企业省钱大法：如何通过更好的采购支出管理节省开支

在探讨如何通过更好的支出管理来增加利润之前，先来了解一下什么是支出管理。

支出管理是指通过收集、维护、分类和审查支出数据，来降低采购成本的过程。其目的还包括提高效率、监控工作流程以及保持合规性。

支出管理流程影响到整个采购周期的众多活动，包括采购申请处理、规划、预算编制、供应商和合同管理、库存管理、采购，甚至产品开发。所有组织，无论其规模和类型如何，都应制定支出管理流程。据统计，优化的支出管理流程可以节省 90% 以上的运营成本。

审查支出管理流程

你当前的支出管理流程是什么样的？有的企业可能使用许多不同的工具来严格管理流程，有的可能使用不同的工具，松散地管理流程。但事实上，许多企业根本没有任何流程。

支出管理和分析的最佳实践

制定流程是一个好的开始，但需要对其进行分析，确保得到最佳实践效果。要制定一个好的流程，这意味着：

● 需要一个集中式平台
● 提供完全的支出透明度
● 与会计软件集成
● 管理从采购到支付的整个生命周期
● 防止组织内任何人不使用系统就进行采购
● 允许实施适当的审批工作流程
● 包括三向匹配以实现更好的风险管理

或许你当前的支出管理策略很可能无法满足所有要求，但不要紧。重要的是，要从以电子表格、电话和邮件为主的手工方式，转变为集中管理一切的专用采购到付款软件，如8Manage SRM一站式采购管理软件。它支持管理整个企业的开支，可汇总和分类整个组织架构的开支费用，并将开支智能分析内嵌于采购流程中。

中央存储库的必要性

将信息存储在单一位置，就不再需要翻阅电子邮件或Excel 电子表格，而可以在需要的时候获取所需的信息。有了所有相关文档（供应商发票、合同等），每个人都将能达成共识。

用户可以向供应商添加文件，以及他们所提供产品的完整目录，以加快订购流程。这将有助于在必要时进行更好的控制，所有组织都将从采购流程的透明度中受益。

会计整合的重要性

无论你使用什么支出管理或采购管理软件，它都应该与会计软件或ERP系统集成。这是因为人工流程耗时且可能出错。应付自动化可为团队节省多达 80% 的发票处理时间，并防人为犯下代价高昂的错误，例如：

● 支付重复发票
● 为已开发票但未收到的项目付款
● 为已开具发票但收到时已损坏或无法使用的物品付款
● 错失利用提前付款折扣的机会
● 逾期支付多张发票，导致公司承担滞纳金并破坏与供应商的关系

如果每周在应付账款上花费 10 个小时，那么改用自动化系统后，花费的时间将减少到 2 个小时。试想一下，如果每周多出 8 个小时，你的团队可以做些什么。

用户权限和审批工作流程

如果你当前的流程让任何人都可以轻松购买任何东西，而无需通过特定的流程或软件，那就有麻烦了。企业可能会因为异常的支出或在企业指定采购流程之外进行的采购、重复订单而损失大量资金。

所以，如果没有支出可视性和正确的审批工作流程，就会对现金流和利润产生巨大的整体影响。

通过用户权限，你可以根据每位员工的工作职能要求，为其指定某些功能。部门主管可能负责一级审批，某些阈值需要部门主管及其上司的批准。而办公室经理可以审批某些类型的间接开支，如办公用品。一些基本用品或金额可能不需要任何审批。

报告和预测

当然，如果你精通公式，可以用 Excel 完成报告。但是，当需要与多人和同一数据的多个版本打交道时，就无法确保你所处理的是准确的支出数据。

实时报告和支出分析对于管理公司支出至关重要。支出分析数据是发现节约机会、做出数据驱动决策，甚至改善供应商管理的关键部分。如果报告发现某些支出类别的花费超出了预期，就可以深入挖掘以找到根本原因。

基于历史支出的数据管理对于帮助了解过去的表现非常重要，但报告和数据标准化在预测未来时也很有帮助。

例如，如果每个月的业务保持相对相同，你可以将销售数据与上个月进行比较，以确定盈利能力。

有效的支出管理始于数字化转型

要想在竞争中立于不败之地，就必须制定坚实的采购战略。但如果采购战略不包括使用数字化工具，那么采购团队就难以尽全力执行该战略。

8Manage SRM提供一体化**采购管理平台**，用于管理供应商、管理团队的采购请求、跟踪订单与合同并简化支出管理。该采购管理软件提供了单一的事实来源，你可以在其中以最大化的可见性来管理每一次采购。

● 产品目录可简化产品订购
● 从准入到付款的端到端供应商管理
● 多种支付方式以适应不同供应商
● 通过聊天、提醒和通知，使团队和供应商保持在同一页面上
● 增强安全协议以保护数据
● 简单便捷的文档管理，无需再通过邮件发送文档
● 报告和深入智能分析

采购流程优化首先要分析当前的工作，并找到改进的方法。当有了正确的支出管理解决方案，企业才能开始节约成本。