日理万机的秘密—米粒班会分享稿

    各位亲爱的训练营的朋友们大家早上好！我是来自时间特训营七班一组的教练米粒，用三个标签介绍一下我自己：两男孩的宝妈，时间管理与自我成长之旅的践行者，建材店铺掌柜。今天分享的这个主题，是时间管理的精髓，也是我从去年践行开始到今年为止才算了解了其中的奥秘，并想通过今天的分享，把我领悟到的，实践到的奥秘解密出来。

    大家是因为对时间管理这项技能的需求，才从天涯海角走在一起，我们都是从打扫自己的一地鸡毛开始。我当教练的过程中，经常会被问：每天要做的事情太多，没有时间吃青蛙，到了晚上又没有精力做了。看我们每天列出重要的任务，青蛙都很难搞定，如何日理万机呢？

    如果你也有同样的困惑，或者你目前也是陷入一地鸡毛的混乱生活状态中，不妨勇敢回复一个0，然后再后面讲解中我重点讲解如何破解这个难题。

    先给大家讲一个故事，在一家外科手术非常频繁的医院，他们只有8间手术室每天安排的满满当当，更为严重的是，每天还时不时有突发的急症手术，需要临时加进来。让本来就忙乱不堪的医务人员更是手脚凌乱人的精神疲惫不堪，经常为工作加班，以至于还发生了几起医疗事故。医院的领导和医护人员都为此感到苦恼，但又找不到好的解决办法。说到这里大家想一想，你每天是不是也被安排得很慢，还有一些突发的电话和杂事干扰。然后他们就请专家来帮忙，专家给出的建议是，空出一间手术室专门作为突发急症手术室。大家都觉得不可思议，原来8间都不够用，现在还要让出一间来。专家很肯定地说这就是最佳解决办法。然后他们迫于无奈尝试了之后，一个月内医院手术室就井然有序，大家都没有因为临时加进来的手术而加班或者改变原有的计划，事故发生率大大降低。

      我花了几分钟讲这个故事，不知道你们有没有听出其中的奥秘。越是在忙碌的时候，越需要腾出一些时间来应对一些意想不到的事情，比如你现在听这个班会，学习时间管理技能。同意吗？回顾一下，自己是不是经常被紧急事件绑架？那我们有做计划的习惯吗？说到这里很多朋友说，不会做计划。我原来也不会，不知从何下手。但是在易效能，解决这个问题就很简单了。你们一定听过说，很简单的两个分类：固定日程和弹性清单。

      用这个分类之前，需要我们做一件非常有意义的事情，就是“收集”收集我们大脑里面所有想做的。不分大小，不分轻重缓急统统记录下来。为什么要做这一步，因为很多人喜欢靠大脑记忆事情安排日程，这个非常不靠谱的做法。大脑最擅长的不是记忆，而是思考，不能把大脑当硬盘。而且记忆的事情一旦超过七件，我们的电脑就很难理出清晰的头绪来。所以这时候，一个最简单的办法就是用纸和笔。把所有待办事项统统赶出大脑。然后再把收集到事情按照刚才“固定日程”和“弹性清单”分类。

      固定日程就比如我们今天的联合班会，很早就确定下来很多人一起参与的，时间无法改变且你一定要做的就可以记录在我们的日历上。弹性清单就比如我的车险6月份到期，在此之前我都可以去买，这样就是弹性事件。比如我的孩子过生日，生日是固定，但是我提前买蛋糕预定餐厅可以提前做，属于弹性事件。那么所有固定的事件我们用日历管理，所有弹性的事件我们清单管理。

    弹性事件，我们越早处理就越好，因为选择余地更大，做完了心情就轻松很多。如果拖到截止日期去做，心理压力大情绪也会很紧张。好这里我们在复习一下弹性清单的分类，知识圈里天哥讲到过，弹性清单可以分为“打电话清单”“外出清单”“办公室清单”“电脑清单”或者“在家清单”。我们要做的事情通过这个几个标签分好类之后，我们还需要排序就是选择出重要，因为要事优先。剩下的事件，就可以合并同类项，批量处理了。比如“外出清单”我家要天然气充值，孩子让我买一本A5的练习本，购买水果，我就可以一起处理了。

    好了，如果到这里，你还纠结自己要做的事做不完的话，我再给你一个锦囊。人生从生到死，事情太多了，是做不完的。那么我们只能重要的事，要事第一。

    如何界定“要事”是一个重点，因为这关乎你对自己的定位和目标，因人而异。如果你还是没有什么概念，就记住2080法则。（有时间我可以举一个自己的作为建材掌柜的例子。）

      标注好了我们的重要事，就可以用青蛙表示了。吃青蛙是需要我们有专注力和自控力的时候完成的。千万不要在我们低精力能量不足的时候去吃青蛙。要学会在高能量的时候，优先做重要的事情。如果有其他的事情来打断你时，这时你只需要把事情记录下来，然后继续做手头那件重要的事情。保持注意力在一件事情上。如果这时你被打断了，掌握一个原则尽快专注到原来的事件上。因为当我们注意力同时分配在两件事情上，效率是不高的。这个刻意练习，就会习惯了。（如果你能做好这一点，就能进行深度工作了。往往一些杰出的成果都是靠深度工作完成的。这个也是避免掉入“看着忙忙碌碌，却碌碌无为”的陷阱）可以说学会这一招，威力巨大。

      对于弹性清单，还有一个执行难点，就是4D法则。第一做最重要的，委托不重要的，推迟不紧急的，删除不做的。学会委托，而且是批量委托。比如医生不重要的任务委托给护士，医生开药护士打针。而护士又把不重要的事委托给护工。这就是我们社会运作得以高效的原因。当然对于个人来讲就是把重要的事情做好，第一个D用番茄钟解决。

      设定好三只青蛙，高效吃番茄钟，你的人生会越来越美好。我是教练米粒，如果你对我今天的分享还是觉得无从下手，没有关系，不要急，坚持践行。因为这些方法论都是在践行的过程中慢慢体悟到的。叶老师用了十年提炼出来，我学了快一年，才能理解皮毛。慢就是快，切记停下来。