做好GTD时间管理的第一步——收集

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关于“收集”的重要性

GTD时间管理的横向管理系统中,第一步就是收集。收集是贯彻执行GTD系统中的中心理念——心如止水,平衡生活。

如今浮躁的社会,每个人一说起时间管理,就会想到高强度执行任务,高效率完成任务,每天能做更多的事情,时间的使用质量会呈现指数上升,生活会翻倍地回报时间自由给自己。本来要花费十年才能达到的成就,学会了时间管理后,现在只需两三年的时间就能达到,学会时间管理,仿佛就是找到成功的秘诀。

真的是这样吗?并不是的。

GTD时间管理,追求的并不是做更多的事情,获得更大的成就,而是追求生活中的种种平衡。家庭与工作之间的平衡;个人与团队之间的平衡;当下与未来的平衡;微观执行与宏观掌控的平衡……内心的平衡,使我们大脑能更有效率地思考问题、处理事情,使我们对生活中随时产生的种种信息,都能淡然地理性地吸收、内化、思考、解决,就像石子扔进了湖水,湖水能承受石子激起的涟漪,并终将回复平静如初——这才是GTD时间管理所追求的心如止水的理念。

生活时刻受到各种各样的信息侵袭怎么办?收集起来,别影响到当下的状态,无论是在思考或是阅读,无论是在工作还是娱乐。就像平静的湖水接纳突然砸来的石子,没有过激的反应,慢慢抚平荡起的涟漪,然后归于平静。享受当下,感受当下,活在当下。若被断断续续不停袭来的信息或念头侵占我们的注意力,我们则无法专心于当下的状态,大脑就像被各种碎碎念一直困扰,无法有效率地集中精力去处理当下的任务,也没法捕捉住那些灵光一闪的念头,或那些有用的信息资讯。

GTD时间管理提出,为了不打断不影响当下的状态,面对各种来袭的信息或者念头,先将它们收集起来(后续再作处理)。收集这一步骤,既能保持当下的大脑运转不受影响,心理也不受到额外过多的干扰,除此之外,还能保证各种突如其来的信息不被遗漏错过,一举两得。


收集的方法

很多有用的信息或灵光一闪的念头,如果不立刻收集起来记录下来,可能转眼就无法记起,此时懊悔已经来不及挽救错失的价值,但道理虽懂,很多小伙伴平时依然没有好好的将脑海中飘忽不定的念头,或是生活中看到的听到那些有启示性的信息,有效地收集起来,依然错过、懊悔、继续错过、继续懊悔地不断循环。

收集是GTD时间管理中的第一步,那我们如何有效地收集生活中的种种信息,而不被各种杂念持续困扰,不令重要的信息轻易丢失呢?

1. 首先,得有收集箱。

无论是一个想法,一个备忘,一张照片,一段文字,一番对话,一份资料……都应该有安置它们的一个归属,这个归属就是我们的收集箱。

收集箱可以是一本随身携带的笔记本(这个年头随身携带笔记本也是怪,不过没关系,我就有带)、可以是一个app、可以是书桌上的一个收纳盒、可以是一个电脑文件夹/移动硬盘/云盘、甚至是一个(似乎什么都可以往里面塞的)背包。

收集箱的功能放置收集到的事物的暂存地,我们可以同时拥有好几个收集箱,但是必须明确究竟是哪些,一个都不能漏。因为收集箱只是所有收集到的原材料的暂存地方,暂存地可以有几个,但收集到的原材料必须都将要统一起来进行下一个管理,所以清空收集箱的时候不能错过任何一个。

而GTD理念的提出者艾伦大叔建议,收集箱虽因人而异可设立多个,但不建议设立过多的收集箱,因为太多的收集箱也会因收集管理太过繁琐而失效,所以收集箱的设立数量以合适够用为好。

我一般就使用Toodledo应用(电脑端、ios端、Android端)、印象笔记(默认笔记本)、A6笔记本和笔、电脑桌面(每天定时都会整理到一个文件都没有)、一个随身携带的包包。它们每天都发挥它们的作用,为我收集相应的不同类型的各种信息。

  • Toodledo应用收集随时冒出的点子(它们最后可能成为任务、项目,或是该丢弃的垃圾),任务,某些信息的关键词(收集时可以很迅速)。在Toodledo里,我会专门设立一个名为“收集箱”的自定义清单(参见我的文章i[]),所有收集到的内容都会集中管理,方便后续加工处理。

  • 印象笔记实在太好用了,接入点太多,我可以随时在电脑浏览器、手机、平板、甚至是各个其他的app中,将认为值得细看和翻看的文章,或认为值得保存的一些信息、文字,都保存在印象笔记中。

  • 随身携带的A6笔记本和笔,随时写写画画,记录一些想法(大纲或脑图)或备忘。纸笔的体验至今仍然是电子产品无法比拟的。某些外出的场合情景,纸笔的方便也是优于电子产品的。

  • 在电脑前,基本上都是将电脑桌面当作临时文件夹,而每天合上笔记本前,都会将桌面的文件整理干净,该放置在哪里就放置到哪里,直至桌面又恢复至一个图标也没有的状态

  • 随身携带的包包,基本上随手需要保留的物品都会放进包包里。回到家里或办公室内,就会将收集的东西进行处理。

我的“收集箱”虽然有好几个,但在日常生活中,这几个收集箱在各自领域发挥各自的功效,已然成为一种习惯,并不会带来管理上的繁琐,反而刚刚符合日常生活的需求,给我带来刚刚好的便捷。这是给大家的一个参考。

2. 要有捕捉的态度。

要培养收集作为一个习惯,这样才能不会错失每一个应受关注的事物。收集作为GTD时间系统的第一步骤,直接影响系统后续的运作,所以收集是GTD使用者最初就要开始重点贯彻落实的行动。收集,必须要有主动捕捉日常每一个受关注的事物的态度,要将所有影响当下状态的杂念全都准确捕捉起来,收集起来。

将所有的杂念收集起来,集中管理,方可转化杂念产生价值。

3. 随时随地,快速收集。

转眼即逝的念头,过目即忘的信息,不停骚扰大脑的杂念,一切都需要迅速地将其收集起来——收集箱就是这些一切的归属地。

GTD时间管理的收集讲究随时随地都能进行收集这个动作,利用你确定好的各个收集箱,保持随时捕捉的态度,将所有繁思杂绪通通收集起来。

发挥你所有收集箱的功能,随时随地应对杂念杂事。我的收集箱一直是这样工作着,使我处于当下免受干扰。

大部分的收集我都往Toodledo里扔。是的,是“扔”。因为……大部分需要收集的东西,我只需在手机上打开Toodledo应用然后新建任务再输入一些关键字就可以了。随时,随地。无论是一个想法;无论是一条备忘;无论是一次任务;无论是一则提醒;无论是一个委托……我只需简单地打开Toodledo,输入,退出,即可。简直就像扔垃圾一样,将所有杂念扔进收集箱。Toodledo是我信任的任务管理系统,它出色地为我完成GTD时间管理中的所有事情。

小部分的收集,我会根据当时的实际情况,利用上面我所提及的其他收集箱去收纳它们、放置它们,每一个需要收集的不同的原材料或者每一个需要收集的环境情况下,都有一一相对应的收集箱在待命,随时进行相对应的收集。

只要能够做到随时随地有效地收集,方可保持波澜不惊的状态,应对瞬息万变的生活。

4. 相信系统,相信你的收集箱。

尽管你有充足的准备,良好的态度,但你仍然需要从心底里相信你的收集箱,能有效地为你收集和管理好生活中所遇到的种种信息。只有你信赖你挑选好的各个收集箱,这样你才能将大脑中接收到的各样或具体或抽象的信息,全部外包出去给你的收集箱,大脑才能彻底的释放,更有效地处理当下的事务。

当所有受到大脑关注的信息全部外包到收集箱后,管理起来也更有条理,因为所有收集到的信息,不再是大脑中飘浮着的零星碎片,不再随时有着被遗忘被掩埋的可能,而是被外包到的外在载体收集箱中,实实在在地存在着,后续才可以将这些收集到的原材料加工处理。

当你的收集箱发挥功效时,会让你产生更多的信任——因为它的确在起作用了。这会令你进入一个良性循环,养成时刻收集的好习惯。


培养收集的好习惯,扎实GTD时间管理的基础

我个人觉得GTD时间管理的各个步骤之间的联系十分符合思维逻辑、行动逻辑,而最基本的第一个步骤——收集,我觉得可以当成是一个良好习惯来培养(甚至无关GTD时间管理)。收集这个动作,的确能有效令我们保持专注度,而同时避免错漏值得关注的各种信息。

在信息爆炸的这个时代,每个信息都可能是蕴藏价值的宝藏,主动捕捉收集,就似抓住每个可能性


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