职场写作三原则

什么是好的职场写作？

快、简洁、准确。

职场写作的目的是推进工作，比如发一个通知、写一个会议纪要、或者做一个工作总结。这些文案都要用简洁的文字表达足够的信息，提高工作效率，推动任务的完成。

职场写作的三个原则：导向行动、用户意识、默认公开。

导向行动=起止时间+执行动作+赏罚结果

凡是行动，必有起止。必须明确的交代时间。“明确”的意思是清楚地标明年月日，24小时制。如：“2021年10月14日17:00前”，而不是“今天下班前”。截止时间越精确，越能促成行动。此外，在将来如果要回溯查找资料时，时间标注越明确就越有价值。

明确执行动作，最好使用祈使句，尽量少用修饰性词句，比如“PPT文字不要超过三行，配色不超过三种”，就要比“PPT要简洁大方”表达的意思更明确，有助于执行和检验。祈使句就是表达命令、请求、劝告、禁止、警告的句子。动词放在最前面，主语通常省略。比如，“认识你自己”、“向雷锋同志学习”。我们可以从政府文件中学习如何使用祈使句。

凡是执行，必有结果。凡是结果，必有赏罚。赏罚结果要有明确的正向或者负向的激励（如果做了有什么好处，如果不错有什么坏处），推动对方执行。

用户意识=踩油门+清路障

职场写作是写给用户的，要为用户考虑，配合文字去执行。

踩油门是为了加快用户看到重要信息的速度，有四个技巧：大段文字要拆开说明；用户关心的事往前放；给出清晰的行动标准；用格式符号（如红字、下划线）标明重点。

清路障就是帮助用户清理行动障碍。技巧有三：给模板和示范；提前消除行动顾虑；减少协作动作。

默认公开=经得起扩散+经得起时间

职场写作要为外人和后人考虑。

经得起扩散，是指写作内容必须为公开曝光做好准备：假如被公开了，是否会产生负面影响？所以要树立写作纪律——永远保持正面情绪。

经得起时间，是指文字要满足后人查阅的要求，因此尽可能使用绝对信息（明确的时间信息如“年月日+24小时制时间”，称呼用“名字加称谓”如“王明老师”，此外，地址要完整、具体事物用全称而不是缩写），要保持标签意识（在容易检索的地方设置关键词，而且命名规则要统一，比如“调研周报”、“竞品周报”不能混用，经常修改的文件统一命名格式如“文件名+版本（时间）+修改人”）。

职场写作是个人工作的成果化，通过写作将工作成果变成“可追溯、可查找、可复用”的产品。

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