的会议请柬看上去还相差甚远，还需要进一步对段落进行设置，是整份文档看上去美观且更有条理。具体的操作步骤如下。

（1 ）把插入点放在“客户编号（）”后面，执行菜单栏中的【格式】| 【段落】命令，随即系统将弹出“段落”对话框。

（2 ）打开“缩进和间距”选项卡，在“间距”选项区域中将“段后”间距设置为“1 行”，且“行距”为“单倍行距” 。

（3 ）单击【确定】按钮完成设置。

（4 ）选中正文的前3 段内容，但击鼠标右健，在随即弹出的快捷菜单中执行“段落”命令，打开“段落”对话框中的“缩进和间距”选项卡。在“缩进”选项区域的“特殊格式”下拉列表框中，选择“首行缩进”格式， （5 ）设置完毕后，单击【确定】按钮返回文档 。

1.3.5添加项目符号

在制作会议请柬的时候，一定会涉及到会议重要主题的介绍，比如本例中在介绍培训涵盖构建信息安全的三个阶段，若以项目符号的形式罗列出来，可议使会议的主题看起来更加清晰而美观。具体的操作步骤如下。

（1 ）将所有需要添加项目符号的内容全部选中，然后单击“格式”工具栏上的【项目符号】按钮（ ）即可。

（2 ）在实际工作中，常常会需要一些其他样式的项目符号，这时，可以执行菜单栏中的【格式】| 【项目符号和编号】命令，打开“项目符号和编号”对话框 。

（3 ）选择一种项目符号的样式，然后单击【确定】按钮即可 。

（4 ）为了使项目符号更加突出可以增加其缩进量，选中要增加缩进量的文字，然后单击“格式”工具栏中“增加缩进量”按钮（ ）即可

1.3.6使用格式刷更改格式

如果再问当中有重复的格式需要设置，可以使用“格式刷”，具体的操作步骤如下。

（1 ）先把光标放置在已有的格式的段落中，双击“格式”工具栏中的【格式刷】按钮（ ），然后将光标移动到目标段落，此时光标将变成一把小刷子 （2 ）在需要刷新格式的段落上单击鼠标左健，即可将段落的格式成功刷新，如图1.18 所示。

提示：在（1）中双击【格式刷】按钮（ ），可连续使用多次格式刷，在单击“格式刷）按钮可释放格式刷。

1.3.7添加底纹效果

  为了突出会议的“时间”、“地点”、“活动主题”、“日程安排”和“联系方式”等内容，可将其进行缩进，并为其添加上底纹颜色。具体的操作步骤如下。

（1 ）选中“时间”一行，再按住键盘上的【Shift 】健，单击“联系方式”一行，使其选中所需的内容 。

（2 ）单击“格式”工具栏中的【增加缩进量】按钮，是其向左再一次进行段落缩进 。

（3 ）选中倒数第2 行至第6 行，在单击“格式”工具栏中的【增加缩进量】按钮增加其左缩进量。缩进后的效果如图1.21 所示。

（4 ）选中要添加底纹的文字 ，执行菜单栏中的【格式】| 【边框和底纹】命令，系统将弹出“边框和底纹”对话框。

（5 ）打开“底纹”选项卡，在“填充”选项区域中选择“绿色 。

（6 ）如果“填充”区域中提供的颜色不能满足需要的话，可以单击【其他颜色】按钮， “颜色”对话框。在“颜色”对话框的“标准”选项卡中可以看到一个由许多小六边形组成的大六边形，而每个小六边形就是一种可供选择的颜色。当选中某种颜色时，会在对话框右下角的“新增”框中显示出来，并同时与右下面的“当前”使用的颜色对比，方面用户的选择。

（7 ）单击【确定】按钮完成设置 。

 

     1.3.8插入日期完成请柬制作

一封完整的信函必须包括落款和日期，添加落款和日期的操作步骤如下。

（1 ）执行菜单栏中的【插入】| 【图片】| 【来自文件】命令，打开“插入图片”对话框。

（2 ）将事先做好的公司标识图片插入到文档中，然后单击“格式”工具栏中【右对齐】按钮，使其位于文档的右侧 。

    

（3 ）在公司标识的下面输入日期“2007 ”，此时Word 2003 会自动提示当天的日期 ，按Enter 健即可将日期插入到文档中。

1.3.9设置邮件合并

本例制作的请柬，若要一封一封的邮寄给不同的客户，比较费时费力，若在电子邮件的“收件人”文本框中输入所有收件人的邮件地址，又会给收件人或者邀请人一种不被重视的感觉。因此，使用Word 2003 提供的“邮件合并”功能是最好的选择。它可以将一份制作好的请柬与已经在数据库中保存的包含有客户信息的数据源结合起来。这样既可以一次性发送给所有的客户，又可以让客户在请柬上只看到自己的姓名。

在本例中，公司的客户名单全部保存在文件名为“通讯录”的Excel 工作表中，如图1.28 所示。为了读者练习方便，本书所附光盘中提供本表。

因此，下面的工作就是将Excel 工作表中的相应数据读取出来，并自动添加到请柬文档中，具体的操作步骤如下。

（1 ）在Word 执行菜单栏中的【工具】| 【信函与邮件】| 【显示邮件合并工具栏】命令 “邮件合并”工具栏。通过该工具栏可以完成所有的邮件合并工作。

（2 ）此时“邮件合并”工具栏中的大部分按钮都是灰色的，即不可选，这是因为还没有合并数据源的缘故。单击【设置文档类型】按钮（ ），打开“主文档类型”对话框

（3 ）在“文档类型”中选中“信函”单选按钮，单击【确定】按钮使设置生效，同时关闭该对话框。

（4 ）在单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据库”按钮（ “选取数据源”对话框，从中选取文件名为“通讯录”的数据源文件。                                           

（5 ）单击【打开】按钮 的“选择表格”对话框，从中选择所需的工作表。因为在“通讯录”工作表中包含了列标题字段，所以在该对话框中选中“数据首行包含列标题”复选框。选择完毕后单击【确定】按钮。此时会发现，“邮件合并”工具箱上的大部分按钮都被激活了。

（6 ）单击“邮件合并”工具栏上的【收件人】按钮，打开“邮件合并收件人”对话框。在此显示的就是刚才选择的数据源列表，这里列出了邮件合并的数据源中的所有数据，可以通过该对话框对数据进行修改、排序、选择和删除等操作，

（7 ）单击【确定】按钮即可将所选的数据源与请柬建立连接。

（8 ）下面为请柬插入所需要的域，而这些域就取自于刚刚连接的数据源。将光标定位于“尊敬的”之后，单击“邮件合并”工具栏上的【插入域】按钮，打开“插入合并域”对话框。

（9 ）在“插入”选项区域中，选中“数据库域”单击按钮，并从“域”列表中选择所需的域进行插入。这里选择“姓名”域，然后单击【插入】按钮，即可在请柬“尊敬的：”后面出现“《姓名》”字样 。

由于在请柬中，需要插入被邀请人的称谓（先生或女士），而在客户资料的Excel 文档中，这些信息是通过性别体现的，所以需要一些特别的设置。

（10 ）在“邮件合并”工具栏上执行【插入Word 域】| 【I f …Then…Else 】 命令，如图1.35所示，打开“插入Word 域：IF ”对话框。在“如果”选项区域的“域名”下拉列表框中选择“性别”：在“比较条件”下拉列表框中选择“等于”：在“比较对象”文本框中输入“男”：在“则插入此文字”输入框中输入“（先生）”：在“否则插入此文字”输入框中输入“（女士）” 。

  

（11 ）单击【确定】按钮完成设置 。

（12 ）至此数据源与请柬的域链接就基本完成了，使用此方法为“客户编号”链接数据源。

（13 ）单击“邮件合并”工具栏上的【查看合并数据】按钮，查看合并到请柬中的数据，并且通过单击“邮件合并”工具箱上的【首纪录】、【上一纪录】、【下一纪录】、【尾记录】按钮，可以查看每一个合并到请柬的数据。

1.3.10打印会议请柬

下面将会议请柬打印出来观看效果，具体操作步骤如下。

（1 ）按照说明书将打印机安装好。

（2 ）执行菜单栏中的【文件】| 【打印】命令，打开如图1.38 所示的“打印”对话框。

（3 ）在“名称”下拉列表框中选择当前使用的打印机。

（4 ）如果在打印时只想打印其中的某一页，可以在“页面范围”文本框内填写所要打印的页码。

（5 ）在“副本”选项区域中，可以设置打印的份数。

（6 ）在正式打印之前可以先预览一下，确定效果是否满意。预览的方法是执行菜单栏中的【文件】| 【打印预览】命令，或直接单击“常用”工具栏上的【打印预览】按钮（ ），系统将弹出如图1.39 所示的打印预览界面。

如果对预览的效果满意，就可以开始打印了。单击“常用”工具栏上的【打印】按钮（ ）即可完成打印工作。这样，一份精美的会议请柬就打印出来了。

1.3.11通过电子邮件发送请柬

在网络高速发展现代社会，将请柬合并到电子邮件，直接通过网络发送给被邀请人已十分普遍了。通过电子邮件进行传输不仅方便快捷，而且成本比较低。

因此，在这里将使用“邮件合并”工具栏快速实现合并邮件的传输，具体操作步骤如下。

（1 ）单击“邮件合并”工具栏上的【合并到电子邮件】按钮，打开“合并到电子邮件”对话框。

（2 ）在“邮件选项”区域中的“收件人”下来列表框中选择“Email ”字段；在“主题行”文本框中输入电子邮件的主题，如“信息安全与系统管理培训”；在“邮件格式”下拉列表框中选择“HTML ”；在“发送纪录”选项区域中指定电子邮件的范围，这里选择“全部 。

（3 ）单击【确定】按钮完成操作，即可启动Outlook 进行发送邮件的操作了。

注意：Outlook 要能正常工作才能最终完成任务。

通过电子邮件的方式发送合并之后的请柬文档，每一位客户都会收到一封标记自己信息的电子邮件，并且除他以外的客户信息是看不到的。

1.3.12制作统一格式的信封

由于很多企业还是习惯于通过邮寄的方式将请柬递交给客户，所以在将请柬打印出来后，还需要精心制作信封，从而给客户更专业和深刻的印象。具体操作步骤如下。

（1 ）执行菜单栏中的【工具】| 【信函与邮件】| 【中文信封向导】命令，随即系统将弹出如图1.41 所示的“信封制作向导”对话框。

（2 ）单击【下一步】按钮 所示的“信封制作向导”的样式对话框。

（3 ）在“信封样式”下来列表框中选择所需要的信封样式，这里选择了“普通信封1 ：（16 5 ×102毫米）”。单击 【下一步】 按钮，“信封制作向导”生成选项对话框。

（4）如果只制做一个信封，则选中“生成单个信封”单选按钮；如果要将当前的信封作为模板，则选中“以此信封为模板，生成多个信封”单选按钮，然后在“使用预定义的地址簿”下拉列表框中选择要使用的地址簿；如果需要打印邮政编码边框，则选中“打印邮政编码边框”复选框。单击 【下一步】 按钮，进入如图1.44所示的“信封制作向导”完成对话框。

图1.44 “信封制作向导”完成对话框

（5）单击 【 完成 】 按钮。随即系统就会自动生成一个信封，如图1.45所示。

图1.45 自动生成的信封

（6）此时可以根据需要对这个新生成的信封进行一定的修改。例如不需要有2个地址域，而且希望将“发信人地址”域、“发信人姓名”域、和“发信人邮编”域放到同一行显示。那么直接在这个信封页面上删改即可。

（7）除此之外，还可以对这些信封的字体进行修改。本例中将收信人文本框中的文字设置为“宋体”、“小三”、“加粗”显示；将发信人信息文本框中的字体设置为“宋体”、“五号”、“加粗”显示。设置后的效果如图1.46所示。

图1.46 修改信封的格式

（8）执行菜单栏中的 【 工具 】 | 【 信函与邮件 】 | 【 邮件合并 】 命令，打开“邮件合并”任务窗口。

（9）首先编辑包含数据源列表的数据域，使其满足信封的要求。也就是说，该数据源中没有发信人的有关信息，因此，需要在该数据源列表中加入这些缺少的信息。打开“通讯录”数据源的Excel列表，在其中添加发信人的信息。

 

（10）添加完毕后单击 【 保存 】 工具按钮，将所作的修改进行保存后关闭Excel工作表。

（11）切换到Word应用程序，在“邮件合并”任务窗格的“选择收件人”选项区域中，选中“使用现有列表”单选按钮，此时在“使用现有列表”选项区域中，将显示当前的收件人数据库的来源。本例中要使自己定义的客户名单数据库，因此单击 【 选择另外的列表 】 链接，打开“选取数据源”对话框，如图1.49所示。

（12）在打开的“选取数据源”对话框中选择刚刚修改过的数据源，但即 【 打开 】 按钮后，选取的数据源即可与信封建立连接。此时在“邮件合并”任务窗格的“使用现有列表”区域中，显示的就是所选择的数据源了，如图1.50所示。

（13）单击“使用现有列表”区域中的 【 编辑收件人列表 】 链接，打开“邮件合并收件人”对话框，在“收件人列表”中已经包含了添加的发信人信息，如图1.51所示。  

（14）单击“邮件合并”任务窗格上的 【下一步 ：选取信封 】 链接，“邮件合并”选取信封任务窗格。

（15）在此可以对信封中的数据域进行设置，就像使用“邮件合并”工具栏一样。首先选中“《收件人地址一》”，然后单击“选取信封”选项区域中的 【 其他项目 】 链接，打开“插入合并域”对话框。

（16）在“域”列表中选择“家庭地址”，然后单击 【 插入 】 按钮即可将“地址”域插入到文当中。

（17）使用同样的方法，将信封上的其他信息都插入相应的数据域。

（18）继续单击“邮件合并”任务窗格上的 【下一步 ：预览信封 】 链接，打开“邮件合并”预览信封任务窗格。

（19）在任务窗格中单击“收件人”左右两侧的按钮，可以切换查看不同收件人信息的信封预览效果。若要查找某个条目，可以单击 【 查找收件人 】 链接，打开如“查找条目”对话框。在“查找”文本框中输入需要查找条目的名称；在“查找范围”区域中选择查找条目的范围，即可开始有关信息查找。

（20）如果要从请柬中删除当前收件人的信息，可以在“做出更改”区域中单击 【 排除此收件人 】 按钮。

（21）全部设置完毕后，单击 【下一步 ：完成合并 】 链接，打开“邮件合并”完成合并任务窗格。