岁末年初,除了年终总结,项目经理的年度工作计划还需要绞尽脑汁编写。
最近总是能听见有朋友吐槽年度计划不好写,不是格式有问题,就是内容有问题,要不就是逻辑有问题。
最奇葩的年度计划恐怕大家都想不到,有位哥们说领导对他年度计划的字体非常不满意。于是他上网找字体,又联系专业设计师朋友,改了整整一下午,结果每一款领导都不满意,最后领导说还是用原来的字体吧。(绝对真事)
很多项目经理在管理项目上是一把好手,但是写年终总结或年度计划时就蒙圈了。
很多项目经理在写年度计划时耗费了大量的时间和精力,计划的内容也是几易其稿,却仍然得不到领导的认可,一改再改,甚至推倒重来也是屡见不鲜。
写年度计划已经成了很多项目经理的年度噩梦。
你熬夜加班,费尽心力做出来的年度计划,为什么领导不满意呢?
最根本的原因是你不会!
写年度计划是有套路的,你不按照套路出牌,怎么可能有好结果呢?
下面我们就以《西游记》为例,聊聊写年度计划的正确“姿势”。
PART 1.
年度计划的编制宗旨:从上至下
1.公司决策层形成年度的战略规划,指明方向。
《西游记》里是谁制定的西天取经规划?
不是唐僧,也不是孙悟空和猪八戒,更不是沙僧和白龙马,整个“取经”的规划是尊贵的佛祖大大。
2.运营层会依据战略规划的内容,寻求资源,组织人力,落实各种保障措施,形成经营计划。
《西游记》里面的运营层就是观音菩萨一个人,从佛祖哪里获得禅杖,袈裟,钵盂三大神器之后,立刻组织唐僧师徒四人去取经,并且承诺取经路上还要为这师徒四人提供各种保障。
3.执行层则会依据经营计划,结合实际情况,制定出全年的工作计划,组织员工实施。
《西游记》里的执行层就是唐僧师徒四人,观音菩萨给出的经营计划是唐僧一路西行经过九九八十一难,最后安全到达灵山。
实际情况是,唐僧太抢手,不但有妖怪要吃他,还有妖怪想和他结婚,各种危险防不胜防。
取经项目团队的具体分工:沙僧负责物流,猪八戒负责后勤,孙悟空负责安保及商务谈判,唐僧负责思想教育。
工作计划来源于经营计划:唐僧的取经计划,都是受到观音菩萨的指点。
经营计划服务于战略规划:观音菩萨做的一切,都是为了完成佛祖交代的取经规划。
各部门的工作计划是对战略规划、经营计划的责任分解和措施落实:唐僧师徒四人的工作,都是佛祖和菩萨造就安排好的。
大家看到了吧,从上至下,战略、运营、执行已经有机地结合起来。
但实际工作中也有例外,往往存在从下往上编制计划的现象。
企业本身就没有什么明确发展方向,领导层都是一群无头苍蝇。执行层的人员一没权二没钱三没人,怎么可能做出靠谱的计划?
PART 2.
年度计划编制要始终以目标为中心
年度计划是新一年的行动纲领,要完成公司的战略目标。所以,年度计划要围绕目标而组织各项工作,层层分解,步步落实。
还是以“西游项目团队”为例,今年的取经计划是安全的护送唐僧通过火焰山,狮驼岭,女儿国,五庄观四大险地。
火焰山和狮驼岭的妖怪想吃唐僧肉,孙悟空要加强安保工作。
女儿国遍地都是美女,五庄观到处都是好吃的,唐僧和猪八戒要加强思想教育工作。
目标设定要遵循SMART原则
SMART原则一S(Specific)——明确,具体
明确性和具体性主要是指以下两点:
1、目标设定不能过于宽泛
西天取经,普渡大唐众生,目标明确。
反面例子是去西天取经,然后拯救世界,佛祖都没给自己定这么大目标,你凭什么?
2、 目标设定不能主观
唐僧:“取经路上,太辛苦,八戒做饭时一定要提升饭菜的口感。”
猪八戒一听这话就蒙圈了,每个人的口感都不一样怎么提升呢?
SMART原则二M(Measurable)——可衡量性
“取经项目”路程有多远?十万八千里。
“取经项目”要克服多少困难?九九八十一难。
所有的数据都可以能量。
SMART原则三A(Attainable)——可达成
可达成性其实是包括两个方面的:
1、目标要能在目前的状况下得以实现
“取经项目”一定是在唐僧有生之年可以实现的目标,如果“取经项目”要是个百年大计,那唐僧就可以回家洗洗睡了。
2、目标必须要有挑战性。
“取经项目”如果一路平安,那佛祖还找什么取经人啊?直接叫个快递多简单。
SMART原则四R(Relevant)——相关性
什么是相关性?“取经项目”如果不是找唐僧而是找个老道,那就不合适了。老道能去见佛祖么?老道与佛祖没什么相关性,老道应该去见太上老君。
SMART原则五T(Time-Bound)——时限性
“取经项目”最开始的时候,观音菩萨预计的时间是3年,唐僧也对唐王说需要3年时间,但实际整整用了14年。
PART 3.
制定计划前必须回答的问题
我们想要的目标是什么?
为达到这个目标的各个阶段目标有是什么?
要达成这些目标要需要什么样的关键行动措施?
以上问题可以利用(5w2h)的方法讲计划做成图表,很好理解。
who 谁做
what 做什么
when 什么时间做
where 在哪里做
why 为什么要做
how to 怎样做
how much 需要什么样的支持。
PART 4.
年度计划编制的关键在于年度总结
写好年度计划, 首先应做到善于总结经验,总结是计划的前提和基础,计划是从总结中产生的,是总结的凝练和升华。
不知道怎么写总结的可以看这篇文章《项目经理的年终总结应该这样写,否则你一年的苦与累将会白费》。