DeltaBlue干货-如何写好会议纪要

DeltaBlue干货

会议纪要表面是文秘技巧，其实是管理技能。

好的会议纪要其实远不止是记录和备忘，更是控制进程和管理共识。记录者其实在帮助全体与会者确定会议成果和下一步行动方向，而会议纪要的记录者会更加清晰哪些沟通是无效的，哪些沟通是高价值的。

在绝大部分的公司当中，有一个非常高阶的职位叫：“总助”（总经理助理），而会议记录，是任何好的总助一定十分擅长的压箱技能。

在大量的与业界中高层沟通之后，我们发现，往往一件很小的事，却能带来职业境遇大大的不同：如果一位同学能做到每次会议结束半小时内发送会议纪要给与会所有人，几乎会让大家对这位刚入职场的新人刮目相看，并思考一个问题：要不要多给他机会，好好培养。

一、基本功：清晰、完整

常规会议纪要需要包含下面9个基本元素

1、参会人员：参会人姓名，职位（尤其是外部会议或多方会议需要这一条）

2、会议时间：一般写时段

3、记录者：记录者姓名，也可以加上邮箱或微信二维码

4、文书模板：了解自己的公司是否有专用的会议纪要格式和模板，或相关文书格式要求（页眉页脚、对外正式字体、字号）

5、会议目的：专题会议（一般为了协调某些跨多部门的重大事项，目的性强）例行会议（通过会议纪要明确近期需落实事项，敦促参会人员执行相关事宜。）

6、会议主题：有几个主题，写几个主题

7、探讨过程记录：如果记录速度够快，可以详记与会者的每句话

8、会议结论：这里需要在一些情况下，主动提醒参会者确认会议的结论，哪怕是“没有结论，下次再议”

9、发送，抄送，暗送：一般会议纪要会以邮件形式发送给与会者。但邮件当中有三种不同的发送方式。发送一般对会议中的所有人。抄送通常给“可以不发表意见的与会中的上级”，主要为表示尊重。暗送功能很少用，一般发给不必让与所有会者知道的会议知情对象。

二、进阶功：管理，引导，控制

1、重点总结和主次排序

优质的会议纪要通常会包含两类内容：

A、在记录当中不断提炼和总结，精炼与会者的观点。

B、原味记录参会者重要的原话，好的原话记录能够让回顾时感受语境，语气，更加充分体验当时发言者想表达出的想法或概念，尤其利于创意类工作的会议。

2、记录效率和发送时间

A、效率

效率高低是通过不断记录练习出来的，记录多了，才能分辨出会议重点要记什么，从而效率提高。

B、时间

不同时间发送会议纪要也有讲究：

会议结束立即发送：这会让大家惊叹于你的效率，并降低对记录准确性和总结的要求。

1小时整理后发送：经过整理的会议纪要会更加清晰，在这当中，你可以重新思考和梳理会议内容。

晚间发送：紧急而又需要对会议方向进行控制的会议，纪要则需要很多时间整理评估后，再发送。

隔日发送：隔日一般是因为会议本身需要特别慎重，因此经过多重审查后，隔日发送。

（当然，不同时间的效果不止如上这些，需要大家实践中体悟）

三、加分项

会议录音：一般情况，录音需要先征得与会人员的同意再进行，或者明示录音设备。

会议拍照：多拍几张会议照片，不仅可以帮助大家回忆会议内容，照片还会有许多其他的用途。（这些用途也请大家自己发掘^_^）

掌握会议室电话/视频使用技巧：记录公司所有会议室会议电话，了解会议电话如何使用（包括单方通话、多方通话使用技巧，每个公司都有差异），提前了解公司会议室视频会议如何使用。

对职场新人而言，会议纪要是一个隐藏的绝好机会，让你的团队离不开你。