会议纪要是一种重要的公文文体，是贯彻会议精神、指导工作开展、解决有关问题、交流思想经验的重要工具。作为单位的笔杆子，经常需要在举办会议时负责会议纪要的整理和写作，以资备查和对照贯彻落实。纪要源于会议记录，但又“高于”会议记录，是对会议记录的再加工、再整理。纪要的核心在“要”，需要抓住会议主旨和主要成果进行提炼、概括和归纳。因此，写好一份纪要，有时并不比起草一个讲话稿容易。
重视准备工作
把相关准备工作做好，是写好纪要的基础，也是提高撰写效率的前提。特别是一些比较紧急的纪要，如果事先没有认真准备，很难在短时间内完成任务。
提前熟悉会议情况。要熟悉会议主题、内容，掌握会议议程、与会人员名单等，了解会议环境，准备好相关记录设备等。
认真研读会议材料。要把会议所有材料研读一遍，掌握背景情况，领会中央有关精神，熟悉相关工作进展。特别是决议性会议纪要，对需要会议研究解决的问题，要搞清楚其来龙去脉，了解相关政策规定，分析问题症结所在，预判会议可能要作出哪些决议。
除了会议材料外，还要储备丰富的知识，特别是自己不太熟悉的领域，要了解掌握一些基本常识、法律法规、专业术语等，做到心中有数。
完整准确作好记录。记录是纪要的依据。记录通常采取现场文字记录和录音记录相结合的方式，确保记录内容完整、全面、准确。
记录一般保持原汁原味，忠实记载发言者的发言内容，如实反映会议讨论情况，不能随意增减，便于起草纪要时弄清楚原意。对听不清楚或不明白的事项，会后要及时核实，以免出现遗漏或错误。
掌握基本规范
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纪要通常由标题、正文、文尾三部分构成。
标题。一般有两种写法。
第一种是“会议名称+纪要”，如《××届党委常委会会议第×次会议纪要》《推进西部陆海新通道建设专题协商座谈会纪要》，这种写法适用于有明确名称的会议；
第二种是“机构+主要内容+纪要”，把会议的主要内容在标题里揭示出来，如《××工作协调小组关于××问题研究座谈会纪要》，这种写法适用于没有明确名称的一些临时性协调会、座谈会。
如果是常规性、系列性的会议，一般还要有文号，可以直接在标题下方标注“第×号”，按届次或年份排序可写为“×届第×号”“〔×年〕×号”。如果有专门的纪要文件头，一般不写标题，直接写编号即可。
正文。一般包括会议概况、主要精神和议定事项三个部分。
1.会议概况，包括会议时间、地点、主题、主持人、与会人员、主要议程等。概况写完后，还可以加“现纪要如下”作为过渡句。
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例如：
×年×月×日，××党委常委会召开第×次会议，听取上半年经济运行和近期疫情防控工作情况汇报，部署下半年经济工作和当前疫情防控工作。××同志主持会议并讲话。××同志在会上汇报上半年经济运行情况和近期疫情防控工作情况。常委同志深入讨论，结合分管工作提出意见建议。政府班子成员和有关部门负责同志列席会议。现纪要如下。
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2.主要精神，包括讨论形成的基本意见、结论、决定、要求等。一般以“会议”作为主体，为叙述方便、条理清晰，常用“会议认为”“与会同志一致认为”“会议指出”“会议强调”“会议要求”“会议号召”等作为段落的开头，当然也可以用在段中。如果会议研究比较具体的事项，没有专门安排讨论发言、主持人总结讲话等，只有表决环节，可以直接写会议议定事项。
概括归纳会议主要精神，一般来说有综述式、分条式、摘要式三种。
综述式就是围绕一个主题，综合叙述，这种写法多适用于只有一项议题的会议。
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例如：
会议深入学习中央全面深化改革委员会第×次会议精神，研究推进全区全面深化改革工作。
会议强调，要贯彻落实中央部署要求，坚持目标导向、问题导向、效果导向，持续推进全面深化改革。……
会议强调，要围绕“六稳”“六保”，抓好重点改革。……
会议强调，要聚焦系统集成，提升改革整体效应。……
会议强调，要统筹当下与长远，既要抓好已部署的改革任务，又要做好“十四五”时期重点改革思路谋划。……
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分条式是会议议题或内容较多时，分议题、分事项进行叙述，加上标号或小标题。
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例如：
××党委常委会召开会议，……
一、会议研究×××事宜。会议强调，……
二、会议审议×××方案。会议强调，……
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又如：
会议听取文化产业重点项目推进情况，研究讨论有关事宜。
一、关于项目定位问题。会议指出……会议明确……
二、关于项目选址问题。会议强调……会议议定……
三、关于招商引资问题。会议强调……会议要求……
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摘要式是对与会者发言内容进行摘录，按发言顺序或不同内容，分别进行叙述。这种写法一般用于研讨会、座谈会等会议。
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例如：
会议听取各民主党派、工商联负责人和无党派人士代表对明年经济工作的意见建议。
××同志建议，一是……二是……三是……
××同志建议，一是……二是……三是……
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3.议定事项，即会议作出的重要决策事项。通常使用“会议同意”“会议原则同意”“会议决定”“会议议定”“会议明确”等惯用语作为段落开头。议定事项较多时，可以分条列出。
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例如，某地扶贫开发领导小组办公会议纪要中的议定事项部分这样写:
会议决定：
1.整屯搬迁的对象范围原则上暂按“3个50”的标准确定，即集中居住50户以下、贫困发生率在50%以上、50%以上的群众愿意搬迁。
2.整屯搬迁建档立卡贫困人口经费筹措和补助标准按原标准人均××万元不变。
3.由××同志组织文件起草部门根据会议讨论意见，对易地扶贫搬迁政策文件进行修改完善。
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需要注意的是，议定事项不能漏项或增项，在起草过程中，要仔细对照会议记录和相关会议材料，把议定事项写准确、写到位。
文尾。文尾包括参会人员名单、版记等，一般不落款。
1.参会人员名单。一般包括出席人员、列席人员，缺席或请假的人员也应该注明。名单一般写“单位+姓名”，不写职务。如果是召开会议机构的固定组成人员或文件已明确的相对固定列席人员，也可不写单位。
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以某地党委常委会会议为例：
出席：××× ，××× （出席人员指常委会组成人员，一般不用再写其所在单位）
列席：区发展改革委×××，区农业农村厅×××
缺席：×××（请假） （一般只写应出席人员缺席情况）
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2.版记。一般包括发送对象、印发机关、印发日期。发送单位用全称或规范简称。如图。
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深度加工整理
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纪要源于会议记录，但又“高于”会议记录，是对会议记录的再加工、再整理。纪要的核心在“要”，需要抓住会议主旨和主要成果进行提炼、概括和归纳。因此，写好一份纪要，有时并不比起草一个讲话稿容易，要求起草者具备一定的综合分析、归纳概括和文字表达能力。
一份好的纪要，需要经过深度加工整理，做到主题突出、观点鲜明、结构严谨、条理清晰、内容简洁、表述准确、文字精练、格式规范。
抓住重点，合理取舍。要围绕主题和重点适当取舍，与会议中心内容和讨论要点密切相关的尽量写充分、写到位，不相关或联系不密切的不写或少写；体现会议宗旨的多数人的意见，要集中反映，少数人的意见如果是正确的，适当予以反映。讨论中意见有分歧、难以统一的，一般不写进纪要，但研讨性的会议除外。正确集中会议的讨论意见，还要善于区分讨论性意见和表态性、结论性意见，特别要注意领会会议主持人的总结讲话，把会议形成的结论性意见在纪要中充分体现。
把握逻辑，理清层次。根据会议内容分类别、分层次、按顺序进行归纳概括和加工整理，使纪要脉络清晰、层次分明、逻辑缜密，切忌简单罗列堆积、条理不清、层次不明、前后矛盾等。会议内容较多或有多项议题，可根据不同内容和议题分成若干部分分段归纳。在坚持体现原意的前提下，对讲得不够透彻的内容，进行适当补充、延伸和深化，使其语意完整、逻辑严密。
概括提炼，转换语体。在会议记录基础上，进行更高层面的综合概括，披沙拣金。会议中，领导的脱稿讲话，往往比较口语化，要适当加工，注意用词转换，把口语转换为书面语。可以对比以下两段文字：
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原话：
绩效考评千万不要形成重要的“强力部门”都是一等，但边一点、冷一点的部门都是靠后，这样对调动大家的积极性是很不利的。你们琢磨琢磨，别形成那种情况。要不考评结果出来之后大家闲话就多了，我们辛辛苦苦，本来我们的工作就难，干了半天，费了很大劲儿还不被重视，都是三等而已！这样就把这个绩效搞歪了。你们看看有没有这个突出问题，从大平衡的角度考虑。
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形成纪要后：
会议强调，要进一步改革创新，改进绩效考评办法，科学统筹把握各部门实际情况，促进机会更加平等，积极发挥正向激励作用，更好激励担当作为。
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打磨文字，把握文风。会议纪要的文风特点，概括起来就是“准、实、精”。
“准”，一方面是把握原意要“准”，要全面、客观、真实反映会议情况，既不能凭空增减内容，也不能篡改原意，不掺杂个人感情和看法；另一方面是表述要“准”，涉及的概念、数据、事例、重大提法和法律条文、相关政策文件表述等要准确规范，会议讨论通过的干部人事、编制、经费、责任单位、时限要求等重要事项要按照会议精神写清楚。
如果遇到一些不太清楚的地方，要跟相关单位和人员核实确认。涉及重大事项可送分管领导和有关部门会签，确保准确无误。
“实”，就是语言讲究平实、庄重，行文时应多平直叙述，以短句为主，用语朴素、严谨、得体，不宜用华丽辞藻过度修饰。
“精”，就是内容要精简、文字要精练，不宜长篇大论。可适当使用缩略语，约定俗成的缩略语可直接使用，未约定俗成的可先全后简，这样可使纪要语言更加简明。