快点公文助手-使用说明

一、页面

（一）页面参数设置

1.页边距

为满足不同公文类型的格式需求，可同时设置3种页边距，分别为普通公文、信函格式、其他格式（如便笺等），页边距数值以厘米为单位，可精确到小数（word软件精度一般为0.01厘米，小数位数再多也不起作用）。

2.对称页边距

对于需要双面打印的文档，我们可以勾选“对称页边距”，使纸张正反两面的内、外侧均具有同等大小，这样装订后会显得更整齐美观。

3.文档嵌入不常用字体

勾选此项可在文档中嵌入该文档所用到的字体，防止将文档发给别人时，因别人电脑没安装相应字体而被替换为其他字体的情况。

4.精确控制

精确控制每页行数和每行的字数，公文标准要求每页22行，每行22字。
（注：开启该选项会自动设置文档默认字体大小为三号字）

5.设置固定行间距

勾选此项后，将设置文档的默认行间距为设置的固定行距，不勾选则默认为单倍行距。

6.[确定]按钮

点击后，将设置好的参数自动保存到用户数据，以便下次直接使用，同时应用到当前文档。

（二）普通公文、信函格式、其他格式

点击后，将自动按上述设置好的页面参数调整相应页面格式。

（三）分页符

在光标处插入分页符。

（四）分节符

在光标处插入下一页分节符。

（五）当前页面横向

将光标所在页设置为横向（前后页不变），同时保证本页原有内容均在横页上。

（七）删除页眉横线

删除光标所在页的页眉横线，如设置了奇偶页不同，需分别定位到奇数页和偶数页后再点击。
（注：点击右下角角标后将弹出word自带的“页面设置”对话框）

二、字体

（一）[字]按钮

该按钮分为上下两部分，点击上半部分时设置选中内容的字体为三号仿宋（一般用于正文，具体字体名称为“仿宋”还是“仿宋GB_2312”，可提前预设好，见下文“字体预设”，其他字体同理）；点击下半部分则弹出常用字体下拉列表，其中：
二号小标宋一般用于公文标题；
三号黑体一般用于一级标题、公文份号、密级、紧急程度、“附件”标注；
三号楷体一般用于二级标题、公文副标题、签发人等；
四号仿宋一般用于版记；
四号宋体一般用于页码。
（注：以上字体设置只改变字体名称和字体大小，不改变缩进、颜色等其他格式，用于只需改变字体时使用）

（二）正文格式

将所选内容设置为公文正文格式，包括：字体为三号仿宋，颜色为黑色，取消加粗、下划线、上标等特殊格式，恢复默认字符间距和字宽等，首行缩进2字符，取消左右缩进、段前段后间距、孤行控制等，自动调整中文与数字、西文之间的距离，西文和数字自动设置为预设的字体（见下文“字体预设”），等等。

（三）一级标题

将所选内容设置为公文一级标题格式（字体为三号黑体，其他设置同“正文格式”）。

（四）二级标题

将所选内容设置为公文二级标题格式（字体为三号楷体，其他设置同“正文格式”）。

（五）其他标题

1.文件标题（居中）

将所选内容设置为公文标题格式（取消首行空2格，居中对齐，字体为二号方正小标宋，其他设置同“公文正文”）。

2.副标题（居中）

将所选内容设置为副标题格式（取消首行空2格，居中对齐，字体为三号楷体，其他设置同“公文正文”）。

3.密级格式

将所选内容设置为密级标注的格式（顶格左对齐，字体为三号黑体，其他设置同“公文正文”）。该格式除用于密级格式外，还可用于公文份号、紧急程度、附件标注等的设置。

（六）字体更改

从其他地方拷贝来的文档字体不符合公文要求时，可用此功能对选中范围相应字体进行更改，默认提供7种常见的字体更改

1.指定字体更改

点击“指定字体替换”，对其他字体进行替换（全文替换）。

2.字体预设

根据不同习惯或要求，对仿宋等6种公文常用字体类型设置具体的字体名称（从下拉列表中选择本机系统字体），点击[确定]后保存到用户默认数据，下次使用时勿需再设置。
（注：本机不存在的字体可以手工输入字体名称）

（七）文字工具

1.删除空格

删除选中范围内的空格，包括全角空格。

2.删除制表符

删除选中范围内的制表符。

3.英文标点转中文

将选中范围内的英文标点符号转为中文标点，如“.”转“。”，但数字后面的小数点除外。

4.中文标点转英文

将选中范围内的中文标点转为英文标点，如“。”转“.”。

5.数字中间的句号转小数点

将选中范围内数字中间的句号转为小数点，如“1。5”转为“1.5”。

6.清除格式

清除选中范围的字体格式，只保留无格式文本。

（八）字符间距和字宽设置

1.增大字间距

将选中内容字符间距增大0.3磅，用于处理独字成行的问题，即一个段落最后一行只有一个字时，可以选中上一行后，点击此按钮增加上一行的字符间距，让最后一行至少有两个字。

2.恢复字间距

恢复选中内容字符间距为标准间距。

3.减小字间距

选中内容字符间距减小0.3磅，用于处理独字成行的问题，即一个段落最后一行只有一个字时，可以选中上一行后，点击此按钮减小上一行的字符间距，让最后一个字回到上一行。

4.增大字宽

选中内容的字体宽度按比例放大2%。

5.恢复字宽

恢复选中内容的字体宽度为100%。

6.缩小字宽

选中内容的字体宽度按比例缩小2%。用于字数较多，且必须处于同一行的情况，如发文机关红头、版记等。此功能可与“缩小字间距”功能搭配使用，以达到美观效果。

（九）加粗、下划线、着重号

选中时，分别为选中内容字体加粗、添加下划线、添加着重号。
（注：点击右下角角标后将弹出word自带的“字体”对话框）。

三、段落

（一）对齐方式

左对齐

居中对齐

右对齐

两端对齐

分散对齐

（二）缩进

1.首行缩进

首行空2格

取消首行空2格

2.其他常用缩进

（1）取消缩进

取消段落左右缩进、首行缩进、悬挂缩进。

（2）左右各空1字

段落左右各空一个汉字字符，用于版记以及红头文件签发人所在行。

（3）左空1字

段落左侧空一个汉字字符，用于外侧页码之偶数页页码。

（4）右空1字

段落右侧空一个汉字字符，用于外侧页码之奇数页页码。

（5）右空2字

段落右侧空两个汉字字符，用于不盖章公文的落款署名。

（6）右空4字

段落右侧空4个汉字字符，用于盖章公文的落款日期。

（7）悬挂缩进3字符

用于单个附件名称较长需要换行时，确保换行首字与上一行附件名称首字对齐。运用此功能需首先设置页面格式，确保文档默认字体为三号字，否则不能对齐。

（8）悬挂缩进3.75字符

用于多个附件清单（标序号，序号字体为新罗马），且附件名称较长需要换行时，确保换行首字与上一行附件名称首字对齐。运用此功能需首先设置页面格式，确保文档默认字体为三号字，否则不能对齐。

（9）悬挂缩进4字符

用于多个附件清单（标序号，序号字体为仿宋），且附件名称较长需要换行时，确保换行首字与上一行附件名称首字对齐。运用此功能需首先设置页面格式，确保文档默认字体为三号字，否则不能对齐。

（三）增加、减小行距

一般用于特殊情况下对段落行间距进行微调，如首页末行文字距离面边距较宽时，或文末不能容纳落款和版记时。

1.增加行距

在当前行间距的基础上增加段落行间距。

2.减小行距

在当前行间距的基础上减小段落行间距。

（四）大纲级别

设置当前段落的大纲级别。设置了大纲级别后，在“视图”—“导航窗格”可显示不同级别标题结构，方便浏览，也可用于自动生成目录。
设置1、2级时，将按一级标题和二级标题格式进行设置（即三号黑体和三号楷体，首行缩进2字符）。

（五）固定行距

点击后，弹出固定行距设置对话框。

在对话框右上角编辑框中输入常用的固定行间距磅值，点击[加入]后添加到左侧列表。点击上下剪头可对列表中的数值进行上下移动。
点击列表中的数值后，将自动显示在下方编辑框中，也可在编辑框中手动输入其他数值。点击[确定]后，自动应用于当前段落的固定行距，同时取消段前段后的间距。

（六）单倍行距

设置当前段落为单倍行距，同时取消段前段后间距。

（七）段落工具

1.自动编号转文本

将选中范围内的自动编号转换为普通文本，同时，删除制表符，英文括号自动转为中文括号。

2.取消段前段后间距

取消当前段落段前段后的间距（如段前0.5行或12磅）。

3.删除空段

删除选中范围内的空段落。

4.删除手动换行符

删除选中范围内的手动换行符（又称软回车，即 ）。

5.手动换行符转回车

将选中范围内的手动换行符转为回车符，即 转为 。

6.合并段落

将选中范围内的多个段落合并为一个段落。

7.删除分页符

删除选中范围内的手动分页符。

8.删除分节符

删除选中范围内的下一页分节符。

9.清除图片

删除选中范围内的所有图片。
（注：点击右下角角标后将弹出Word自带的“段落”对话框）

四、插入

（一）页码

点击按钮上侧默认插入外侧页码，点击按钮下侧弹出下拉列表，可插入其他格式页码。插入的页码自动按公文格式要求，在两条一字线（不是短横线）中间加页码，字体四号字，左右各空一字。

（二）符号

1.插入符号

点击相应符号后，在光标位置插入相应符号，如发文字号常用的“〔〕”。

2.[ ]转〔 〕

将带年份的方括号转为六角括号，如[2021]转为〔2021〕，[2]转为〔2〕。只支持括号内4位及以下数字。

3.【 】转〔 〕

将带年份的黑括号转为六角括号，如【2021】转为〔2021〕，【2】转为〔2〕。只支持括号内4位及以下数字。

（三）红头

点击后弹出插入红头机关对话框。
点击上侧的[增加]按钮，输入常用的发文机关名称。本次发文机关列表默认显示常用发文机关列表的第一个机关名称。
选中上侧列表中的某个机关，点击[选择]按钮后将其添加到下侧列表，作为本次使用的发文机关。也可点击下侧的[增加]按钮在本次使用列表中临时增加一个发文机关。发文机关可以是单个，也是以是多个联合发文。
在下方设置发文机关相应格式，如字号、字体、行距等。
点击[确定]按钮后，将在光标位置插入设置好的发文机关，同时，常用发文机关列表和正文的格式参数将自动存入用户数据，下次打开时直接使用，勿须再设置。
（注：发文机关字数较多时，系统会自动压缩字符间距，让发文机关处于同一行；此处设置的单位名称将与下文的“落款”、“版记”的单位共用，只需在其中一处设置即可）

（四）落款

点击后弹出落款设置对话框。
常用发文机关同上文的“红头”。本次发文机关列表默认显示常用发文机关列表的第一个机关名称。选择好本次使用的发机关，设置好日期，点击[确定]后在光标行插入设置好的落款，常用发文机关自动保存到用户数据。
落款功能支持5种格式：

• 1.单一发文机关，加盖印章，有署名和日期：日期右空4字，署名相对日期居中对齐。
• 2.单一发文机关，加盖印章，只有日期无署名：日期右空4字。
• 3.单一发文机关，不盖章：署名右空2字，日期首字相对署名首字右移2字。
• 4.多个机关联合发文，加盖印章：署名分两列排布，最后一个发文机关位于右下方，日期位于其下方。
• 5.多个机关联合发文，不盖章：署名右空两字依次排列于正文右下方，其中，以最长的署名两端为基准分散对齐，日期位于最末一个署名下方，相对署名首字右移2字。

（五）版记

点击后弹出插入版记对话框。
常用发文机关同上文的“红头”和“落款”。从常用发文机关列表中选择用于标注在版记上的发文机关名称，也可手动输入。如有抄送单位，选中“抄送单位”复选框后，在编辑框中输入抄送单位名称，支持多行。
点击确定后，将在文档中插入版记，并按照公文格式要求，版记文字左右各空1字，抄送单位回行时自动缩进对齐。
版记功能提供2种格式：

1.表格形式

将抄送单位、发文单位置于表格中，表格只显示横向线条，表格下边线与页面版心下边缘重合，表格不会随正文的变化而移动。

2.线条形式

版记的分隔线为图形线条，并为嵌入型，其位置会跟随正文行数的变化而变化。默认在光标位置插入，需手动调整至页面最下端。
（注：推荐使用表格形式，以确保版记位于页面最下方，且不跟随正文移动）

（七）分隔线

点击后插入相应分隔线，支持插入5种分隔线：

1.普通公文分隔线

在文档上侧插入一条红色实线，线长与版心同宽（一般为15.6cm）。

2.带五角星分隔线

两条单实线之间有五角星，一般党的机关用此格式。

3.文武线

用于信函格式，上方线条上粗下细，下方线条下粗上细，线长均为17cm，相对版心居中对齐，下方线条距离页面下边缘2cm。

4.单横线

线条位置与信函格式的文武线相同，线型为单实线。一般用于便笺等其他格式，各地情况不同。

5.装订线

在页面左侧插入装订位置的参考辅助线，上下各一条，长度1厘米，距离页面左边缘0.5cm（公文格式规定为0.3-0.5cm之间），两段线条分别距离页面上下边缘7cm。

（八）当前日期

在光标位置插入当前日期，如“2021年1月30日”。

（九）常用内容

点击后，弹出常用内容设置对话框。
日常办公常用的其他内容可以在这里设置，如常用的主送机关、联系人、发文代字等。
此功能除了提供常用的公文公开属性、密级外，还支持自定义。点击[增加]按钮输入常用内容后将其添加到列表，在列表中选择要插入文档的内容（也可在上方编辑框中直接输入），点击[确定]按钮后即可将选中的内容插入到光标位置，同时，常用内容列表将保存到用户数据，以便下次使用。

五、保存和打印

（一）保存

点击按钮上半部分，直接保存当前文档；点击按钮下半部分，弹出其他选项列表，可另存为word文档副本，另存为PDF文件，或另存为其他格式副本。

（二）打印

点击按钮上半部分，弹出打印对话框；点击按钮下半部分，有打印预览选项，点击后进入打印预览模式。

六、关于

特别说明：

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