关于PPT制作的再思考

　　转载文章，因为最近也要做份PPT，感觉说的挺有道理的！

　　原文地址：http://blog.sina.com.cn/s/blog_493a84550100gwgw.html

 

　　在2009年我PPT做的比较多，有技术解决方案的，项目管理的，汇报的，个人知识管理和项目管理的等。对于PPT制作最近在重读《金字塔原理》，结合我 是如此思考的一些思路来对PPT制作重新思考如下：

第一步：通过破题搞清楚PPT内容定位和目标

一个PPT要聚焦，要能够体现你需要传达的核心目标和主题。这是PPT制作的关键，而这个工作最重要的就是要破题，不破不立，破题的重点可以从如下几个方 面进行思考。

• 我期望传达的核心思想是什么？
• 你的听众是谁？听众最期望得到什么？
• PPT讲完后你期望达到一个什么效果？

综合上面的描述就是需要去匹配你的期望和听众的期望，让这两者达到一致，所以在制作PPT的时候你随时都要考虑去解决两者期望之间的偏差。

我们举例来说，如果做一个个人年终总结报告的PPT，你期望达到的目标就是通过PPT汇报后让领导认可你的工作，在领导认可后给你加薪或者有更多升职的机会。因此接下来你要考虑的不是从你自己角度来看你做了多少工作，而是从领导角度来考虑你有哪些工作是领导高度关注的，了解清楚了领导期望你的PPT做出来 自然能够达到预期的目标。

如果我们是做一个技术方案和产品技术建议书的PPT，我们该如何做？这个地方首先就是要有意识，这不是一个PPT而可能是多个PPT，要针对客户企业的高 层，中层和技术人员分别制作不同的PPT。高层和中层往往更多的关注的是你的产品能够出政绩又不要留什么烂摊子，技术人员更多关注的是你的产品是否采用最新的技术，是否容易操作和维护等。而你的思考往往则是做一个涵盖了产品所有特性，功能和优点的技术建议书，而这种建议书往往客户是根本不看的。所以首先要 进行涉众分析，搞清楚PPT内容的定位，真正破了题，后面内容和素材的准备就是小事情了。

所以PPT制作中的涉众分析是相当重要的，涉众分析就是要把演讲的环境，演讲的内容，听众等诸多因素进行更好的匹配，达到听众的期望，最终到达你的目标。

第二步：对目标进行分解

在我原来的PPT制作中，我们谈到过一种方法，即通过讲故事的方式来演绎PPT。在确定了目标后，往往要搜集大量的素材，最后对素材进行筛选和整合，让这些素材串联成一个完整的故事以支持你要呈现的目标。这种方法重点思维方式就是归纳的方法，先进行头脑风暴找寻要素，然后再对要素进行逻辑树方式得组织和整理，最后进行串联，演绎的时候从上到下进行展开。

在这里我们要指出的是对于思考的过程也可以是从顶向下展开的，即我们所说的对目标进行分解，目标先分解为子目标，子目标再分解为评价要素。

我们接着拿年终总结报告来进行展开，在我要做一个总结报告的时候，我的期望是领导对我的工作高度认可，如何才能够认可？即我的工作要和公司对我的绩效要求符合？那什么事公司对我们的绩效要求？思考到这里的时候我们就清楚了年终报告的重点就是阐述我的工作完全达到或超出了公司对我的绩效要求。

那公司对我的绩效要求是什么？这个和我的岗位有关系，所以要先定位清楚自己的岗位，根据岗位来进一步明确自己的绩效要求，找到公司的响应KPI体系和绩效 评价体系，参考标准的绩效KPI的分解方法。你可能就清楚了绩效包括了工作业绩和工作态度，工作业绩包括了工作生产率和工作的质量，而工作的质量包括了产 品质量和过程质量，依次进行分解，你就搭建了整个PPT要汇报和阐述的内容框架，剩下的工作就很简单了。

第三步：摆道理，讲事实

注意在第二步完成了其实整个PPT的框架就完全出来了，剩下的就是朝框架里面谈内容。而对于内容的重点就是先摆道理，再将事实，即我们所说的演绎的方法来 呈现。比如我首先给出一个结论，我们的产品具有什么样的功能特性和优点，或者说我达到了某个绩效要求，那么剩下的事情就是考虑如何论证？

如何论证的重点就是讲事实，讲事实的重点就是用数据说话。用数据说话的重点就是从过多的定性评价过渡到用数据说话的定量评价。举个例子来说，如果我们仅仅 说我们的工作效率在最近半年有了明显的提升，这种话是没有任何说服力的，必须配合以定量的数据，如根据我数据的收集和统计，编码生产率从上半年的150行 /天提升到了下半年的400行/每天。如果能够配合这样的数据，说服力自然上升。

第三步的重点一定是以道驭术，用数据说话的思想是道，用更好的图表和颜色呈现是术，如果没有很好的提炼和统计数据，再好的图表呈现都是枉然。所以在这里要意识到上商业方案等技术类PPT的制作和存演进类的制作是存在巨大不同的，前者更加强调目标，数据和逻辑；而后者更加强调故事和呈现。