职场沟通之一：如何写邮件

现如今微信取代了很多传统交流方式，已成为主流的日常沟通方式。但在职场上，邮件仍以其正式性、易留档性，占据主要的工作沟通。

一份好的邮件，应像一个内外兼修的美女一样，外在整洁大方，内在逻辑清晰，既达到充分沟通的目的，又能让阅读者赏心悦目。

如何写一封好的邮件呢？下面将从邮件的几个组成部分，一一讲给你听。

图片发自App

一、地址栏

地址栏通常包括，收件人、抄送人、密送人和主题几个部分，其中密送人不常用，这里不讲。

收件人是这封邮件的主要相关人，可能是说明解释性邮件信息的接收者，也可能是任务分配性邮件中任务的执行者。如果有多个收件人时，最主要的收件人放在第一位，或者职位高的收件人放在前面，以体现其重要性。

抄送人，是这封邮件的相关人士。可能是说明解释性邮件信息的相关人，或者是任务分配性邮件中任务执行者的老板。

主题，是对于这封邮件的概括。写主题时，不要站在自己的角度，要站在阅读者的角度，在主题中，标明是什么项目，什么方面的事情，具体是什么内容。举例：宫颈癌疫苗临床研究-伦理意见回复-知情同意书1.2版。标题虽然长，但有以下两个好处：①阅读者在收到邮件，不打开邮件正文的情况下，也能够知道这封邮件是关于什么事情的。②便于以后检索。

二、内容部分

内容部分包括称呼，内容的正文和签名三个部分。

1. 称呼。

普通的称呼可以叫某某先生/某某女士，尊称可以加前缀，如尊敬的某某先生/某某女士。如果不知道对方是男是女，可以统称为老师。英文的称呼则比较简单，无论什么级别男女老少，统称Dear。注意：这里忌讳的是中英文混用，比如Dear王先生，会被人骂假洋鬼子的。

2. 内容的正文。

这是一封邮件的核心，我也把它拆分成三个部分来讲，分别是一句话目的，展开阐释和结束语三个部分。

一句话目的，是写在邮件中称呼下面的第一句话。这句话开门见山，高度凝炼整封邮件的主旨，或者是来阐释什么事情，或者是来请求帮助。这句话写得好，阅读者在第一时间，就知道自己要对这封邮件做怎样的处理，是要了解事情进展，还是要提供帮助。如果时间紧张，阅读者甚至可以读完这句话就作出决定，决定下一步的行动。

如果是初次沟通，或者在对方对自己还不太熟悉的情况下，在一句话目的的前面，还要加上对自己的介绍，比如：我是某某公司某某部门的某某某。

展开阐释，是对一句话目的做进一步的说明。比如事情的背景、前期达成的协议、接下来要做的事情的具体任务分解等等。便于收信人了解详情。

注意：展开阐释部分，虽然是展开细数事情的原委，但不易过长，达到把事情说清楚的目的即可。如果展开阐释的内容比较多，千万不要一段话从头说到尾，让阅读者读起来有一种喘不过气的感觉。而且看到通篇那么长的篇幅，给阅读者很大的压力。建议分开几段段与段之间空行，每段话的文字也都秉承结论先行，细节在后的方式，便于阅读者抓中心思想。

结束语。经过前面的铺垫，结束语部分主要是对事情的进一步强调，或者说如果有任何不明白的地方，可与谁联系，联系方式如何；或者明确如上的任务分配，需要在什么时间以什么形式交付。并表达谢意和祝福。

3. 签名。

现在的邮箱大多设有自定义签名的功能。我建议签名分两种。一种是简单版的签名，只有姓名和联系电话，用于公司内部或熟人之间的沟通。一种是详细版的签名，包括姓名、电话、传真、邮箱、公司名称等一系列信息。这个签名主要用于公司外部，尤其是初次沟通，便于对方了解自己。

三、几点注意事项。

1. 邮件的内容部分的书写，建议用统一的字体，统一的颜色。如果要画重点，只在最重要的部分用粗体标示出来即可，千万不要满屏的又是粗体，又是斜体，又是下划线，还带彩色文字的。这就好像一个女孩一身黑衣，配一条亮晶晶的项链，人们会注意到她精致的项链。可是如果她穿一身彩色的衣服，身上还挂满了五颜六色的项链、戒指、耳环、脚链、手链等等，人们就抓不住重点了。

2. 邮件的内容再多不要超过一天，如果内容太多，可以放在附件里说清楚。在正文里只说重要的部分。

3. 写邮件的顺序，我建议如果有附件，第一步粘贴附件，第二步写主题，第三步写正文。以上三步完成，确认无误后，再填写收件人和抄送人，最后点击发送。

4. 邮件是书面语言，尽量少用口语。对于不熟悉的人，邮件中尽量减少缩略语的使用，如果一定要使用，建议在首次使用缩略语之前，标明它的全称是什么，以便于所有阅读者理解。