项目相关方管理

一、基本概念

1、PM 应以各种方式调动相关方合理参与项目工作：

• 认真评估和利用相关方的知识和技能，促进项目成功
• 在制定沟通管理计划时，应该切实弄清楚项目相关方对项目信息的需求，并在整个生命周期分发他们所需要的信息
• 鼓励项目相关方参与项目制约因素与假设条件的鉴别工作，参与项目计划编制工作
• 把某些风险分配给项目相关方，请他们担任风险责任人管理这些风险

2、对于项目相关方管理，应注意：

• 需识别出全部的项目相关方
• 需考虑全部的项目相关方的利益与影响
• 需充分发挥全部项目相关方的作用来保证项目成功的关键
• 相关方管理不好，是造成项目失败的原因
• 应尽早积极面对负面相关方
• 应充分评价项目相关方的知识和技能，并加以利用

3、项目主要相关方

3.1 项目发起人

是为项目提供资金和其他重要资源的人，最重要作用是提供资金

• 发起人应该对项目及其成果提出一些原则性要求
• 发起人可亲自起草或授权PM起草项目章程
• 亲自签发或授权高级管理层签发项目章程
• 应该与其他重要项目相关方一起验收项目成果
• 应该由项目发起人或其授权人员宣布项目正式关闭

3.2 高级管理层

是项目执行组织中高于PM的全体管理者的集合。

3.3 客户

是项目成果的使用者，包括直接使用者和间接使用者。

3.4 PM

发起人或高级管理层赋予管理项目的职权。若高级管理层要求降低成本或压缩工期，PM应经过专业分析之后提交分析报告给高级管理人员，供其进一步考虑。

3.5 项目管理团队与项目团队

在项目规划阶段开始时， PM组建项目管理团队，在项目执行阶段，PM组建在一线从事具体项目活动的项目团队（狭义的），完成各个工作包

5.6 职能经理与职能部门

职能经理参与项目的程度取决于项目的组织形式，在矩阵型组织项目中，职能经理对项目成败有重要作用。针对某个具体项目，职能经理应该：

• 参与项目启动工作，参与制定项目目标，参与项目计划的编制和审批工作
• 与PM就项目所需的资源进行协商，分派人员到具体项目上去
• 就自己部门的专业领域，向项目提供技术支持
• 告知PM可能影响到本项目的其他项目或工作的情况

5.7 卖方和合作伙伴

通过合同为项目提供货物、服务或产品的人，就是卖方。合作伙伴和项目执行组织之间通常也有协议，不一定是买卖方关系

二、各过程的输入输出

1、识别相关方

输入：商业文件、项目章程、协议、沟通管理计划、相关方管理计划、需求文件、问题日志、变更日志
输出：相关方登记册、变更请求

2、规划相关方参与

输入：项目章程、资源管理计划、风险管理计划、相关方登记册 、假设日志、项目进度计划、变更日志、问题日志、协议
输出：相关方参与计划

3、管理相关方参与

输入：相关方参与计划、沟通管理计划、风险管理计划、变更管理计划、相关方登记册、变更日志、问题日志、经验教训登记册
输出：变更请求

4、监督相关方参与

输入：工作绩效数据、项目沟通记录、资源管理计划、沟通管理计划、相关方管理计划、相关方登记册、问题日志、风险登记册
输出：经验教训登记册、工作绩效信息、变更请求

三、各过程的主要工作和成果

1、识别相关方

本过程旨在全面识别项目相关方并对他们进行分析，需注意以下几点：

• 尽早识别相关方
• 在整个项目生命周期中，要定期重新识别项目相关方
• 全面识别相关方

• 需要众多相关方的参与

  
  
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2、规划相关方参与

旨在基于相关方识别和分析的结果，确定为取得项目成功所需要的相关方参与项目的程度，以及为此而应该采取的与相关方打交道的措施。本过程编写的相关方参与计划包括程序性计划和实体性计划，组成部分如下：

• 来自相关方登记册的内容
• 相关方现有的参与程度以及所需的参与程度
• 为了活的所需的参与程度，应该采取的与相关方打交道的策略和措施
• 相关方参与计划与沟通管理计划的关系
• 应该如何更新相关方登记册和相关方参与计划

3、管理相关方参与

本过程旨在管理相关方参与计划，通过沟通及其他方法，实实在在地与相关方打交道，引导相关方参与项目，并解决实际相关方出现的问题，以便满足相关方的需要和期望

4、监督相关方参与

把实际相关方参与计划的程度和计划所要求的的参与程度进行比较，发现并分析偏差，形成工作绩效信息，并提出变更请求。

四、各过程的工具与技术

1、识别相关方

（1）专家判断和会议
（2）数据收集

• 问卷和调查
• 头脑风暴和头脑写作

（3）数据分析

• 文件分析
• 相关方分析

（3）数据表现技术

• 权利利益方格：权力大利益大、权力大利益小、权利小利益大、权力小利益小
• 权利影响方格
• 作用影响方格
• 相关方立方体：建立相关方的权利、影响和作用立方体
• 凸显模型：相关方施加影响的权利（力量）、紧急性和合法性
• 影响方向：上级、下级、外部和横向
• 优先级排序

2、规划相关方参与

（1）专家判断和会议
（2）数据收集

• 标杆对照：收集先进的、可作为标杆的相关方参与方式和 程度
  （3）数据分析
• 假设条件和制约因素分析：分析相关方特定的参与方式或程度有关的假设条件和制约因素
• 根本原因分析：分析相关方对项目抵触的原因
  （4）数据表现
• 思维导图：分析某个相关方的多种信息的联系
• 相关方参与评估矩阵：直观的分析相关方实际参与项目的程度和所需参与程度，分为五种无知型、抵制型、中立型、支持型、领导型
  （5）决策技术对相关方进行优先级排序或分级

3、管理相关方参与

（1）会议、专家判断
（2）沟通技能：与相关方实实在在打交道
（3）人际关系与团队技能

• 政治意识
• 文化意识
• 观察和交谈
• 谈判

• 冲突管理

  
  
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4、监督相关方参与

（1）人际关系与团队技能

• 沟通技能：了解相关方参与项目的程度
• 向相关方演示项目情况
• 收集相关方反馈意见
• 政治意识
• 文化意识
• 积极倾听
• 领导力和人际交往
  （2）数据分析技术
• 相关方分析
  （3）数据表现
• 相关方参与评估矩阵
  （4）数据分析技术
• 根本原因分析
• 备选方案分析
  （5）决策技术
• 多标准决策分析和投票