我的管理日志--项目沟通管理
----你看到满篇术语可能会不耐，其实我也是个讨厌术语太多的人。然而管理之事，沟通必然重要，如果你觉得这些东西没用，不妨直接到最后看看 “沟通软技能”。如果你开始对沟通有了兴趣，再从头看起。
一．沟通管理重要性
1. 沟通是人们分享信息，思想，情感的过程。 Communication源于拉丁语，原意为彼此分享，建立共同的看法。
2. 据统计，商场上成功85%取决于沟通，美国企业经理94%的时间用于沟通；美国联邦品保机构已将沟通能力列入质量保证的先决条件。
沟通模型
1. 编码 ：把想法和观点翻译成其他人能看懂或听懂的语言
2. 通信：发送编码
3. 传播媒介：可以是说话，手语，手势，观看
4. 噪音： 影响信息传输和读取的因素。可能造成误解，就是因为噪音
5. 解码：把信息翻译成原来的想法和观点。
举例：比如陈姐说 现在啊，不想动弹。
原意：是指目前的状态，不想出去活动
我理解成：这段时间不想跳槽或者 此刻不想出去活动。
二．编制沟通计划
2.1 沟通分析
要建立一个沟通计划，要充分考虑：
1. 组织环境。
2. 涉及的学科，专业，专长。（比如李萌是语文的，每天用文言文跟陈姐聊天，肯定不行）
3. 项目在何地，涉及的人。
4. 组织间的沟通。(项目中要有邮件，或者网站发布系统，要不口头传递不保险)
5. 对外沟通（对媒体，客户等）
6. 项目干系人信息
2.2 沟通技术
1. 简单交流
2. 会议
3. 邮件，QQ等
4. 在线的进度计划，网站
2.3 沟通管理计划
最终沟通要出一个计划，最好能提供：
项目干系人的需求和预期
大家都要理解最终要完成的东西，要明确，减少歧义
用于沟通的信息，包括格式，内容，细节水平
最好能有不同的沟通有相关的统一模板，报告绩效模板，解决问题模板
沟通信息的响应
比如陈姐发了邮件给我，我需要回应。如果不想回应此问题，我就答复，不想回应此问题。不能假装没看到。
传输信息的方法和技术
开会，电子邮件都能传递信息。
频率
不同的信息交流有不同的频率，这个一定要定义好，天天开会，肯定就有问题。
沟通级别提升
如果这个信息沟通发现我们不能解决，可能定制个标准，此时可以提高沟通级别，向更高级领导反应。
通用术语表
例如三哥很香，不知三哥代表的是香水品牌还是人，让人迷惑。
在项目中，要建立一张这样的术语表，大家沟通起来方便。
附赠：
过程：又叫工具与技术，方法。通常就是用到了一些生活中固定的方式；
输入：通常就是一个行为需要的资源。比如我估算成本，需要项目的人员计划，资源计划，才能算出成本需要多少。
输出：就是我这次估算成本的结论，和一些附属文件。
三．信息分发
向项目干系人及时的提供所需信息。
3.1 沟通技术
多种方式：
1. 书面和口头
2. 内部的和外部的（客户，媒体）
3. 正式的（报告）和非正式的（谈话）
4. 纵向的和横向的（同级别）
3.2 信息收集和检索
收集信息，可以从文档，数据库等多种信息源中收集信息
3.3 信息分发方法
项目会议，文档系统，电子邮件，传真，电话，录音，视频会议等多种方式
3.4 经验
经验总结侧重点不同，有的关注的是技术或产品的开发过程，有的关注影响项目绩效的因素，但这些都要作为经验信息记录在案，并且分发到每一个人
四．绩效报告
绩效报告要从进度，费用，质量三哥主要目标关注，同时考虑成本等多种因素，最终形成绩效报告，同时最终要得到如下信息：
1. 绩效报告书面文档
2. 针对当前绩效的预测，以后的进度情况
3. 需求是否变更
4. 建议的纠正措施
5. 组织环境资产是否被改变
五．项目干系人的管理
5.1 问题解决
经常关注需求和项目范围，即使解决干系人的需求问题，并更新变更控制系统以及相关文档，发送给所有干系人。
5.2 更新项目沟通计划
因为某些原因造成了沟通计划变更，应即时通知所有人。比如有人换了手机号，或者其他原因角色替换等
六．沟通软技巧
6.1 沟通原则：
1. 内外有别
2. 非正式沟通有利于关系融洽
3. 采用对方能接受的沟通风格
4. 沟通升级原则
5. 扫清沟通障碍
6.2 沟通风格分类：
1. 理想型：强调信任与忠诚，协助他把理想变为现实，专注倾听
2. 分析型：理性的人，习惯他反应平淡，不强迫他立即执行
3. 实践型：习惯对事不对人，要习惯他的表达方式，相信他是善意的
4. 表现型：关心他的心情比关心事情更重要，要让他觉得受尊重，接受他的幽默（可能很无聊），这种人喜欢非正式交谈，接触冲突易激动，要尽量避免他介入冲突。
6.3 高效会议方案
1. 制定例会制度
2. 放弃可开可不开的狐疑
3. 明确会议目标
4. 发布会议通知
5. 会议前发送资料
6. 明确会议规则。这里我提倡，发言或打断要举手，说完要有结束表示
7. 会后要总结，要有纪要。
6.4 使用团队认可的思考方式
“六顶思考帽” 是爱德华博士开发的目前最流行，最有效的思维技能之一，他提供了 平行思维 的工具。
6.5 使用沟通模板
某些交付性文件，用到模板将更有利于提供沟通效率，信息发送者能够最快的组织信息，而接受者又能最快的找到重点信息。