OA与和谐管理

       OA系统自问世以来,普遍强调“能够为领导提供决策参考和依据;对于中层管理者它是信息管理系统;而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。OA能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效的工作。”

       时至今日,红帆iOffice.net实现了OA革命化的升级:经过上千家客户的成功规划与实施,数百位专家的共同研究,红帆OA在满足基础需要,实现“人无我有,人有我优”的完善功能基本要求后,实际上为企事业提供的是“和谐管理信息化之路”。

红帆iOffice.net“和谐管理”信息化框架如下图:

       首先,红帆OA实施的目的,是为组织达成“DIKW可视化体系”,D-资料和数据,I-信息,K-知识,W-智慧;可视化,是指知识管理、个人能力、组织运作从无形化上升到可视、可管;体系,是在组织范围内,用信息技术按照一定的秩序和内部联系组合而成一个整体,这个整体是为组织的管理目标服务的。DIKW可视化体系处于框架图中间层,起到承上启下的作用。(这一体系的达成,可以视为企事业单位管理信息化建设的基础工作,因为,如果缺乏这一体系,所有的决策分析依据都成为了无源之水,无本之木。)

       要达成和谐管理的目标,必须是五大能力(比较优势、企业文化、核心竞争力、执行能力、创新能力)的共同作用,偏一不可。五大能力是围绕知识形成和体现的,知识有两种分类方法。一种分类是陈述性知识与程序化知识,陈述性知识是描述客观事物的特点及关系的知识,也称为描述性知识,陈述性知识主要包括三种不同水平:符号表征、概念、命题;程序性知识是一套关于办事的操作步骤和过程的知识,也称操作性知识,这类知识主要用来解决“做什么”和“如何做”的问题,可用来进行操作和实践。第二种分类是显性知识与隐性知识,指令、材料或教材、会议、数据库获得,这一类属于显性知识,可以实现信息化;但怎么样高效地去办一件事,这属于隐性知识,则是更加含蓄的知识,难以量化和信息化,难以通过正式的信息渠道转让,但通过文字化与表格化,可以转换为陈述性知识,又成为了显性知识。这就是知识分享的过程,目的就是把每个人的隐性知识转化为大家的显性知识,从而提高团队每个人和整体的执行能力;同样,每个人的能力提升后,又产生了新的隐性知识,这些知识在分享过程中又转化为显性知识;这就提高了个人与团队的执行力;当这些知识转化成智慧,就提高了创新力。概括而言,红帆iOffice.net的作用就是协助组织实现“陈述性知识-程序化知识-陈述性知识”,“显性知识-隐性知识-显性知识”的过程管理,这对应组织的四大能力:比较优势,企业文化,执行能力和创新能力。组织的比较优势与可表述的企业文化,本身属于经过整理后,把隐性知识转化为显性知识、陈述性知识,本身并不产生效益;可通过iOffice.net系统,将这些知识转化为可应用的显性知识、程序性知识;即把零散的信息、个人的能力,转化成为体系化的能力提升的流程,并由此产生新的陈述性知识、程序化知识、显性知识、隐性知识;最终提高组织的执行能力与创新能力。(这一过程可以视作是组织知识转换为组织能力的过程,知识本身不能产生价值,只有知识的运用与实践、升华,才能产生价值。iOffice.net就是实现这一过程的最佳平台与工具。)

       打个比方,在组织未实施iOffice.net系统前,某名员工的能力提升或某件事的执行效率提高是很难快速实现的,因为这时只有数据或资料,最多只是信息阶段;实施iOffice.net系统后,员工可以直接经历和感知数据、信息、知识,从而快速加工成自己的智慧;达到指令明确、快速执行;整个组织共同使用,比较优势加强了、组织文化具体化了、执行能力提高了、创新能力增强了;而这些能力的综合,就是组织核心竞争力的形成和加强。核心竞争力又和另四种能力相辅相成共同成长。(这一过程就是个人层面的知识与能力之间,组织层面的知识与能力之间,个人与组织的知识与能力之间,共同成长、相互转换的过程。)

       这五种能力围绕组织的目标均衡发展, 最终形成了和谐管理,和谐管理是组织管理的最高境界与最佳机制,其它管理方法都是实现和谐管理的过程与途径。

       何为和谐,简单而言,就是达到组织管理的动态平衡,实现组织与个人的和谐、组织与环境的和谐、组织与服务对象的和谐、组织与相关机构的和谐、组织现状与组织远景的和谐。和谐,是指构成整体的各个要素间的协调统一,相互促进,优势互补,从而达到组织整体的最佳状态和最好发展。这就是管理的目标。

       红帆和谐管理信息化框架不是单纯的自下而上累进,同时也是一个循环成长圈。从业务运营层、管理支撑层、到组织DIKW可视化体系的形成,再到五大能力的提升,最后是和谐管理目标的实现,这是能力递增的过程;自上而下,是能量落实的过程,即高一级的能量传递给下一级,逐级传递,直到业务运营层。再重新开始能力的自下而上,多次循环,形成组织的可持续发展。

       信息技术应用于组织的管理,就是为了更快地实现这一目标。大量事实证明:过于追求信息技术的先进性,过于关注信息技术的功能,而忽视了先搭建“信息技术运用于管理的框架”,忽视组织先建成DIKW可视化体系的基础工作,未关注信息技术应用的目标,是某些管理信息系统实施虽耗费巨资,但以失败告终的原因之一。(所以,我们要看到问题的本源——当数据零散、信息紊乱、知识匮乏的状态下,是不能实现组织的管理信息化的。此前的管理软件,都未发现或未正视这一本源问题。)

       红帆iOffice.net系统给组织带来的不仅是基础的管理和功能,而是和谐管理的整个信息化框架。(这是时代的特性与组织所面临的内外环境所决定的。只有以“和谐”为核心,才能实现组织资源的最优配置,才能最有效实现组织的分目标,才能使组织可持续发展。)

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