工具集 | 超实用的文件整理术

我们一定有过这样的经历，某个时刻需要某份文件时，却死活找不到。有人可能会说，可以用搜索神器Everything（Win）/Spotlight(Mac)进行全局搜索。那如果连文件名中所含关键词也记不清了呢？

因此，建立一个有序的文件管理体系是非常有必要的

如果你只有个位数的文件，那桌面就是一个很好的存放地点；

如果你有两位数的文件，建立单层级的文件夹就是不错的选择；

如果你有大量项目文件需要管理，那你就需要规划一个清晰的文件管理结构。

文件命名归档

文件命名基本作用在于辨识、区分、管理、定位：

辨识：通过文件名称可知文件的基本信息

区分：区分此件与彼件

管理：保证文件项目分类固定，易统计、无遗漏

定位：可轻易定位到文件保存的位置

如何科学的命名文件？

常用的文件命名方法为：

文件夹名= 序列编号-文件夹名

如：01-常用软件、02-系统软件

文件名=序列编号-文件名

如：01-演讲比赛、02-培训课件

但如律师、文案工作者等日常生活中会接触到大量文档的人群来说，单层级的文件命名已不适用。

多层级的文件命名方法为：

时间-所属项目名称-文件名称关键词-相关人员

如：201604-民事裁定书-XX地产股权转让侵权纠纷-张三李四

完成文件命名后，根据自己的分类习惯归档进相应文件夹：

文件夹的查找

通过文件夹进行管理时，文件都根据文件夹的结构与层级进行分类管理。这样做的优点在于结构清晰、数量合适、易于查找。

如何归类文件夹，更便于日常查找呢？

Mac电脑

用Finder中自带的标签颜色来区分文件夹，例如：红色（工作文件）、绿色（私人文件夹）

Windows电脑

按照C:D:E:F四个盘符标准规划不同的文件存储路径：

重要的本地文件夹可以通过使用云盘同步到云端（本文以坚果云为例），方便在所有移动设备上全文搜索、编辑、共享：

桌面文件整顿

大部分人收到文件后的第一习惯是保存到桌面，为了快速找到有价值的文件，桌面文件需要定期清理：

有用文件：进行整顿

无用文件：立即删除

如何整理个人电脑桌面，让文件更有序？

Mac电脑

如果你需要一款工具能帮助你根据文件的类型、添加的时间来进行一些自动化的操作。 推荐使用Hazel来完成。Hazel 依附在 OS X 的系统设置面板中，所有规则的建立都需要在这里完成。

如果大家尝试在邮箱中设置收件规则，那么你对 Hazel 的操作很快就能上手。简单来说就是 Hazel 监控整个 Mac 硬盘，根据不同的规则匹配来自动化完成操作「If xxx then yyy」。

Hazel 在规则设置上非常强大的，你完全可以按照自己的需求进行定制。在配置好相应的规则后系统能自动将桌面上的文件管理得紧紧有条，我们只需要定期对文件夹里文档做整理就行了：

Windows电脑

1.清理桌面快捷方式

常用的应用可以固定到任务栏后删除桌面快捷方式，节省桌面空间：

2.固定下载文件位置

1）下载软件

软件下载位置固定，卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻底删除。

2）下载资料

下载的各种资料存放在临时文件夹，下载后及时查阅，有用的资料归档到相应文件夹，没用的果断删除。

邮件附件整理

大多数人的工作离不开邮件，邮件账户中夹杂着各类附件文档，需要对其进行有效性判断后整理归档：

但通过邮件附件的方式传输文件有以下缺点：

1）受限于上传下载速度；

2）受限于附件大小；

3）多次来回传输造成版本不统一

如何解决邮件附件整理困难的问题？

推荐使用云盘坚果云，将文件以链接or邮件的形式直接分享，一个文件所有版本对应一个链接，杜绝了文件的版本错乱：

科学的文件夹结构设置和好的电脑文件管理习惯将帮助我们节省大量“找东西”的时间，让工作更轻松和高效，欢迎留言分享你的文件管理法。

本文部分内容已获授权整理自：《浅谈我的个人管理-线上整理篇》