信息管理学的期末论文，信息化管理…

【本科四年的关键转折点，也是大学唯一一个拿D的科目，写于2009年】

【后来，大三成功地完成了一个病例信息管理系统，实现了当时想法一部分，拿到同期省大学生创新项目文科组唯一一个优秀，运行一年半后将于近期退休】

一、情况简述。

五官科是由口腔科、眼科、耳鼻喉科组成的一个总综合性科室。

 

科室结构：

由口腔科、眼科、耳鼻喉科组成。科室分为门诊部和住院部：门诊部主要分管病情较轻，治疗周期较短且不需要住院治疗的病人；住院部主要负责给病情严重，治疗周期长，需要住院治疗的病人提供服务。

 

人事结构：

科室成员包括医生和护士。设置五官科主任一名，负责对科室进行统筹管理。其中口腔科、眼科、耳鼻喉科各设置分科主任一名，由医生担任，分别对各个科室进行管理。目前由科主任兼任五官科主任。门诊部和住院部各设置护士长一名，归五官科主任管理，负责对护士工作进行监督管理。

 

病人资料管理情况：

相比于其他外科，五官科常见病人的住院时间一般都很短，但是数量不少，所以病人相比流动性非常大。每日需要处理很多的资料，包括病历、处方等。此外，目前这部分资料仍然在采用人工手写纸质记录并保存的方式。

 

工作量：

医护工作者的特殊工作性质决定了加班和值班是必然会出现的情况。但是由于科室结构特殊，不同的病患需要不同科室的医护工作者参与治疗，而且病人流动性及出现时机随机性大，看病时间长短不一。

 

工资奖金：

工资额与职称职位直接挂钩，奖金总额由全科全年收益决定，由财务科统一发放到五官科主任处，再由科主任统筹分配。前任主任采用的是平均分配方式。现任主任采用的是积分统计分配的方式，根据医护人员的职称、分管病人、手术、工作量、门诊会诊、入院、总计、药比8项指标统计积分，最后根据积分比例分配全科的奖金。

 

二、面临的问题。

1、人力资源。

由于科室是由三个不同的分科组成，不同分科的医生在面对病患时，是不能跨科提供治疗的。所以在排班的时候需要保证工作日每分科至少保证2名或以上医师当班，周末及夜班保证除了值班医生外，另外两分科均有一名医生值副班（即医生不在科室值班，但遇到该分科的急诊病患时需要做到随叫随到）。但由于五官科住院部总共只有12人，其中眼科4人，耳鼻喉科5人，口腔科3人。另外还有考虑休假（指工龄假等非公休日）及例外活动（例如派医生参加高考体检等）等等因素使得排班成为了一项很繁复的工作。

 

2、纸质资料管理非常不便。

因为五官科的疾病大多是在短期内可以治愈的，所以大部分住院病人的住院时间在一周以内，与其他外科相比，五官科病人的流动量很大，资料更新速度很快，而每个病人需要记录与处理的共同的项目很多，传统的纸质记录方式会耗费大量时间在书写其实一样的地方，而且在需要寻找时由于资料堆叠起来体积和质量都很大，不但寻找困难，而且减少给病人提供治疗的时间。

 

3、病历填写方式不合理。

病人挂号后所取得的病历本上的常规选项也交由医生填写，即姓名、年龄、性别、电话等等简单信息均要由医生来填写，不但大大的轮候病人的等待时间，浪费了大量时间，更严重降低了医院的收益，因为每个医生每分钟的工作都需要医院付出工资，特别是专家教授等，将雇佣时间大量使用在这类“简单“劳动上，直接减少了可以救治的病人数量，进而导致收益减少。

 

4、病人排队方式不合理。

目前病人（急诊除外）排队侯医采取的是先将挂号单放到医生处，再在门外轮候的方式。放任自流的方式导致了很多关于看病次序的纠纷，而且每个病人的看病时间长度的不确定的，所以可能某个医生外排了很长时间，而又有医生已经看过了很多批，导致可能早来的病人反而在比较晚的时候才接受到治疗，引起病人的烦躁和不安，使得治疗工作速度减慢。

 

5、种类繁多单据有大量重复项目。

由于工作需要，存在大量的单据需要填写。除了诸如姓名、性别等常规项目需要填写外，还有很多重复性的诊断说明，可能性的并发症、后遗症、意外情况以及处理方式等事项的说明。而这些内容大多需要医生一份一份手工填写，或者向病人进行解释。而这些重复性的填写工作很多情况下实质上并没有必要，而且客观上造成了前后差异的可能性增加，事实上出错的可能性增加了，最终受害的是病患和医院本身的利益。而解释工作在通常情况下实质上并不需要高职称、职位的医生即可进行，

 

6、药物管理方式落后。

药品的供应链管理落后，不能做到及时补充不足的药品，故有时会发生让病人来回跑走两三趟更换处方的情况。此外，医生、收费处、药房的工作之间互相孤立，收费处与药房需要分别排队，不能充分利用时间，而且由纸质票据担任起信息载体，工作效率偏低。

 

7、财务管理有待改进。

院财务科的统计结果对于科室而言不够透明，统计有错漏的情况时有发生，而且由于奖金统计结果往往是在一个冗长的周期后才发布一次，而查漏补错都交给科主任进行，并且系统太旧能力太弱，原始数据难以查询，科主任需要从科室内的记录上进行结算，每次都需要花费大量的时间，这极大的时间浪费。此外，五官科采用的积分制采取手工统计的方式，同样耗时耗力，虽然积分制取得的效果很好，但还可以再改进，进一步减少在这一环花费的时间。

 

8、常见病情需要重复描述及开处方。

各个分科每天处理的病例中，绝大多数是该分科的常见病症，这类病症发病情况基本相同（以眼科为例，眼科常见病包括红眼病、青光眼、麦粒肿、白内障等，这些病占了总病人数的超过70%，包括病情描述、诊断说明、病历、处方、手术同意书等等信息在内均需要重新手工书写，费时费力，既占用了大量时间，也增加了医生的无谓工作量。

 

9、手术安排的协调性仍可以改进。

目前医院手术室采用的手术安排方式为全日接台制，即除了急诊手术外，各手术室从早上8点起开始当天第一台手术，做完一台接着做第二台。由于手术时间长短的不确定性，每天除了第一台手术可以在确定的时间开始外，后面的手术只能在不确定中等待，这个过程中医师不可离开科室的范围，也不能去休息，必须随时待命，病人也不敢随意饮食，走动，增大了病人术前的心理压力，也导致医师的时间被进一步浪费，更大大增加了加班情况的出现（这种情况加班时无收入），降低了医师工作的积极性，而且疲惫增加了手术出现意外的可能性，延长的手术时间，病人受到的痛苦也增加。

 

综述：

    目前影响医院效益最重要的问题在于工作效率低下，无谓浪费太多运营成本偏高。在临床工作方面主要表现在过多的“简单”劳动占用了医护人员大量工作时间，导致实际工作效益降低。

 

三、设计的企业信息化改革措施。

改革中心指导思想:

利用现代信息管理技术配合制度改革，将临床工作人员从非治疗病人的劳动中解放出来，使得医护人员可以将更多的精力关注于如何给病患治疗，进而提高工作效率。同时减少病人的等候并在配合的同时减少其参与具体医治流程，最终提高医院的效益。

 

（1）排班自动化

由于排班是存在很多常规约束条件与例外情况并存的工作，可以做到通过编写软件辅助辅助科主任完成这项工作。程序应该可以做到自动读取上月的的排班情况，根据既定的约束条件，以及由医生输入的特殊的例外情况，编排出一张基准表，再由科主任根据实际情况进行修正，可以大大减少用于排班的时间。由于各个科室的实际情况不同，一下为五官科的排班概况。

班种类包括：

主班，每天至少一名。

白班，白天上班，数量不定。

夜班，俗称值班。工作日夜晚上班，双休日全天在职（此时夜班跟主班由同一人负责）。

专家门诊，住院部的专家在特定时间段在门诊当班。

副班，主班医生、白班医师所在分科之外的另外分科分别至少要有一名医师保持随叫随到的状态（不一定在医院，可以在家，但不能离开宝安）。

既定约束条件包括但不限于：

1、正常情况下按顺序轮流值班（年轻医师不能值夜班，专家医师不值夜班）。

2、除非万不得已，每个医师不连续值一个星期的同一天（例如：上周周一值班的人本周不值周一）。因此遇到需要连续值的情况时自动跳过，第二天再补回。

3、除周五外，所有在工作日值班的医师在值班后一天休息，周五值班的医师在值班前一天休息。周六值班的医师在值班前两天休息，周日值班的医师在下周一、二休息。

4、按顺序分配主班，周末主班医师由当天值班医师兼任。

5、根据主班医师的分科分配各副班医师（优先由各科专家担任）。

6、每个副班医师有半天休息，根据就近原则，副班时间前后根据实际情况分配。

7、部分休假、班可能会影响到下月的排班，需要另外标示出来。

8、白班和副班可以叠加，工作日内所有没排班的医师统一排为白班；双休日所有没有排班的医生统一排为休息。

例外情况：

可以归纳为某个时间段某个医生上某种班或者休息，提前标记好。

 

（2）建立患者资料的数据库。

针对患者资料信息量大、更新快的特点，建立一个专门负责统计存储病人资料的数据库。对所有病人进行编号并负责记录病人的姓名、年龄、性别、电话、家族病史等常规资料；病情描述、病理特点、诊断依据、诊断说明等病情资料；病历、处方、注射单、手术同意书等书面材料；病史以及随着医生对病人的治疗而进行的医疗操作的内容和时间等的历史记录。

这个数据库将是本次信息化改革措施的核心基础。

因为这里的每一个数据都事关生死，所以该数据库需要有很强的稳定性与一致性，自成网络体系，并且需要定期进行维护，而且可以实时备份以确保数据不会丢失。

设定严格的访问权限与修改权限管理，保障数据的安全性与有效性。

因为各个病患的个体情况不一样，但时间对于治疗而言都是相当重要的因素，所以并且具备快捷有效的数据挖掘能力，做到能在短时间内将所需数据取出。

对数据库的每次写入要存有历史记录（包括回滚处理）。

为了减少数据冗余，所有病患的数据在治疗流程（包括慢性病的复诊在内的所有治疗工序）结束后将数据输出存底（或者另建一个数据库专门负责储存，在以后需要时再重新调用），根据实际情况以软盘或者打印成纸质的等形式将病历输出并交给病患，方便下次就诊，同时数据库该病患的数据将清除。

 

（3）将传统的纸质病历改为电子病历。

利用建立好的数据库和RFID技术，将传统的纸质病历改为电子病历。由预先制作的病人身份标识卡（内置相应编号）作为病人的标签，配合数据库系统即可方便快捷的查询病人的相关信息（设计说明见下）。即可以将病历卡作为病人的身份标识，除了查询信息外还可以配合其他软、硬件设施做到病情监控、检查记录等等功能，辅助治疗。

结合相应的管理系统与业务流程重组（设计说明见下），可以有效避免上述常见项目的重复填写，减少重复劳动，缩短无效的工作时间。

 

（4）硬件设置。

给所有医师配备一台办公用电脑（不可连接外网），电脑上配备相关的软件（软件设计说明见下），配备RFID客户端一个。

另在办公室配置一台高性能电脑用于实时监控各个病房内进行治疗的情况（例如：输液、心电监护等等）。

每个病床都配有合适的监控设置，可以根据治疗需要实时将输液情况、心电图、血压等数据传回监控电脑。

在医院内组建一个内网（为了保障安全不可连接外网），使得药剂科、放射科、化验科、B超室等辅助性科室能与科室（五官科）形成工作联动，减少病人排队等候的时间，并且将检查资料录入数据库。

在挂号处配备足够的电脑与RFID客户端进行初始数据录入（需要安排人手辅助）。

在全院范围内放置一些电子病历自助服务终端（有打印功能）。

 

（5）软件设置。

1、数据库管理软件。

可以对数据库进行管理和控制，根据客户权限的不同可以对数据库进行相应的操作，并可作为其他软件连接数据库的接口。

2、医师客户端。

安装在医师电脑上的软件。结合其他软件的工作特点设计出的平台，可以将所需要用到的工作软件整合到一起，能实现他们之间的通讯，需要响应速度快，并且操作方便（尽可能做到快捷键，并将其标记在键盘上）。

3、病人客户端。

安装在自助服务终端的软件。可以查询病历等病人自己的资料，只能对数据库进行有限读取，没有写入权限。并且可以将资料以打印的方式输出。需要做好保密措施，凭病人身份标识卡使用。

4、病历书写软件。

自动根据数据库内病人的资料（例如姓名、年龄等）辅助医生填写病历，将已知的资料自动完成，仅由医师填写未知的部分，并将最终完成的病历内容写入数据库。内置常见病情的书写模板，并可以根据数据库内已存的内容（例如：病情描述、检查结果）生成新的文本，标记处特殊地方，由医师负责根据各个病人的具体情况书写，并将最终结果写入数据库保存。

5、注射单、手术同意书等书面材料辅助书写软件。

功能与病历软件基本相同。

6、处方书写软件。

处方系统负责辅助医师开药，需要能快速搜索药房目前所有的药品，支持模糊搜索，支持通配符，支持常用药品逐字提示。

内置常用处方模板，既包括常见病的的处方模板，以及常见药品搭配（即能达到某一治疗目的的常规药品组合，例如重度高血压降压药组合）模板。模板可以根据病情、使用方式、价格等分类，并可以做到交叉搜索。

可以显示药品的说明，包括剂量、用法、适应症、并发症等信息。

软件需要能与收费处、药剂科的终端进行通讯（具体内容见业务流程重组部分）。

每次生效的处方需要写入数据库。

7、监控软件。

安装在科室的监控电脑上，负责监控所有病房传回的实时数据。并且能根据医师设定的数值实现报警功能，当某项数据不正常的时候即时报警，使医护人员及时进行处理，节省时间。

8、排队软件。

给每一个病人编号以方便病人排队就诊（详细描述见业务流程重组——排队）。

9、药品库存实时管理软件。

库存管理软件，可以与医师的终端通讯，可以实时查询目前仓库内存有的药品的数量。能自动标出剩余量不足的药品名称，并提示相近的替代品，接受医师的订单（详情见业务流程重组部分——药品）。

10、手术排期软件。

协调全院的手术时间安排。（详细见手术排期）

11、积分统计软件。

针对五官科的积分制奖金分配方法（可以向全院推广），另制作一个软件专门负责对积分进行统计，科室内各个医师可以在自己的终端上查询，了解自己的积分在全科所占的比例。年末分奖金的时候系统可以自动将统计结果输出，减少科主任的工作量。

 

（6）业务流程重组——由挂号到看病

由于原有的挂号看病流程增加了医师的简单劳动量及工作种类，降低了工作效率。改革后新的流程如下：

1、将病历的基础项目（即姓名、年龄等）制成表格，由病人领取后先行填写。

2、将各个项目的意思以及模板（根据病历本的不同）制成填写说明，置于挂号处方便阅读处。

3、由于存在少数病人不识字或者不了解某些项目的意思，可由导医工作人员辅助完成。

4、表格填写完成后交由工作人员输入电脑，在数据库中建立该病人的项目。

5、工作人员返回病人一张病历卡（RFID标准卡，内置病人的唯一编号及基本资料），上面署有病人的姓名，这张卡作为病人在其后治疗流程中的身份凭证。

6、到相应的科室排队就诊。

 

（7）业务流程重组——排队

在医院中，包括就诊、检查、输液、注射在内的各种治疗流程都可能需要排队。而且急诊病人与普通病人在排序优先级上应有所区别，所以设计的新流程如下：

1、排队就诊：

<1>、确定优先级（由挂号情况决定，例如急诊号优先级最高等）。

<2>、根据交表格的时间先后排序，当病人的资料输入数据库后自动分配一个序号（为了标识清楚下面称为A型序号）。该序号根据病人去的科室分配，不同科室可以有相等A型序号。且该序号仅对该科室排队有效。

<3>、在科室外设置RFID读卡器、电脑及显示屏，显示屏上将显示目前尚未就诊但已挂号的病人的A型序号。

<4>、电脑首先考虑病情优先级，后考虑A型序号给病人重新排序（此时的顺序称为B型顺序，不在显示器上显示，但可在电脑上查询（需要权限）。

<5>、RFID终端在读取病历卡后返回一个病人已经到达科室的消息，显示屏上将该病人的A型序号标示高亮，没到达科室的病人标示普通，并按B型顺序排序显示。

<6>、每当该科某医师有空时，自动将当前按B型排序最前且高亮（即已经到达的病人）的病人人排给该医生，此时病人进入就诊。

<7>、如果病人指定挂了某医生的号，则该号仍然按B型顺序排队，但如果轮到的医师不是所挂的医师时自动等待，让下一号进入就诊。

2、诊疗排队：

说明：由于治疗过程中，有时需要病人去辅助科室进行检查或者到药房取药回来再进行治疗，若此时医师单纯等待则会浪费时间，可按如下方式处理：

<1>、当病人离开时，排号系统自动将病人的状态改为离开，并将序号与医师挂钩，然后按重新放回正常的排队序列即可。

<2>、此时下一个病人可进入诊疗室接受治疗。

<3>、当原病人回来后，只须读卡。由于原病人本身的A型序号小，所以在无急诊的情况下即可获得最小的B型序号，等候医师处理完当前病人后即可继续就诊。

<4>、为了应付特殊情况，例如急诊、需要长时处理的病号等。医师可以控制系统暂停当前的诊疗一定时间，先处理检查回来的病人。

3、辅助治疗排队：

说明：排序方式与就诊排队基本相同。

<1>、当医师开出单据要求病人去某辅助科室进行检查或者治疗时，通过电脑直接通知相应科室准备（有点像下订单），此时病人获得一个序号（为了跟前面区分称为C型序号，作用相当于前文的A型序号，但作用域不同）。

<2>~<5>参考就诊排队的<3>~<6>步。

<6>、当病人到达科室时，开始检查时，结束检查并离开时，系统应分别反馈一个消息给负责医师的电脑终端，使得医师能掌握病人的动向、管理时间，方便安排工作。

<7>、检查结果出来后自动录入数据库中病人的档案里，医生可以直接查阅。

 

（8）业务流程重组——从开处方到拿药

说明：拿药的过程中，需要在收费处及药房排队两次。

<1>、医师在自己的终端处开出需要在医院药房拿的药品的处方。

<2>、药品管理系统返回目前仓库中是否有足够的库存。如果有，则继续；如果无，则返回步骤<1>，由医师重新写一份处方。

<3>、处方将写入数据库中病人的档案处。

<4>、由处方生成药品订单并传输往收费处及药房。

<5>、收费处收到订单后返回一个确认消息。

<6>、病人前往收费处付账，由电子病历卡识别病人的身份并快速读出处方。

<7>、计算出总金额，计算机输出总账单，病人付账，计算机返回一个序号给病人。

<8>、收费处电脑将订单传到药房，药房的工作人员开始捡药。

<9>、将装好药品的袋子编号（即收费处返回的序号），并运往前台发药处。

<10>、在发药处设置显示器，显示发药序号。

<11>、按各序号的状态分类，状态分为：正在处理/可以领取。

<12>、病人看到自己的序号后即可前往发药处凭电子病历卡确认身份并领取药品。

<13>、医师可以通过自己的终端了解目前病人正处于哪一阶段。

 

（9）手术排期

由于各科手术特点不同，例如眼科的对手术环境的无菌要求在所有科室中中属于最高级别，外科的手术时间普遍很长，可能超过8小时，不同科室所需要的显微镜也不同。将不同的手术室根据其适用情况分类，然后将每日普通手术（急诊手术为临时安排无法确定时间）安排分为上午班和下午班，上午班指从早上8点至12点之间进行的手术，下午班指14点30分至17点30分。手术同样采取接台制，但若接台时间在休息时段，则自动延后到下午班，除了急诊，休息时段不再安排新手术，正在进行的手术继续进行。

建立一个手术室管理系统，可以统筹安排所有的手术室，并且能监控手术进行的情况（由于手术时间不确定，所以该状态由当班护士根据手术情况手动更新），当手术进入尾声（一般为创口缝合阶段）时，通知下一台手术做好准备。

手术预约方式由原来的电话预约改为电子预约。在病人签署了手术同意书以后，由医师提前一定时间在自己的终端向手术室下订单进行预约，再由手术室工作人员根据实际情况审核，然后订单生效。由系统根据订单情况（例如紧急程度、无菌要求、仪器要求、人员需求、一般情况下该手术所需的时间等等）进行时间安排，输出手术室号及时间段，并在前一台手术进入尾声后发送消息到医师的终端，提醒医师做好准备。

 

（10）财务管理

为了使财务管理对于科室而言透明化，应当建立一个数据库进行统一管理。财务科拥有修改的权限，而各科室有查询的权限。科主任可以直接在终端上提出复核的请求（须标明位置，理由等）。从病人挂号开始，所有因治疗产生的、交付给院方的款项（包括药款）都应当被记录（包括退款）。

能自动统计出科室的效益、人均收益、手术提成、科室总奖金等等统计数据。

数据库应至少每周固定时间更新一次，方便科主任核查。

（11）培训及后记。

因为改革基本上实现了办公无纸化，对于现有的医师而言，特别是老一代医师，需要进行一定的操作培训。

此外，为了让新系统不会脱离实际并且可以顺利融入工作。需要向医护人员阐述新系统的设计理念，并听取医护人员的具体意见。

 

【参考文献】

（1）《宝安区人民医院简介》http://www.szbayy.com/show.aspx?id=12&cid=16

（2）《管理信息系统（第三版）》黄梯云 主编  李一军 副主编  高等教育出版社出版

（3）《信息管理学教程：第3版》 杜栋编著  清华大学出版社