4.5监控项目工作-转自石志国

PMP®考点解析之4.5监控项目工作

监控项目工作是跟踪、审查和报告整体项目进展，以实现项目管理计划中确定的绩效目标的过程。本过程的主要作用是，让相关方了解项目的当前状态并认可为处理绩效问题而采取的行动，以及通过成本和进度预测，让相关方了解未来项目状态。

监控项目工作相当于是在监控过程组整合其他知识领域过程的过程。监控项目工作过程关注：

Ø 把项目的实际绩效与项目管理计划进行比较；

Ø 定期评估项目绩效，决定是否需要采取纠正或预防措施，并推荐必要的措施；

Ø 检查单个项目风险的状态；

Ø 在整个项目期间，维护一个准确且及时更新的信息库，以反映项目产品及相关文件的情况；

Ø 为状态报告、进展测量和预测提供信息；

Ø 做出预测，以更新当前的成本与进度信息；

Ø 监督已批准变更的实施情况；（注：第五版中曾在本过程输入过确认的变更，但是在第六版中已经删除虽然仍然涉及这方面的工作，但是从ITO方面已经不体现）

Ø 如果项目是项目集的一部分，还应向项目集管理层报告项目进展和状态；

Ø 确保项目与商业需求保持一致。

一、输入

1. 项目管理计划

2. 项目文件：

a) 假设日志：假设日志包含会影响项目的假设条件和制约因素的信息。

b) 估算依据：估算依据说明不同估算是如何得出的，用于决定如何应对偏差。

c) 进度预测： 基于项目以往的绩效，用于确定项目是否仍处于进度的公差区间内，并识别任何必要的变更。

d) 成本预测： 基于项目以往的绩效，用于确定项目是否仍处于预算的公差区间内，并识别任何必要的变更。

e) 里程碑清单：列出特定里程碑的实现日期，用于检查是否达到计划的里程碑。

f) 质量报告：包含质量管理问题，针对过程、项目和产品的改善建议，纠正措施建议，以及在控制质量过程中发现的情况的概述。

g) 问题日志：用于记录和监督由谁负责在目标日期内解决特定问题。

h) 风险登记册：提供在项目执行过程中发生的各种威胁和机会的相关信息。

i) 风险报告：提供关于整体项目风险和单个风险的信息。

j) 经验教训登记册：可能包含应对偏差的有效方式以及纠正措施和预防措施。

3. 工作绩效信息：

项目期间通过控制过程收集绩效数据，与计划和其他变量比较，为工作绩效提供背景。例如，关于成本的工作绩效数据可能包含已支出的资金，但必须与预算、已执行的工作、用于完成工作的资源以及资金使用计划比较之后才能有用。这些附加信息为确定项目是否符合预算或是否存在偏差提供了相应的情境；还有助于了解偏差的严重程度。通过与项目管理计划中的偏差临界值进行比较，就可以确定是否需要采取预防或纠正措施。对工作绩效数据和附加信息进行综合分析，可以为项目决策提供可靠的基础。

4. 协议：

采购协议中包括条款和条件，也可包括其他条目，如买方就卖方应实施的工作或应交付的产品所做的规定。如果项目将部分工作外包出去，项目经理需要监督承包商的工作，确保所有协议都符合项目的特定要求，以及组织的采购政策。

二、工具

1. 专家判断

2. 数据分析

a) 备选方案分析：用于在出现偏差时选择要执行的纠正措施或纠正措施和预防措施的组合。注：通过备选方案分析来确定最合适的解决方案。

b) 成本效益分析：有助于在项目出现偏差时确定最节约成本的纠正措施。

c) 挣值分析：对范围、进度和成本绩效进行了综合分析。

d) 偏差分析：通过偏差分析对成本、时间、技术和资源偏差进行综合分析，以了解项目的总体偏差情况。注：单个领域方面的绩效偏差都已经获得解决，而在本过程是从项目的整体角度去考虑问题。

e) 趋势分析：根据以往结果预测未来绩效，它可以预测项目的进度延误，提前让项目经理意识到，按照既定趋势发展，后期进度可能出现的问题。根据趋势分析的结果，提出必要的预防措施建议。

f) 根本原因分析：关注识别问题的主要原因，它可用于识别出现偏差的原因以及项目经理为达成项目目标应重点关注的领域。

3. 决策

可用于本过程的决策技术包括（但不限于）投票。投票是一种为达成某种期望结果，而对多个未来行动方案进行评估的集体决策技术和过程。投票可以包括用下列方法进行决策：

a) 一致同意：获取一致意见（注：有时候一致的意见也可以是不同意）。在第五版中还曾经提及到德尔菲技术，一组预设的专家相互不沟通， 由一个联络员分别与专家进行沟通传递信息，专家通过获得的信息投标经过多轮最终达成一致意见。关键词—背靠背、匿名参与、相互无干扰、相互不沟通等

b) 大多数原则：备选项为两个，要求其中一个获得超过50%的支持。

c) 相对多数原则：备选项≥三个，每一个可能都达不到50%，选择其中相对最多的一个方案。

4. 会议

三、输出

1. 工作绩效报告

基于工作绩效信息，以实体或电子形式编制工作绩效报告，以制定决策、采取行动或引起关注。根据项目沟通管理计划，通过沟通过程向项目相关方发送工作绩效报告（注：通过对工作绩效信息整合汇编形成，要求内容简单明了方便阅读，项目的关键相关方通过该报告的内容做出一些合理决策）。

2. 变更请求

3. 项目管理计划更新

4. 项目文件更新

未详述部分考试通常不考。