论信息系统项目管理师进度（时间）管理

摘要：

2013年4月至10月，我参加了某集团企业协同办公管理系统项目的开发，并担任的该项目的项目经理。项目的总体目标是建立一个兼具企业门户、公文管理、工作流、知识管理、移动办公的办公平台，共分为10个子系统，分别为：企业门户、个人办公、信息发布、收发文管理、规章制度、日常事务、工作流管理、文档管理、移动办公和基础平台。协同办公作为当年公司业务延伸拓展的一个新的窗口，项目工期紧、技术复杂、人员投入较多，存在诸多不确定性因素，项目的进度很难控制。本文结合我的实践，以协同办公管理系统为例，从活动的定义排序和估算、进度计划的制定、进度的控制等几个方面对时间管理作了翔实的论述；并就项目过程中采取的三点估算、关键路径识别、甘特图、箭线图、偏差分析等技术方法及其应用效果做了介绍；最后，列举了该项目时间管理的一些不足之处,谈一些自己的体会和经验总结。

正文：

“按时、保质地完成项目”大概是每一位项目经理最希望做到的，工期拖延会导致成本的增加，用户的不满意，甚至市场机遇的丧失。因而合理地安排项目时间是项目管理中一项关键内容，它的目的是保证按时完成项目、合理分配资源、发挥最佳工作效率。

2013年4月至10月，我参加了某集团企业协同办公管理系统项目的开发，并担任的该项目的项目经理。该集团企业是一家具有国企特征的企业，大量的纸张打印、往返传递、审核修改，导致日常办公效率低下；同时，领导出门在外时，重要公文无法及时审核、流转和执行。因此，急需建立一个兼具企业门户、公文管理、工作流管理、知识管理、移动办公的协同办公平台，整体提升企业办公服务水平和工作效率。系统采用B\S架构，核心技术框架根据微软的.NET分层体系结构实现，共分为10个子系统，分别为：办公门户、工作助手、信息发布、收发文管理、规章制度、日常事务、工作流管理、文档管理、移动办公和基础平台。

综合来看，该项目涉及工作流、移动办公、电子签章、全文检索等技术难点；从项目周期上看，前后只有6个月的时间，用户领导想很快看到成果；协同办公是公司新的业务领域，我方领导也希望将本项目作为公司业务延伸拓展的一个新的窗口。由此可见，项目工期紧、技术复杂、涉及新的业务领域、双方领导重视、人员投入较多，工作难度很大。面对这样一个项目，我首先想到的是应该将主要精力放在项目的时间管理上，主要通过活动定义和资源估算，制定合理的进度计划，有效管理和控制项目进度以及风险因素等方法，确保本系统如期按质量完成。具体来说：

首先，对项目进行活动定义，合理的估算项目工作量及技术难度。详细的WBS是活动定义和估算的基础，因此，因此，我们采用MSProject作为项目管理工具，建立了项目的WBS，对WBS的每个任务明确了其可交付物。在具体活动的定义上，考虑到功能的复用性，例如，收发文管理、规章制度、日常事务都具有申请、会签、审批、发布、电子签章、在线word编辑、流程监控等业务功能，完全可以抽取成工作流、电子签章、在线编辑等3个组件包；而移动办公页面显示模块仅仅要适应分辨率的不同，其他业务功能与普通程序基本相同；此外，为了提高开发效率，项目采用了公司的一套开发平台，一些添删改查等基础操作也可以直接利用，权限控制模块我们就是复用以前的案例，仅作少量修改。在工作量的估算上，采用三点估计的方法，并结合专家法和类比估计。邀请其他项目组一起，结合公司项目历史绩效数据以往类似的项目经验，估算出每个活动的正常值、乐观值、悲观值，然后利用PERT公式[1(4*M+A+B)/6]计算取整，这样就使活动的工作量和工期估算的更加准确，为工作进度安排提供了依据。

其次，制定合理的进度计划，识别关键路径和关键任务，建立项目里程碑。没有切实可行的计划，项目就不可能如期完成。在具体计划的编写时我同样采用MSProject作为编写工具，制定每个任务的资源、工期和依赖关系。利用Project可以方便的生成甘特图，自动统计每个人每个时间段的工作量，让开发人员直观的知道自己所承担任务的时间表。安排工作时要充分考虑到每项工作的技术难度，技术难度大的任务安排一些经验丰富的程序员，这样不至于因为某一技术细节而影响整个工程进度。工作流管理是整个办公系统的基础，收发公文、规章制度、信息发布、日常事务功能等都是建立在该部分的基础之上。因此该部分是整个系统的关键部分，在进度安排要分派核心的开发人员并留出充分的时间。制定完初步的进度计划后，还要在保证质量的前提下对计划进行压缩。这里我使用了箭线图，先找出关键路径，分析各个任务之间的关系，然后进行优化和平衡资源，注意不要为节假日安排工作，并预留额外时间，作为应对应急情况时的一种补充。最终，在和用户沟通后，把一些次要功能推迟上线，满足了用户上线时间的要求，并确定了项目的里程碑。

再次，随时跟踪项目进度，必要时做好进度调整。工作日报周报是了解每个小组成员工作情况的很好的方式，我们要求每个小组成员对自己每天的工作做详细记录，每周五下班前提交项目周报，把各自完成的任务进度情况和下周任务计划进行汇报，报告要求按百分比严格量化任务完成情况。我每周把各项任务实际完成数据输入到进度计划中，Project自动生成工作量统计表，清楚显示任务的完成和延时信息，通过查看甘特图就可以较好地把握项目总体的进度。根据项目的质量、成本、进度等情况，对项目的进度状态进行偏差分析，如偏差大于10%，则必须调整计划，通过申请高效率开发人员、并行赶工、技术培训和交流等方式提高工作效率。

此外，项目评审是项目进度能得到很好控制的有效措施。我们在项目进度计划中根据项目设计定义了相关的里程碑，在每个里程碑我们都采取小组会议形式对本阶段的工作进行确认、总结，对本阶段的进展情况做出结论，并决定是否调整下一阶段的进度计划。每一次的项目评审都给我们带来了很多很好的建议，让我们充分发现了我们系统的不足之处，发现了许多进度上的偏差。

最后，有效管理和控制风险因素，以避免风险事件的发生引发项目进度上的延期。我们把需求和范围定义不清、WBS分解粒度不够细化、用户参与不足、缺乏领导支持、技术问题等作为项目的主要风险事件，为每个风险做了应对计划，并指定了责任跟踪风险发生概率和影响度的变化。为了让项目组在各个阶段保持良好的风险意识，我把项目中各主要风险事项按级别排序张贴在公告栏上。事实表明，这种做法效果明显。特别是客户方面，我定期把风险事件列表通过Email发给客户方项目负责人和主管领导。随着项目的推进，双方领导也对项目的进展状态和风险情况很关心，多次出现在项目例会和阶段性评审会议上。由于有效的风险控制，加之领导的重视，项目小组人员受到鼓舞，士气高涨，积极性和自信心明显增强，使得项目得以顺利实施。

正是由于项目初期就引入了项目时间管理的理念和方法，项目如期保质地完成，客户很满意，也为今后公司类似项目积累了经验，得到了公司管理层的高度评价。我想，这归功于整个团队的配合。但是回顾起来，也有一些不足的地方：因为工期紧，任务重，所以经常加班，导致大家非常疲惫，积极性不高，工作效率低下。我也采取了一些补救的措施，请示管理层做了一些鼓励和表扬，适当聚餐、看电影、组织健身活动，一定程度上缓解了紧张的氛围，项目绩效得到了大幅改善。

总之，项目进度的管理方式多种多样，因人而异、因项目规模而异，管理方式不是一成不变的。适合自己的管理模式才是最好的模式，这些都有待于我们进一步研究、探索、实践和总结。