职场沟通之一:如何写邮件

现如今微信取代了很多传统交流方式,已成为主流的日常沟通方式。但在职场上,邮件仍以其正式性、易留档性,占据主要的工作沟通。

一份好的邮件,应像一个内外兼修的美女一样,外在整洁大方,内在逻辑清晰,既达到充分沟通的目的,又能让阅读者赏心悦目。

如何写一封好的邮件呢?下面将从邮件的几个组成部分,一一讲给你听。

职场沟通之一:如何写邮件_第1张图片
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一、地址栏

地址栏通常包括,收件人、抄送人、密送人和主题几个部分,其中密送人不常用,这里不讲。

收件人是这封邮件的主要相关人,可能是说明解释性邮件信息的接收者,也可能是任务分配性邮件中任务的执行者。如果有多个收件人时,最主要的收件人放在第一位,或者职位高的收件人放在前面,以体现其重要性。

抄送人,是这封邮件的相关人士。可能是说明解释性邮件信息的相关人,或者是任务分配性邮件中任务执行者的老板。

主题,是对于这封邮件的概括。写主题时,不要站在自己的角度,要站在阅读者的角度,在主题中,标明是什么项目,什么方面的事情,具体是什么内容。举例:宫颈癌疫苗临床研究-伦理意见回复-知情同意书1.2版。标题虽然长,但有以下两个好处:①阅读者在收到邮件,不打开邮件正文的情况下,也能够知道这封邮件是关于什么事情的。②便于以后检索。

二、内容部分

内容部分包括称呼,内容的正文和签名三个部分。

1. 称呼。

普通的称呼可以叫某某先生/某某女士,尊称可以加前缀,如尊敬的某某先生/某某女士。如果不知道对方是男是女,可以统称为老师。英文的称呼则比较简单,无论什么级别男女老少,统称Dear。注意:这里忌讳的是中英文混用,比如Dear王先生,会被人骂假洋鬼子的。

2. 内容的正文。

这是一封邮件的核心,我也把它拆分成三个部分来讲,分别是一句话目的,展开阐释和结束语三个部分。

一句话目的,是写在邮件中称呼下面的第一句话。这句话开门见山,高度凝炼整封邮件的主旨,或者是来阐释什么事情,或者是来请求帮助。这句话写得好,阅读者在第一时间,就知道自己要对这封邮件做怎样的处理,是要了解事情进展,还是要提供帮助。如果时间紧张,阅读者甚至可以读完这句话就作出决定,决定下一步的行动。

如果是初次沟通,或者在对方对自己还不太熟悉的情况下,在一句话目的的前面,还要加上对自己的介绍,比如:我是某某公司某某部门的某某某。

展开阐释,是对一句话目的做进一步的说明。比如事情的背景、前期达成的协议、接下来要做的事情的具体任务分解等等。便于收信人了解详情。

注意:展开阐释部分,虽然是展开细数事情的原委,但不易过长,达到把事情说清楚的目的即可。如果展开阐释的内容比较多,千万不要一段话从头说到尾,让阅读者读起来有一种喘不过气的感觉。而且看到通篇那么长的篇幅,给阅读者很大的压力。建议分开几段段与段之间空行,每段话的文字也都秉承结论先行,细节在后的方式,便于阅读者抓中心思想。

结束语。经过前面的铺垫,结束语部分主要是对事情的进一步强调,或者说如果有任何不明白的地方,可与谁联系,联系方式如何;或者明确如上的任务分配,需要在什么时间以什么形式交付。并表达谢意和祝福。

3. 签名。

现在的邮箱大多设有自定义签名的功能。我建议签名分两种。一种是简单版的签名,只有姓名和联系电话,用于公司内部或熟人之间的沟通。一种是详细版的签名,包括姓名、电话、传真、邮箱、公司名称等一系列信息。这个签名主要用于公司外部,尤其是初次沟通,便于对方了解自己。

三、几点注意事项。

1. 邮件的内容部分的书写,建议用统一的字体,统一的颜色。如果要画重点,只在最重要的部分用粗体标示出来即可,千万不要满屏的又是粗体,又是斜体,又是下划线,还带彩色文字的。这就好像一个女孩一身黑衣,配一条亮晶晶的项链,人们会注意到她精致的项链。可是如果她穿一身彩色的衣服,身上还挂满了五颜六色的项链、戒指、耳环、脚链、手链等等,人们就抓不住重点了。

2. 邮件的内容再多不要超过一天,如果内容太多,可以放在附件里说清楚。在正文里只说重要的部分。

3. 写邮件的顺序,我建议如果有附件,第一步粘贴附件,第二步写主题,第三步写正文。以上三步完成,确认无误后,再填写收件人和抄送人,最后点击发送。

4. 邮件是书面语言,尽量少用口语。对于不熟悉的人,邮件中尽量减少缩略语的使用,如果一定要使用,建议在首次使用缩略语之前,标明它的全称是什么,以便于所有阅读者理解。

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