上一篇《从高阶撩妹,看项目管理的本质》,用撩妹的例子,引发了大家广泛的讨论,更有朋友把他潜心研究多年的撩妹经验,包括作为撩机助攻好友的葵花宝典,毫无保留地分享,哈哈哈。所以项目的范围管理,用田地比喻范围,和大家分享,从PMP的角度,介绍如何管理好自己的一亩三分地,不画蛇添足,也不占人良田。总共分为三个部门进行介绍:
1.什么是项目的范围管理?
2.范围管理的ITTO图
3.项目的镀金和范围蔓延
1.什么是项目的范围管理?
首先,解释下何为范围:包涵产品范围和项目范围。
比如,开垦一块100亩地,是产品范围,如何开垦这块地、开垦一块什么形状的地,是项目范围。
范围管理,确保项目做且只做所需的全部工作,以成功完成项目的各个过程。
比如,老板让你按照他规定的三个步骤,开垦100亩地。
情况一:你自作主张,总共开垦了200亩地,当你窃窃自喜,老板肯定会表扬你,工作效率高,超额完成任务,有两种情况,第一,你破坏了老板的全盘计划,说不定另外100地,他要做钓鱼场的,效益更好;第二,他会觉得,要么就是资源给多了,要么就是你工作不饱和。
情况二:你规规矩矩的只开垦了100亩地,但不失按照老板规定的三个步骤,你用两个步骤又好又快地完成了土地开垦。最终的结果是,范围管理还是没有做好,漏了一个开垦土地的过程。
项目的范围管理总共有六个过程:
-规划过程组:规划范围管理、收集需求、定义范围、创建WBS
-监控过程组:确认范围、控制范围
2.范围管理的ITTO图
本节主要解释数据流程图的重点内容,手绘版中用红色笔标注出来的部分:
1.规划范围管理:老板交代你100亩地,让你出一个100亩地的范围管理规范,如果管控100亩地不沙化剩50亩,如果不侵占别人的土地等确认和控制计划(范围管理计划),同时针对这100亩地,不同的股东有不同的需求,老板让你做个管理计划,如何收集、管控、跟踪这些需求(需求管理计划)
2.收集需求:在《项目管理,掀起你的盖头来》一文中有介绍什么是干系人。通过收集干系人的需求,得出老板需要产出1000斤火龙果,股东需要1000斤香蕉,老板娘需要1000斤咖啡豆,项目经理讲这些需求都记录下来,形成了需求文件。同时呢,排列需求的优先顺序,老板是个妻管严,所以老板娘的需求要放在首位进行跟踪,由最得力的助手随时跟进,老板的需求排第二位,股东的排第三位(需求跟踪矩阵)
3.定义范围:与三大干系人沟通需求后,达成共识,确认今年产出火龙果、香蕉和咖啡豆各1000斤,并确认水果验收标准,没有虫眼和坏损视为合格,最后以产出的水果为可交付成果,以上共识成文就叫项目范围说明书。
4.创建WBS:项目经理把工作进行分解,按火龙果、香蕉、咖啡豆(项目可交付成果)和播种、除草、施肥、收获(项目工作)分解到每人每天需要的工作量(称之为工作包)。创建WBS很考验管理水平,如果工作包分配不均匀,会造成项目进度延误,也会造成项目成员工作量不均衡,很有可能造成项目团队成员出走,得不偿失。所以作为项目经理,在分解工作时,要合理,并且在项目实施过程中,要随时检查,修改完善。
ps:范围基准由项目范围说明书、工作分解结构(WBS)和相应的WBS词典构成,三者缺一不可。基准的意思就相当于一把尺子。范围基准,就是范围的尺子,用来衡量范围是否符合标准。
5.确认范围:第一批水果收获了,经过核实,确认了火龙果、香蕉、咖啡豆各收获500斤(确认的可交付成果)
6.控制范围:可是咖啡豆是一年收获一次的,故而要达不到既定范围,故而项目经理提出,增加咖啡豆的种植,正确在收获季11月前再收获一次。(变更请求)
3.项目的镀金和范围蔓延
提到项目的范围,镀金和范围蔓延总是分不清楚,很多项目经理在工作中也经常犯错误。
1.镀金:用另外一个词叫画蛇添足,老板让你负责100亩地的生产,虽然本职工作做得很好,但你让项目成员把田埂全部铺上金砖,方便让老板过来视察,用夸张的方法,让人觉得很滑稽,但实际工作中,很多人总是不自觉的给项目镀金,浪费时间、成本和人力,所以确认范围和控制范围,非常的重要,时时刻刻自省项目。
2.范围蔓延:用另外一个词叫占人良田,老板只给了你100亩地,结果你自作主张,占他人良田100亩,总共管理了200亩地的生产,其实风险是极大的,因为资源、时间的匹配是100亩地,而非200亩,范围蔓延的后果就是一件事都没做成,要收成的时候,一个果子都没有。
做且只做规定范围的事,是一门艺术,管好自己的一亩三分地没那么容易。