纯干货｜说说开会这件事

彼得.德鲁克说：“我们之所以碰头，是因为想完成某一项具体的工作，当凭一个人的知识和经验不够，需结合几个人的学识和经验。” 开会一词百度百科的解释：为召集若个人议事，多人聚集于一定处所议事。在现在的社会中，人与人、企业与企业之间的分工越来细致与明确。所以企业内部以及企业与企业之间，常常需要用会议来沟通。

但是你真的会开会吗？一个好的会议，需要如下五点。

一：会议提前通知，会议的议题及资料需提前发放。

组织召开会议的人，在会议开始之前，根据会议的具体的事项、会议上需要商讨的议题及会议上所用的资料，提前发放到参加会议的人员手中。让参会人员能在会议之前，熟悉会议资料，有时间思考会议的内容及议题。我们公司现在做一个项目，会议组织者会提前三天的时间以邮件的形式知会所有需要参加会议的相关人员。并附上会议上所需讨论的文件。在会议上就可以直接对各个问题直接讨论，从而大大的缩减会议的时间。

二：参会者需守时

守时对于会议来说，是很有必要的。以前开会往往有一些人慢慢悠悠的，让其他的参会人员等待，影响其他会议人员的情绪（沟通的前提就需要一个好的情绪）。而且会议的时间需要精确的控制，更应该准时的到达。我司有一个项目，经常要与其它公司一起参加会议。每次通知会议时间，每次都会迟到1~2个小时。完全打击了大家参会的积极性，大家对于该公司的配合能力也会大大的存疑。

三：知会每一个参会人员，会议不涉及的相关人员不通知。

会议讨论的议题，我们只需要通知必须出席的人员，对于可出席可不出席及完全不需要出席的员工，一律不通知。人员过多的会议，一是会议的成本太高。二是人员太多，不容易做决策。三是无关的参会人员会抱怨，从而影响会议的效果。

四：时间的掌握

对于会议，一定要确定一个开始与结束的时间（突发的紧急状况会议不算），在会议的讨论过程中，会议主持人，需要按照会议的议程，明确每件事项的讨论时间，由于时间的限制，这就要求每个人的发言必须要是干货，直指会议的议题。在会议上出现的聊天及议题跑偏的情况，就不易发生。

五：会议的记录

会议的内容及讨论的议题，必须形成会议纪要，方便会后会议的落实，会议纪要必须清楚的记录开会地点、参会人员、进行了那些会议的决议，每个议题的结论，最后具体到哪个人负责、什么时候完成。方便会议之后的追踪，以前我们会议的时候，通常都不会记录会议纪要，虽然在会后的几天时间里，会议的讨论的事项还有印象。但是时间久了，还是会忘记一部分。当领导问起的时候，才发现这个问题已经忘记。所以一个好的会议，需要一个好的会议纪要，更需要一个好的会议执行及反馈。

开会这件事，只需做好以上五点。