word教程 小白脱白

Word是现代职场人士必备的办公技能，它是一款应用广泛的文字处理器。大多数的职场人士在应用word时将其当做基本的文字录入器。掌握Word技能，论文、手册、流程图、表格制作统统快速高效完成。

一、排版基础

1.准备、文字清洗

• 导航窗格可对视图选项卡下的页面进行快速切换
• 勾选视图下标尺，文件选项显示里调出突出显示标记、段落标记和显示所有格式标记，方便理解排版格式相关的运用
• 文档当中小黑点，虚线，可通过取消掉格式的显示来消除
• 不同来源文件的文字格式不同，应用时需要进行文字清洗
• 粘贴保留为文本格式，F8默认以选择单词句子段落整篇文档的形式进行快速的选中，粘贴完毕后，文档中存在空白行，将连续的两个段落标记替换为一个
• 网上粘贴，包含图片和超级链接，全选开始样式清除格式，但没法清除链接，ctrl+shift+F9清除链接格式
• 素材的获取不支持直接复制粘贴，比如百度文库中相应的付费文档，或者是客户发来的PDF文件，需要使用到Onenote获取图片当中文字的功能
• QQ截图快捷键是Alt+Ctrl+A，微信是Alt+A或者其他任意抠图软件来截取图片当中的文字，粘贴到Onenote后点击鼠标右键复制图片当中文本，再次打开word文档即可复制出文本
• 直接粘贴来的文本离目标文件还有一定距离，需批量取消文字中间的空格符、将软回车^l^p替换为回车符^p

点这儿，了解 什么是Onenote

2.标尺、段落

• 输入=rand(5,3)按回车后自动生成5段3行的文字段落
• 选择需要调整的文字段落，打开段落设置或拖动标尺位置来调整缩进，左缩进和首行缩进版心和页面边距
• 判断段落当中的制表位，点击鼠标选择某行文字，除了标尺以外，还有一些向右标记的小箭头，鼠标停留上去会显示制表符类型
• 清除格式后默认字体5号字，修改特殊格式和行距，删除制表符，打开段落对话框下的制表位，输入制表位位置，并在相应位置前加上tab键
• 插入下文字转换成表格
• 序号和正文内容相距过大，选中正文内容邮件选择调整列表缩进量，编号之后可调整制表位添加的位置，也可删除制表符即改为空格

3.表格

• 插入制表符
• 插入设计布局

4.图片

• 删除背景实现快速抠图
• 多张图片并列对齐：调整格式高度，设置对齐方式，右键组合到一起

5.SmartArt

• 使用tab+shift键升级，tab键降级
• 选择上移/下移调整位置

6.文本框排版

• 字体换为微软雅黑后默认行距会变大
• 插入文本框创建链接，实现将文本框之间的内容串联
• 创建连接后文本框里的图标由漏斗变为倒
• 该项文本框的排版常应用于主持人的手卡

7.样式排版

样式：用有意义的名称保存的字符格式和段落格式的集合

• 样式的运用是构建自动性东西的依据，如自动构建目录
• 做标题禁止使用回车，设置段落行距拉开标题与正文间的距离
• 格式刷格式化后，实现标题批量修改，esc退出格式刷
• 长文档排版：样式、页面、目录
  确认各级文字样式、编号与标题的关联
  设置页面边距、页眉页脚、logo
  引用目录、发布文档

二、文字处理技巧

1.标题

样式

• 选中标题，设定标题样式，修改样式
• 默认新建word文档中，没有标题三以后的样式，但会随着使用自动增加，也可打开样式窗口，增加、减少样式库里的标题样式

编号

• 开始多级列表里定义新的多级列表，设置正规形式编号，变为阿拉伯数字3.1 3.2
• 对标题快速升降级：视图大纲显示 ，切换显示级别的按钮
• 编号完成后，自动生成word文档的目录
• 自定义目录，打开引用下目录的自定义目录，设置显示级别
• 更改目录样式，展开开始里的样式窗口

标题样式的设置即将自动编号和标题样式绑到一起

2.快速对齐

• 标题与标题1、标题2、标题3的区别在于它不会自动生成目录
• 为使得两列文本更易对其，可选择插入表格
• 加号作为表格分隔符，减号代表表格宽度，输入完成后回车则生成表格，点击左下角的+号，增加行数
• 自动编号不同于标题编号，适用于正文内容标题库，不会显示到目录

3.页眉页脚

• 取消页眉后，顶部出现页眉横线，打开页眉的设置区域，开始改为正文格式，双击正文区域就可删除横线
• 目录页取消页脚设置，设计勾选首页不同
• 删除目录页页脚后，页脚的页码将从第二页开始，更改起始页码为第一页
• 布局可自定义页边距

4.模板

• 断开链接到前一条页眉的设置，防止后面页眉修改影响前面
• 将页眉、页脚、标题等可视化的设置运用到其它地方，存为模板
• 将模板文件另存为浏览，保存类型更改为word模板，文件新建个人打开所设模板
• 如果建立并保存了个人模板，但是word中没有显示，需打开空白文档，文件选项保存找到个人模板默认位置，进行设定，重复最初打开操作即可发现个人模板

5.文档部件

• 选中表头，文档部件下将所选内容保存到文档部件库
• 构建基块管理器，可插入日历、矩阵、列表，保存样式，修改其内容即可

6.通配符

• Ctrl+H查找替换，更多格式，选择查找内容的特征
• 使用通配符^?来表达一个字符的宽度，替换时能保留相对应答案的

7.联合Excel

• 复制表格到Excel，选择布局栏，将Excel表格单栏更改为多栏
• 打印时填写格式为1,3-4，,是英文，则可跳过第二页
• 将Excel表格保存类型网页，word打开后是只读类型，将此文档另存为word格式，重新打开即可修改

8.插入控件/限制编辑

• 开发工具插入组合框内容控件，属性修改添加选项的显示名称和值
• 插入复选框控件，属性更改Caption项内容，实现对勾形式
• 限制编辑启用强制保护，只能在所选文本框的方框内输入对应内容，其它部分不能进行有效输入
• 提高数据录入的准确性和规范性，缩减填写数据的工作量，完善文档数据储存和管理的规范性

9.简历

• 下移一层置于底层，环绕文字选择浮于文字上方
• Iconfont:阿里巴巴旗下免费的矢量图图库,选中所需图标下载到桌面，word中再插入图片
• 使用ColorPix获取颜色的参数及编号，在下载矢量图标时输入对应的颜色编号
• 同时选中多个文本框，格式下设置对齐方式

10.邮件合并

• word模板包括所有文件共有内容的主文档和包含变化信息的数据源Excel，在主文档中插入变化的信息，合成最终文件并保存为word文档
• 拿到荣誉证书后扫描，以置于底纹的方式将图片插入到word文档中，然后以插入文本框的形式将对应的内容填写好，方便将文字排布到适宜的位置
• 邮件开始邮件合并，选择收件人使用现有列表，勾选数据首行包含列标题
• 插入合并域，选择预览结果，完成并合并编辑单个文档，word将会生成信函1的文档，视图多页缩放
• 电子图章生成器 自定义并保存，word中再插入图章图片，也可通过拍照扣笔迹生图，提高无纸化办公效率的手段
  
• 多页打印标签，开始邮件合并里标签选择1/2信函，区分纵向和横向打印

视频链接：批处理——邮件合并

11.工资条

批量制作工资条并发送到相应邮箱

• 切换域代码后在大括号前面加上\#"0.00"，然后更新域，保留两位数字
• 将大括号中间内容选中删除后输入=，再次插入合并域，格式改为{={}*100}%，生成百分数；修改格式为{={}*100\#"0.00"}%，则生成保留两位小数的百分数
• 设置账户，打开邮箱当中的POP3/SMTP服务设置，发送短信接收授权码，由于qq邮箱对第三方客户端的安全要求越来越高，登录Outlook时，密码栏不能填写你的qq邮箱登录密码，需生成一个授权码
• 选择pop账户类型，弹出对话框中写刚刚短信验证后的授权码，连接
• 选项当中高级，去除联机状态下立即发送的设置，进行word邮件合并时可以将邮件先储存在发件箱，等待检查完毕之后再进行群发，避免机密信息或比较慎重的邮件短时间通过邮箱直接发送而无法追回的情况
• 邮件完成并合并下的发送电子邮件，打开Outlook发件箱，选中发送接收项目中的发送所有文件，屏幕进行刷新滚动
• 对于刚刚打开的邮件，不能完全进行正常的发送，可预览后将其关闭

点这儿，了解 什么是Outlook
视频链接：批处理–制作工资条

12.身份证扫描件文档

批量制作一千个员工独立的身份证扫描件的word文档，即每个员工形成独立的word文档

• 选中所需照片shift+鼠标右键，保存路径时将单斜杠改为双斜杠，避免发生报错
• 身份证正反面插入后显示的是域的情况，而不是照片，删除域，换用插入域的方法，插入项目下选择文档部件域名为IncludePicture，图片将无法显示，需对应绑定域
• 按住Alt+F9打开域编辑器对话框，删除所命名的文字，点击邮件下插入合并域插入照片，按Alt+F9关闭
• 选中所有的文件按键盘F9刷新，李世民的身份证的正反面也就对应更新
• 有效数据的引用，原始数据图片下路径用双斜杠进行绑定和保存
• 单纯通过邮件下插入合并域的方法不能有效读取信息，需要通过插入选项卡下插入域对象的方式将照片绑定
• 原始当中数据空白行会生成冗杂信息
• 保存信函文件，完成邮件合并效果的整体文件，视图选项卡下的大纲显示，显示级别，大纲视图显示文档创建，每个文档上下都有分隔符
• 正文内容最好放在对应标题下面，否则可能被分到上个独立的word文档当中

视频链接：身份证扫描件文档

13.将文档发至PPT

快速访问工具栏选择不在功能区中的命令，添加发送到Microsoft PowerPoint，确认后点击即可将文档发至PPT