论信息系统项目管理师进度(时间)管理

摘要:

2013年4月至10月,我参加了某集团企业协同办公管理系统项目的开发,并担任的该项目的项目经理。项目的总体目标是建立一个兼具企业门户、公文管理、工作流、知识管理、移动办公的办公平台,共分为10个子系统,分别为:企业门户、个人办公、信息发布、收发文管理、规章制度、日常事务、工作流管理、文档管理、移动办公和基础平台。协同办公作为当年公司业务延伸拓展的一个新的窗口,项目工期紧、技术复杂、人员投入较多,存在诸多不确定性因素,项目的进度很难控制。本文结合我的实践,以协同办公管理系统为例,从活动的定义排序和估算、进度计划的制定、进度的控制等几个方面对时间管理作了翔实的论述;并就项目过程中采取的三点估算、关键路径识别、甘特图、箭线图、偏差分析等技术方法及其应用效果做了介绍;最后,列举了该项目时间管理的一些不足之处,谈一些自己的体会和经验总结。

正文:

“按时、保质地完成项目”大概是每一位项目经理最希望做到的,工期拖延会导致成本的增加,用户的不满意,甚至市场机遇的丧失。因而合理地安排项目时间是项目管理中一项关键内容,它的目的是保证按时完成项目、合理分配资源、发挥最佳工作效率。

2013年4月至10月,我参加了某集团企业协同办公管理系统项目的开发,并担任的该项目的项目经理。该集团企业是一家具有国企特征的企业,大量的纸张打印、往返传递、审核修改,导致日常办公效率低下;同时,领导出门在外时,重要公文无法及时审核、流转和执行。因此,急需建立一个兼具企业门户、公文管理、工作流管理、知识管理、移动办公的协同办公平台,整体提升企业办公服务水平和工作效率。系统采用B\S架构,核心技术框架根据微软的.NET分层体系结构实现,共分为10个子系统,分别为:办公门户、工作助手、信息发布、收发文管理、规章制度、日常事务、工作流管理、文档管理、移动办公和基础平台。

综合来看,该项目涉及工作流、移动办公、电子签章、全文检索等技术难点;从项目周期上看,前后只有6个月的时间,用户领导想很快看到成果;协同办公是公司新的业务领域,我方领导也希望将本项目作为公司业务延伸拓展的一个新的窗口。由此可见,项目工期紧、技术复杂、涉及新的业务领域、双方领导重视、人员投入较多,工作难度很大。面对这样一个项目,我首先想到的是应该将主要精力放在项目的时间管理上,主要通过活动定义和资源估算,制定合理的进度计划,有效管理和控制项目进度以及风险因素等方法,确保本系统如期按质量完成。具体来说:

首先,对项目进行活动定义,合理的估算项目工作量及技术难度。详细的WBS是活动定义和估算的基础,因此,因此,我们采用MSProject作为项目管理工具,建立了项目的WBS,对WBS的每个任务明确了其可交付物。在具体活动的定义上,考虑到功能的复用性,例如,收发文管理、规章制度、日常事务都具有申请、会签、审批、发布、电子签章、在线word编辑、流程监控等业务功能,完全可以抽取成工作流、电子签章、在线编辑等3个组件包;而移动办公页面显示模块仅仅要适应分辨率的不同,其他业务功能与普通程序基本相同;此外,为了提高开发效率,项目采用了公司的一套开发平台,一些添删改查等基础操作也可以直接利用,权限控制模块我们就是复用以前的案例,仅作少量修改。在工作量的估算上,采用三点估计的方法,并结合专家法和类比估计。邀请其他项目组一起,结合公司项目历史绩效数据以往类似的项目经验,估算出每个活动的正常值、乐观值、悲观值,然后利用PERT公式[1(4*M+A+B)/6]计算取整,这样就使活动的工作量和工期估算的更加准确,为工作进度安排提供了依据。

其次,制定合理的进度计划,识别关键路径和关键任务,建立项目里程碑。没有切实可行的计划,项目就不可能如期完成。在具体计划的编写时我同样采用MSProject作为编写工具,制定每个任务的资源、工期和依赖关系。利用Project可以方便的生成甘特图,自动统计每个人每个时间段的工作量,让开发人员直观的知道自己所承担任务的时间表。安排工作时要充分考虑到每项工作的技术难度,技术难度大的任务安排一些经验丰富的程序员,这样不至于因为某一技术细节而影响整个工程进度。工作流管理是整个办公系统的基础,收发公文、规章制度、信息发布、日常事务功能等都是建立在该部分的基础之上。因此该部分是整个系统的关键部分,在进度安排要分派核心的开发人员并留出充分的时间。制定完初步的进度计划后,还要在保证质量的前提下对计划进行压缩。这里我使用了箭线图,先找出关键路径,分析各个任务之间的关系,然后进行优化和平衡资源,注意不要为节假日安排工作,并预留额外时间,作为应对应急情况时的一种补充。最终,在和用户沟通后,把一些次要功能推迟上线,满足了用户上线时间的要求,并确定了项目的里程碑。

再次,随时跟踪项目进度,必要时做好进度调整。工作日报周报是了解每个小组成员工作情况的很好的方式,我们要求每个小组成员对自己每天的工作做详细记录,每周五下班前提交项目周报,把各自完成的任务进度情况和下周任务计划进行汇报,报告要求按百分比严格量化任务完成情况。我每周把各项任务实际完成数据输入到进度计划中,Project自动生成工作量统计表,清楚显示任务的完成和延时信息,通过查看甘特图就可以较好地把握项目总体的进度。根据项目的质量、成本、进度等情况,对项目的进度状态进行偏差分析,如偏差大于10%,则必须调整计划,通过申请高效率开发人员、并行赶工、技术培训和交流等方式提高工作效率。

此外,项目评审是项目进度能得到很好控制的有效措施。我们在项目进度计划中根据项目设计定义了相关的里程碑,在每个里程碑我们都采取小组会议形式对本阶段的工作进行确认、总结,对本阶段的进展情况做出结论,并决定是否调整下一阶段的进度计划。每一次的项目评审都给我们带来了很多很好的建议,让我们充分发现了我们系统的不足之处,发现了许多进度上的偏差。

最后,有效管理和控制风险因素,以避免风险事件的发生引发项目进度上的延期。我们把需求和范围定义不清、WBS分解粒度不够细化、用户参与不足、缺乏领导支持、技术问题等作为项目的主要风险事件,为每个风险做了应对计划,并指定了责任跟踪风险发生概率和影响度的变化。为了让项目组在各个阶段保持良好的风险意识,我把项目中各主要风险事项按级别排序张贴在公告栏上。事实表明,这种做法效果明显。特别是客户方面,我定期把风险事件列表通过Email发给客户方项目负责人和主管领导。随着项目的推进,双方领导也对项目的进展状态和风险情况很关心,多次出现在项目例会和阶段性评审会议上。由于有效的风险控制,加之领导的重视,项目小组人员受到鼓舞,士气高涨,积极性和自信心明显增强,使得项目得以顺利实施。

正是由于项目初期就引入了项目时间管理的理念和方法,项目如期保质地完成,客户很满意,也为今后公司类似项目积累了经验,得到了公司管理层的高度评价。我想,这归功于整个团队的配合。但是回顾起来,也有一些不足的地方:因为工期紧,任务重,所以经常加班,导致大家非常疲惫,积极性不高,工作效率低下。我也采取了一些补救的措施,请示管理层做了一些鼓励和表扬,适当聚餐、看电影、组织健身活动,一定程度上缓解了紧张的氛围,项目绩效得到了大幅改善。

总之,项目进度的管理方式多种多样,因人而异、因项目规模而异,管理方式不是一成不变的。适合自己的管理模式才是最好的模式,这些都有待于我们进一步研究、探索、实践和总结。

你可能感兴趣的:(论信息系统项目管理师进度(时间)管理)